Jak zgodnie z RODO przetwarzać dane osobowe pracowników tymczasowych?

13.11.19
clock 3 min.
Damian Dziuba
Dane pracowników tymczasowych mogą okazać się dość kłopotliwe w procesie przetwarzania danych osobowych. Przede wszystkim należy ustalić relację pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem.

Co do zasady relacja ta oparta będzie na umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Stanowisko powierzenia przetwarzania danych osobowych zostało określone przez były Organ – GIODO. Obecnie niewiele wskazuje, by relacja pomiędzy agencją a jej klientem – pracodawcą użytkownikiem mogła się zmienić.

Czy pracodawca użytkownik jest zawsze podmiotem przetwarzającym?

Nie. Pracownik tymczasowy podejmujący pracę za pośrednictwem agencji pracy, która jest jego rzeczywistym pracodawcą i prawowitym administratorem danych osobowych, wykonuje pracę na rzecz klienta agencji, który jest tzw. pracodawcą użytkownikiem. Zakres danych osobowych, które będą przetwarzane przez pracodawcę użytkownika, powinien zostać określony w zawartej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych z agencją pracy. A co z danymi osobowymi przetwarzanymi w związku z wykonywaniem pracy przez pracownika tymczasowego na terenie i pod nadzorem pracodawcy użytkownika? Zakres powierzonych danych osobowych z agencji pracy dla jej klienta został dookreślony w zawartej umowie. Wszystkie pozostałe dane, jakimi będzie dysponować pracodawca użytkownik, będą danymi przetwarzanymi przez niego w roli administratora tych danych.

Oznaczać to będzie nałożenie na pracodawcę użytkownika konieczność wywiązywania się z obowiązków, jakie nakłada RODO na administratora danych. W praktyce będzie to oznaczać konieczność realizacji obowiązków informacyjnych (np. w kwestii videomonitoringu), czytelnego określenia praw przysługujących osobom fizycznym, których wizerunek został nagrany, określenie czasu przetwarzania tych nagrań, odbiorców danych osobowych itp.

Umowa pomiędzy agencją pracy a pracodawcą i kwestia videomonitoringu

Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na zasady przekazywania nagrań pochodzących z videomonitoringu. Często mogą stanowić one dowód na wypadek powstałych szkód przez pracownika agencji wyrządzonych pracodawcy użytkownikowi. W takiej sytuacji agencja, chcąc skorzystać z polisy ubezpieczeniowej, zostanie poproszona o przesłanie materiału dowodowego. Jeżeli pracodawca użytkownik nie udostępni tych nagrań, bez wątpienia powstanie konflikt. Musimy pamiętać o określeniu w warunkach umowy, jakie dane zostają powierzone. Dane z videomonitoringu nie będą mieściły się w takim katalogu, co oznacza, że w przypadku żądania przez pracownika realizacji należnych mu praw, to właściwym podmiotem odpowiedzialnym za ich realizację będzie pracodawca użytkownik.

Relacje pomiędzy pracodawcą użytkownikiem a agencją pracy

RODO oparte jest na tzw. zasadzie rozliczalności, na którą m.in. składa się zasada czasowości, co oznacza, że pracodawca użytkownik może przetwarzać dane osobowe personelu tymczasowego przez określony czas.

W tej sytuacji jest on oznaczony bardzo prezencyjnie na podstawie art. 14a Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i wynosi 36 miesięcy.

RODO oparte jest na tzw. zasadzie rozliczalności, na którą m.in. składa się zasada czasowości.

A co zrobić z danymi osobowymi pracowników tymczasowych, których dane zostały przesłane do pracodawcy użytkownika, zaś osoby te nie podjęły pracy? Nie mam żadnej podstawy, by dane te przechowywać, czyli przetwarzać. Należy je trwale usunąć.

Jeżeli zaś pracownik tymczasowy podjął zatrudnienie na chociażby jeden dzień, wówczas pracodawca użytkownik musi na podstawie wyżej wspomnianego przepisu archiwizować te dane przez 3 lata.