Jak aktywnie słuchać innych?

14.01.22
clock 5 min.
Patrycja Polaczuk-Rutkowska
Umiejętność aktywnego słuchania jest podstawą skutecznej komunikacji w organizacji. Ogranicza konflikty, pomaga zapobiegać dezinformacji i buduje trwałe relacje pomiędzy współpracownikami. Ponadto nie tylko pokazuje nas samych w lepszym świetle, ale także zwiększa efektywność podejmowanych działań. Jak słuchać, żeby usłyszeć i być słyszanym?

Nie jest istotne, czy zarządzasz zespołem czy nie. Dobra komunikacja to podstawa, a aktywne słuchanie jest jej niezbędnym elementem. Aktywne słuchanie wymaga zaangażowania i pewnego wysiłku z naszej strony. To nie jest bezwiedne potakiwanie przy jednoczesnym sprawdzaniu e-maili na smartfonie, tylko obecność tu i teraz. To nie tylko wysłuchanie w skupieniu tego, co ma do powiedzenia druga strona, ale również umiejętność skonstruowania odpowiedniego komunikatu zwrotnego.

Przez aktywne słuchanie okazujemy zainteresowanie drugiej osobie, sprawiamy, że rozmowa jest zdecydowanie efektywniejsza. Pokazujemy, że jesteśmy otwarci na dialog oraz pełną szacunku wymianę zdań i opinii.

Czasem może nam się wydawać, że nasz rozmówca słucha, co do niego mówimy, ale tak naprawdę nie słyszy naszych słów. Taką głuchą komunikację nazywa się niekiedy słuchaniem kosmetycznym – można powiedzieć, że do słuchacza docierają jedynie dźwięki, ale nie meritum.

Na szczęście aktywnego słuchania można się nauczyć, pamiętając o przestrzeganiu kilku tak naprawdę bardzo prostych zasad.

7 zasad aktywnego słuchania

1. Poświęć swojemu rozmówcy swoją uwagę i czas.

Patrz na osobę, z którą rozmawiasz, zachowuj kontakt wzrokowy, obserwuj jej mimikę oraz gestykulację. Zachowuj czujność i naucz się odczytywać proste sygnały świadczące o tym, że druga strona jest np. zdenerwowana lub zakłopotana tematem dyskusji.

2. Pamiętaj o swoich uprzedzeniach i obawach z nich wynikających.

Mogą one wpłynąć na Twoje postrzeganie drugiej strony i tego, co ma do przekazania. Nie oceniaj i unikaj pochopnych osądów.

3. Stosuj parafrazy, czyli powtarzaj to, co powiedziała druga strona, zachowując fakty.

Pomoże to lepiej zrozumieć swojego rozmówcę i pokaże, że faktycznie skupiasz się na prowadzonym dialogu.

Parafrazy możesz budować, rozpoczynając zdania od:

  • Czy dobrze zrozumiałam/-em, że…
  • Z tego, co powiedziałaś/-eś rozumiem, że…
  • A więc twierdzi Pani/Pan, że…
  • Jeżeli dobrze rozumiem Pani/Pana wypowiedź, to…

4. Kiedy zaczynasz z kimś rozmawiać, skup się na tej osobie i tym, co chce Ci przekazać.

To działa w dwie strony – Ty również będziesz oczekiwać podobnego zachowania. Odłóż więc telefon, przestań klikać w klawiaturę komputera, a tym bardziej nie przerywaj rozmówcy, tylko po to, żeby rzucić kilka słów do przechodzącego obok współpracownika.

5. Zadawaj pytania, aby uniknąć niedomówień i doprecyzować komunikat.

Przyznaj się, jeśli czegoś nie zrozumiesz i poproś o wytłumaczenie. Dłuższą wypowiedź swojego rozmówcy możesz podsumować, stosując wspomnianą wcześniej parafrazę. Używaj zwrotów, które zachęcą drugą stronę do pogłębienia tematu lub kontynuowania wypowiedzi.

6. Jeśli w rozmowie zostaną poruszone różne wątki, aby nie pominąć ważnych szczegółów, rób notatki, które później możesz przesłać w formie podsumowania uczestnikom konwersacji.

7. Unikaj dobrych rad lub postawy wszystkowiedzącej.

Nim wyrazisz swoją opinię, wysłuchaj swojego rozmówcy do końca. Pamiętaj, aby zachowywać się asertywnie i precyzyjnie wyrażać swoje zdanie, nie pozostawiając miejsca na niedomówienia.

W nauce aktywnego słuchania z pewnością pomaga empatia. Jeśli potrafisz trafnie odczytywać emocje innych ludzi, aktywne słuchanie nie powinno sprawiać Ci większych trudności, bo prawdopodobnie potrafisz usłyszeć nawet to, co zostało niewypowiedziane. Szefowie obdarzeni empatycznym podejściem są tymi, którzy spajają zespół i dbają o wszystkich jego członków. Z kolei mówi się, że pracownik przyszłości to przede wszystkim osoba o wysokim stopniu inteligencji emocjonalnej, czyli m.in. taka, która potrafi prowadzić pełen szacunku i wzajemnego zrozumienia dialog.

Stwórz warunki dla skutecznej komunikacji

  • Nie przeprowadzaj istotnych rozmów na korytarzu lub w kolejce do automatu z kawą. Jeśli zależy Ci na szczerej rozmowie, znajdź miejsce w biurze, w którym zarówno Ty jak i Twój rozmówca poczujecie się komfortowo i bezpiecznie.
  • Zarezerwuj czas na spotkanie w swoim kalendarzu – niezależnie, czy rozmawiasz z przełożonym czy ze współpracownikiem.
  • Wyłącz powiadomienia w telefonie – zerkając co chwilę w ekran monitora lub smartfona, pokażesz drugiej stronie jedynie brak szacunku i ignorancję. A jeśli czekasz na ważny telefon lub e-maila, po prostu uprzedź o tym fakcie osobę, z którą chcesz porozmawiać.

Zalety aktywnego słuchania

Jeśli jesteś liderem/liderką:

  • aktywne słuchanie ułatwi Ci rozwiązywanie konfliktów w zespole,
  • zapewnisz członkom zespołu poczucie bezpieczeństwa i sprawczości – będą wiedzieć, że są wysłuchiwani i traktowani z szacunkiem,
  • usprawnisz komunikację w zespole/firmie,
  • Twoje zachowanie będzie miało znaczący, pozytywny wpływ na atmosferę w miejscu pracy,
  • poznasz lepiej swoich współpracowników.

Masz szefa/szefową? Twoja umiejętność aktywnego słuchania może:

  • zapewnić Ci lepszą komunikację z przełożonym oraz współpracownikami,
  • pomóc Ci w realizowaniu codziennych obowiązków,
  • ułatwić sposób wyrażania myśli oraz prezentowania własnego zdania,
  • zmniejszy ryzyko wystąpienia konfliktu z innymi współpracownikami.

Ponoć dlatego mamy dwoje uszu i tylko jedne usta, żeby móc słuchać dwa razy więcej niż mówić. Warto ćwiczyć aktywne słuchanie, tak jak ćwiczymy nawiązywanie kontaktu z klientem czy wystąpienia. Może to przynieść wiele korzyści i poprawę relacji z otoczeniem, zarówno w pracy, jak i życiu prywatnym.

Źródło:
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-umiejetnosc-sluchania-sztuka-komunikacji-z-pracownikami