Jak być dobrym buddym w trakcie onboardingu?

Zostałeś buddym? Pamiętaj o tych zasadach na start

Bez względu na to, czy rola buddy’ego została ci przydzielona, czy też się do niej zgłosiłeś, pamiętaj, że to coś więcej niż pomoc techniczno-operacyjna. Jesteś pierwszym kontaktem z kulturą firmy – to, jak się zachowujesz i co mówisz na temat firmy, zakresu zadań czy współpracowników i współpracowniczek, będzie miało ogromny wpływ na to, jak nowa osoba postrzega swoje miejsce pracy. Co możesz zrobić, aby wesprzeć nową osobę w dobrym starcie? Kilka wskazówek:

Zadbaj o poczucie bezpieczeństwa. Jasno pokazuj, że nie trzeba ogarniać wszystkiego od razu. Zachęcaj do zadawania pytań – także tych, które wydają się banalne.

Bądź obecny/a i uważny/a. Zatrzymaj się, słuchaj, zauważ. Pomóż nowej osobie odnaleźć się nie tylko w procedurach, ale też w codziennych rytuałach i relacjach zespołowych. Nie każda osoba ma dużą łatwość w otwartym zadawaniu pytań od pierwszych minut. Empatia jest niezwykle przydatna w działaniu dobrego buddy’ego.

Mów prawdę – ale odpowiedzialnie. Nowa osoba ma prawo wiedzieć, jak działa organizacja, co jest wyzwaniem, a co mocną stroną firmy. Ale pamiętaj – to nie jest przestrzeń na twoje osobiste żale czy frustracje. Masz wpływ na nastawienie nowego pracownika, jego zaufanie do ludzi i do firmy. Korzystaj z tego mądrze.

Budujesz klimat. Twój ton, Twoje słowa, Twoje nastawienie – to wszystko kształtuje pierwsze wrażenie. Pomóż nowej osobie zbudować zdrową relację z miejscem, do którego właśnie dołączyła.

Pamiętaj: onboarding to nie sprint, a budowanie relacji z daną organizacją, grupą ludzi. I z tobą.

O co możesz zadbać ze strony organizacji – czego potrzebujesz od przełożonego i zespołu, żeby dobrze pełnić swoją rolę

Bycie buddym to nie jest rola po godzinach ani zadanie do odhaczenia między spotkaniami. Aby naprawdę wesprzeć nową osobę, potrzebujesz konkretnych warunków i wsparcia ze strony organizacji, swojego przełożonego i współpracowników.

Zadbaj o czas. Poproś przełożonego, by onboarding nowej osoby był jednym z Twoich priorytetów – szczególnie w pierwszych dwóch–trzech dniach. Nie da się dobrze wspierać kogoś nowego „w międzyczasie”. Jeśli masz napięty grafik, poproś o realne przesunięcia obowiązków.

Zgłoś potrzebę przygotowania. Jeśli nikt nie powiedział ci, jak być buddym – masz prawo to zgłosić. Dobre organizacje oferują krótkie szkolenia lub przynajmniej wskazówki dotyczące komunikacji i wspierania nowych osób. Nie każdy wie, jak pomagać – i to jest OK, dopóki się tego uczysz.

Poproś o kontakt z nową osobą przed jej pierwszym dniem. Zwykła wiadomość na Teamsie lub mail z powitaniem i propozycją krótkiego spotkania online (lub na żywo) działa cuda. Pokazuje, że ktoś na nią czeka. Zasugeruj w zespole, że warto to ustandaryzować.

Stwórz mikrospołeczność buddych. Jeśli jesteś jednym z kilku buddych w firmie – zaproponuj regularne spotkania (np. raz na kwartał). To szansa na wymianę doświadczeń i wsparcie, szczególnie jeśli pojawiają się trudności.

Ustal z zespołem wspólne podejście. Ty jesteś pierwszym kontaktem, ale nowa osoba obserwuje wszystkich. Warto więc porozmawiać z zespołem: jak witamy nowe osoby, jak je włączamy w rozmowy, jak dzielimy się wiedzą? Budowanie dobrej atmosfery to nie twoje zadanie solo – to wysiłek całego zespołu.

Zwracaj uwagę na błędy systemowe. Jeśli onboarding sprowadza się do „tu masz plik, przeczytaj” – warto to zgłosić. Zbyt szybkie tempo, brak rozmowy, traktowanie nowej osoby jak przeszkody – to sygnały, że organizacja potrzebuje zmian. Jako buddy widzisz to z bliska – Twój głos może pomóc w ulepszaniu procesu.

Pamiętaj: dobrze przeprowadzony onboarding zwiększa retencję pracowników nawet o 69% i skróca czas adaptacji o połowę (dane SHRM). Twoja rola ma realne znaczenie – i zasługuje na dobre warunki, żeby mogła działać w pełni.

Na jakie pytania warto się przygotować jako buddy?

Co może (i powinien) robić buddy? – Checklista

Buddy na start – 10 rzeczy, które warto zrobić:

1. Przywitaj nową osobę pierwszego dnia – najlepiej osobiście.

2. Zaproponuj wspólną kawę lub lunch.

3. Pokaż miejsce pracy (biuro lub wirtualne narzędzia).

4. Przedstaw ją zespołowi – nie tylko z imienia.

5. Wytłumacz skróty, zwyczaje, rytuały – to, czego nie ma w dokumentach.

6. Daj przestrzeń do pytań – i cierpliwość do powtórzeń.

7. Sprawdzaj, jak się czuje – pytaj nie tylko „czy wszystko jasne?”, ale też „jak się odnajdujesz?”.

8. Dziel się anegdotami i historiami – to pomaga poczuć „ducha firmy”.

9. Informuj, gdzie szukać pomocy – nie musisz znać odpowiedzi na wszystko.

10. Bądź po prostu człowiekiem – życzliwość i obecność są ważniejsze niż perfekcja.

Nie każdy nowy pracownik ma te same potrzeby. Osoba z innego kraju, wracająca po urlopie macierzyńskim, z niepełnosprawnością, w wieku 50+ czy na początku kariery – każda z nich może potrzebować innego stylu wsparcia. Dobry buddy powinien:

• zapytać, czego druga osoba potrzebuje,

• nie zakładać, że wszyscy odnajdą się tak sam”,

• mieć otwartość na różnorodność doświadczeń.

Włączenie tematu DEI (Diversity, Equity & Inclusion) do onboardingu to nie trend – to wyraz szacunku.

Dobrze pełniona rola buddy’ego to nie koszt – to inwestycja

Bycie buddym to nie zadanie dodatkowe, które można zrobić przy okazji. To realny wpływ na zaangażowanie, motywację i lojalność nowego pracownika. Ale żeby zadziałało, musi być potraktowane serio. Jeśli w twojej organizacji buddy jest tylko z nazwy – czas to zmienić. Bo onboarding to nie proces to relacja. A każda dobra relacja zaczyna się od człowieka, który potrafi być obok.