Jak poprawić wydajność pracy w pandemii?

08.02.22
clock 5 min.
Marlena Charlińska
Przeglądając liczne ogłoszenia o pracę, można stwierdzić, że praca zdalna na stałe wpisała się w warunki oferowane przez pracodawców – nawet jeśli nie w formie całkowitej, to przynajmniej w hybrydowej. A jak utrzymać wydajność pracy na satysfakcjonującym poziomie? Bazując na relacjach, zaufaniu i dobrej komunikacji.

Z badań przeprowadzonych przez OLX wynika, że niemal połowa polskich pracowników chciałaby w przyszłości pracować w formie hybrydowej i aż 77% z nich uważa, że home office zyska na znaczeniu po pandemii. Pozytywne nastawienie wobec możliwości pracy zdalnej nie oznacza jednak, że taka forma pracy nie jest pozbawiona wad.

Pracownicy zauważyli, że przejście na pracę spoza biura spowodowało w przypadku niektórych pracodawców zmianę zachowań i oczekiwań, których co 10. respondent nie akceptuje. Jakie to zachowania? Między innymi zaliczono do nich:

  • nadmierną kontrolę,
  • oczekiwanie całodobowej dostępności,
  • pracę po godzinach.

Takich zachowań pracodawca powinien się unikać. Wpływają one negatywnie na pracowników i mogą obniżać wydajność pracy. Jak zatem zarządzać zespołem, aby zarówno efektywność pracownika, jak i morale pozostały wysokie?

Jak pielęgnować relacje, by zespół był bardziej wydajny podczas pandemii?

Praca w środowisku zdalnym wymaga zrozumienia po obu stronach, szczególnie teraz, kiedy np. dzieci ponownie musiały przejść na naukę zdalną. Wielu pracowników jest rodzicami i musi dzielić swoje obowiązki domowe z pracą. Wydajność zespołu można utrzymać dzięki dobrym relacjom, a te powinny być oparte na czterech fundamentach:

  • szacunku,
  • pomocy,
  • zaufaniu
  • zabawie.

W tym konkretnym przypadku pomoc może polegać np. na wprowadzeniu elastycznych godzin pracy i koncentracji uwagi pracodawcy na rozliczaniu efektów, a nie czasu pracy.

Nie kontroluj, tylko monitoruj

Nieustanna kontrola, ciągłe wydzwanianie do pracownika i sprawdzanie, czy w danym momencie wykonuje swoja pracę, nie tylko sprawia, że pracownik odczuwa brak zaufania do jego osoby, ale również potęguje u niego stres. Oba czynniki wpływają demotywująco na pracownika, co może przekładać się na jego niższą wydajność. Zamiast nadmiernie kontrolować lepiej jest monitorować. Do monitorowania postępu prac można wykorzystać aplikacje typu Trello, Airtable, które pozwalają śledzić etapy poszczególnych zadań. Oprócz tego można wprowadzić cykliczne spotkania, na których zespół przedstawia swoje postępy.

Stosuj proste raporty

Ciekawą i jednocześnie motywującą techniką w obrębie raportowania są tzw. raporty 5–15. Jest to technika zainicjowana przez Yvona Chouinarda, założyciela marki Patagonia. Polega ona na tym, że na koniec każdego tygodnia pracownicy poświęcają 15 minut na przedstawienie tego, czego dokonali przez ostatni tydzień w postaci odpowiedzi na kilka prostych pytań na przykład:

  • Co było dla ciebie największym wyzwaniem?
  • Z czego jesteś najbardziej dumny/-a)?
  • Które ze swoich mocnych stron zastosowałeś/-aś w pracy?

Jeśli pomimo zastosowania różnych narzędzi do monitorowania postępu prac pojawiają się wątpliwości co do wydajności danego pracownika, to warto wówczas postawić na otwartą rozmowę. Informacja zwrotna i uzyskanie odpowiedzi na pytania o trudności, z jakimi musi się pracownik zmierzyć lub o przyczyny jego spadku wydajności, to lepsze rozwiązanie niż częsta kontrola pracownika.

Wprowadź pracę głęboką

Swój zespół można wspierać w postaci wprowadzenia pracy głębokiej. Co to dokładnie oznacza? W większości firm stoją przed pracownikami zadania o charakterze rutynowym – np. wprowadzenie faktur do sytemu. Są również zadanie takie, które wymagają skupienia i analizy – np. przygotowanie strategii sprzedaży, budżetu. W przypadku tych drugich bardzo ważna staje się umiejętność pracy głębokiej, czyli w skupieniu, w której całkowicie koncertujemy się na zadaniu i wykorzystujemy w pełni swoje zdolności poznawcze.

Z pozoru wykonywanie pracy głębokiej może wydawać się proste, niestety okazuje się, że dzisiejsza rzeczywistość bardzo to utrudnia. Otacza nas tak wiele bodźców i rozpraszaczy, że coraz trudniej jest osiągnąć stan dłuższej koncentracji. Częste sprawdzanie poczty, mediów społecznościowych, chęć obejrzenia serialu, rozmowy z kolegą z pracy przez komunikator – to wszystko odciąga uwagę od zadania. Można w takim wypadku wprowadzić zasadę, że w określony dzień tygodnia, przez 60 minut pracownik poświęca się pracy głębokiej. Ważne, aby poprosić pracownika o przedstawianie zaplanowanego działania a później o zaprezentowanie efektu. Sposobów na korzystanie z pracy głębokiej jest wiele.

Wyznaczaj priorytety

Oprócz tego warto ustalać priorytety. Można w tym celu zastosować technikę trzech najważniejszych rzeczy. Na początku dnia lub tygodnia pracy ustala się z pracownikami, na czym powinni się skupić. W tym celu zadaje się pytania:

  • Jakie trzy rzeczy muszą się wydarzyć, aby dzień/tydzień pracy mojego zespołu/pracownika był efektywny?
  • Jakie trzy zadania będą dla zespołu/pracownika najważniejsze?

Następnie wskazane rzeczy poddaje się regularnej obserwacji.

Wspólnie analizuj wydajność

Jeżeli okaże się, że pracownicy nie wykonują wyznaczonych zadań w określonym czasie, wtedy wspólnie ustalcie, dlaczego tak się dzieje. Ta metoda nie narzuca zdań, ale angażuje zespół i czyni go współodpowiedzialnym za zadania, jak i rozwiązywanie problemów.

W celu samooceny wydajności można skorzystać z zasady: Stop – Start – Continue. Wspólnie z zespołem poddajemy ocenie swoje praktyki i wyznaczamy, które z nich się nie sprawdzają i należy je wyeliminować, które warto wprowadzić, a z których warto nadal korzystać.

Na koniec warto wspomnieć, że w podtrzymywaniu motywacji i wydajności liczy się nie tylko sama organizacja pracy, ale również dobra atmosfera. Można o nią dbać poprzez casualowe rozmowy na początku spotkań służbowych, celebrację wspólnych sukcesów, jak i po prostu organizację spotkań integracyjnych. Wszystko to będzie sprzyjać motywacji i zaangażowaniu zespołu w pracę.