Potwierdzenie obecności w pracy
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, który nakłada na niego kodeks pracy. Jest to związane m.in. z ochroną pracowników oraz przysługującymi im prawami (np. w zakresie nadgodzin). W odróżnieniu od prowadzenia ewidencji czasu pracy, wprowadzenie zasad potwierdzania obecności w pracy jest objęte dowolnością pracodawcy.
Jeśli w danym zakładzie pracy ustalono określony sposób potwierdzania obecności, regulacje w tym zakresie muszą znaleźć się w regulaminie pracy, który jest podawany do wiadomości pracowników. Pracodawcy od lat stosują powszechnie metodę, w której pracownicy po przyjściu do biura składają podpis na papierowej liście obecności. Popularne jest również meldowanie się po przyjściu u kierownika zmiany.
W czasach, kiedy nowe technologie stały się codziennością, pracodawcy coraz częściej decydują się na elektroniczne potwierdzanie obecności w pracy. W tym celu wykorzystuje się np. karty magnetyczne, które pracownik przykłada do specjalnego czynnika przy wejściu i przy wyjściu z pracy.
Czy lista obecności jest obowiązkowa?
Lista obecności pracownika to wewnętrzny dokument, który jest wprowadzany na podstawie decyzji przełożonego. Przepisy nie nakładają obowiązku jego sporządzania, dlatego jest objęty dowolnością.
Regularność wypełniania listy obecności może być kontrolowana np. przez dyrekcję. W świetle prawa co do zasady nie istnieją jednak podstawy do późniejszego zarzucenia nieprawidłowości w trakcie jej wypełniania i wyciągania z tego powodu konsekwencji, chyba że nadużycia da się jasno wykazać albo pracownik uchyla się od obowiązku podpisywania na liście obecności.
Kto prowadzi listy obecności?
Lista godzin pracy jest regularnie uzupełniana przez pracowników. To oni odpowiadają za umieszczenie w dokumencie prawdziwych danych i potwierdzają je podpisem. Nadzór nad sporządzaniem takiej ewidencji sprawuje z kolei najczęściej kierownik. W większych podmiotach potwierdzanie obecności w pracy koordynuje zazwyczaj dział kadr.
Listy obecności są prowadzone przede wszystkim w dużych zakładach pracy, w których trudno potwierdzać obecność np. przez zameldowanie się u przełożonego. W korporacjach papierowe dokumenty są już najczęściej zastąpione przez elektroniczne potwierdzanie obecności. Lista obecności zwykła jest również wykorzystywana w małych i średnich przedsiębiorstwach, jeśli taką decyzję podejmie kierownictwo.
Gdzie przechowywane są listy obecności?
Listy obecności w pracy najczęściej nie obejmują danych wrażliwych. Mimo to powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
W praktyce funkcjonowania zakładów pracy listy obecności pracowników są najczęściej umieszczane w sekretariatach. Po zakończeniu miesiąca są przekazywane do działu kadr i archiwizowane razem z aktami pracowniczymi.
Mimo że zasady przechowywania list obecności – jako że ich sporządzanie nie jest obowiązkowe – nie są uregulowane w przepisach, to rozsądnym rozwiązaniem jest ich archiwizowanie przez minimum trzy lata. Taki okres jest rekomendowany ze względu na fakt, że w tym czasie przedawniają się roszczenia wynikające ze stosunku pracy.
Co powinno się znaleźć w liście obecności?
Lista obecności to dokument, który nie ma ustalonego wzoru. Co do zasady pracodawca ma więc dowolność przy tworzeniu jego układu. Dla uniknięcia wątpliwości warto jednak zadbać o to, aby znalazły się w niej informacje takie jak przede wszystkim imię i nazwisko pracownika, data potwierdzenia obecności oraz dokładna godzina przyjścia do pracy i wyjścia z niej. Dodatkowo na liście obecności powinien się również znaleźć podpis pracownika, który potwierdzi zapis.
Listę obecności w pracy pracodawca może przygotować samodzielnie, tworząc dostosowaną do potrzeb danego przedsiębiorstwa tabelę, albo skorzystać z dostępnego w internecie wzoru listy obecności.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Lista obecności w pracy to nie to samo co ewidencja czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy to dokument, w którym są zapisane wszystkie szczegółowe informacje na temat godzin, które zostały przepracowane przez poszczególnych pracowników. Uwzględnia się w niej dodatkowo nadgodziny, wykorzystany urlop czy pracę w niedzielę lub święta.
Lista obecności to z kolei dokument, który może być wprowadzony przez pracodawcę w danym zakładzie pracy w celu potwierdzania obecności. W odróżnieniu od ewidencji czasu pracy nie jest obowiązkowa.
Brak potwierdzenia obecności w pracy – kary
Mimo że prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe z punktu widzenia pracodawcy, to jeśli zostanie wprowadzone, pracownicy nie mogą się od niego uchylać. Brak uzupełniania dokumentu w takiej sytuacji może się wiązać z odpowiedzialnością porządkową.
Zgodnie z art. 108 § 1 kodeksu pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować karę upomnienia albo karę nagany.
Warto jednak pamiętać, że gdy naruszenia będą się powtarzać regularnie, niedopełnienie obowiązków pracowniczych może prowadzić nawet do zwolnienia.
RODO a lista obecności w pracy
Przepisy RODO wprowadzają zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych oraz generalną minimalizację danych. Z tego powodu na liście obecności powinny się znaleźć tylko ściśle wymagane informacje.
W dokumencie można więc umieścić imię i nazwisko pracownika oraz w sposób ustalony w danym zakładzie pracy oznaczać jego obecności. Na liście obecności nie może się z kolei pojawić powód nieobecności w pracy.
Lista obecności w pracy – mimo że nie jest obowiązkowa – może okazać się użyteczna pod kątem organizacyjnym dla pracodawcy. Każdy zakład pracy ma prawo ustalić swój wzór listy. Warto jednak pamiętać, aby zachować w tym zakresie wysoki poziom ochrony danych osobowych. W większych przedsiębiorstwach można również rozważyć wdrożenie elektronicznych sposobów potwierdzania obecności w pracy.
