Jak rozliczyć delegację? Jaka dieta przysługuje pracownikowi w delegacji?

Co może rozliczyć pracownik wysłany w delegację

Pracownik, który jest wysłany przez pracodawcę w delegację, ma określone prawa z tego wynikające. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   a) przejazdów,
   b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   c) noclegów,
   d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

– Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje – tłumaczy Monika Smulewicz, ekspertka prawa pracy, dyrektorka HR z 20-letnim doświadczeniem, założycielka bloga i społeczności HR na szpilkach. Dodaje, że w przypadkach podróży pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa (a więc może być równa lub niższa) niż określona w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym.

Ekspertka wskazuje, że pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. 

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. – W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość – mówi Monika Smulewicz.

Oświadczenia pracownika mogą dotyczyć m.in.:

– niemożności skorzystania z posiłków zapewnionych przez pracodawcę (np. w cenie noclegu),

– korzystania ze środków komunikacji miejscowej,

– zmian dotyczących środka transportu (np. zmiany przewoźnika na kolei albo zmiany klasy),

– konieczności poniesienia dodatkowych wydatków (np. opłaty konduktorskiej),

– wydatków nieudokumentowanych (w tym np. zgubionych biletów).

Dodatkowo pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Przepisy regulujące podróże służbowe przewidują dla pracownika możliwość zwrotu kosztów za delegację, w tym noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi. Wysokość poniesionych kosztów pracownik powinien udokumentować pracodawcy rachunkiem lub fakturą. – Maksymalny koszt noclegu nie powinien przekroczyć kwoty dwudziestokrotności stawki diety. Jeśli pracownik nie przedłoży tego typu dokumentów, wówczas otrzymuje tzw. ryczałt za nocleg, którego wysokość wynosi 150 proc. wartości diety – tłumaczy Monika Smulewicz.

Ryczałt należny jest pracownikowi w sytuacji, gdy:

• pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży,
• pracownik nie posiada rachunków ani faktur stwierdzających wysokość poniesionych na noclegi kosztów.

– Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy aniżeli w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania – tłumaczy Monika Smulewicz. Podkreśla też, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Ale uwaga! Jeśli pracodawca nie ureguluje kwestii świadczeń z tytułu podróży służbowych w przepisach wewnątrzzakładowych, do jego pracowników znajdą zastosowanie przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.

W odniesieniu do podróży zagranicznych pracowników budżetówki i jednostek samorządowych określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej  została m.in. wysokość diet z uwzględnieniem czasu trwania podróży, waluta, w jakiej ustalana jest dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. – W tym przypadku dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe – mówi Monika Smulewicz.

Stawki diet w delegacji. Kiedy dieta nie przysługuje?

W ostatnim czasie stawki diet przysługujących w delegacji wzrosły. Do 27 lipca 2022 r., wysokość diety przysługującej z tytułu odbywania podróży służbowej na terytorium kraju wynosiła 30 zł. Od 28 lipca 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. było to już 38,00 zł. Od 1 stycznia 2023 r. kwota ta wzrosła do 45,00 zł.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

1. a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
2. b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety,
3. c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

1. a) do 8 godzin – przysługuje 50 proc. diety,
2. b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach gdy pracownik wraca do domu w dniach wolnych;

2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 25 proc. diety;

2) obiad – 50 proc. diety;

3) kolacja – 25 proc. diety.

Różnice w rozliczaniu delegacji krajowej i zagranicznej

Polecenie wyjazdu służbowego oznacza wykonywanie zadania służbowego zleconego przez pracodawcę nie tylko w innej miejscowości, poza siedzibą pracodawcy, ale też poza granicami kraju. Koszty związane z wyjazdem za granicę są wyższe od tych w Polsce, stąd też różnica między wysokością diety związanej z odbywaniem podróży krajowej i zagranicznej. – Przepisy dotyczące podróży służbowej nie regulują szczegółowo wysokości diety przysługującej pracownikom z sektora prywatnego. Stawki te nie mogą być niższe niż w przypadku pracowników ze sfery budżetowej. Konkretne kwoty przysługujące z tytułu przebywania w podróży służbowej, pracodawca określa w regulaminie wynagrodzenia, w układzie zbiorowym pracy lub w umowie o pracę – mówi Monika Smulewicz. Dodaje, że stawki diet w poszczególnych krajach zawiera załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wypadek i ubezpieczenie w delegacji

Zgodnie z ustawą o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ: w czasie podróży służbowej (w okolicznościach innych niż określone w ust. 1), chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań. – Związek wypadku z pracą oznacza, że pracownik doznał uszczerbku na zdrowiu w miejscu i czasie, kiedy pozostawał w sferze interesów pracodawcy. Pracownik jest objęty ochroną ubezpieczeniową nie tylko podczas wykonywania zleconych mu czynności realizowanych podczas podróży do lub z miejsca docelowego, ale również przez cały okres pobytu w czasie tej podróży – podsumowuje Monika Smulewicz.

Jakim pojazdem w delegację?

To pracodawca określa rodzaj środka transportu, który ma być wykorzystany podczas podróży służbowej. W zależności od miejscowości lub kraju, do którego pracownik musi dojechać, środkiem transportu może być pociąg, autobus, samolot albo prywatny samochód pracownika. Niezależnie od środka transportu, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów związanych z odbywaniem podróży służbowej, w tym kosztów biletów. W sytuacji, w której pracownik odbywa podróż służbową pojazdem służbowym, nie należy się mu zwrot kosztów przejazdu, chyba że w trakcie tej podróży wykupywał benzynę z własnych środków. 

Zaliczka na delegację

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Monika Smulewicz podkreśla, że pracodawca ma obowiązek wypłacić zaliczkę pracownikowi, który udaje się w delegację zagraniczną. Jeżeli zatrudniający nie należy do sfery budżetowej, ale wypłaca świadczenia przysługujące z tytułu podróży służbowej na zasadach ustalonych w przepisach wewnętrznych, to nie powinien wyłączać obowiązku wypłaty zaliczki. Natomiast w podróżach krajowych taka wypłata jest dokonywana, co do zasady, na wniosek pracownika.

Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.