Co wchodzi w skład kosztów rekrutacji?
Całościowe koszty rekrutacji pracownika tworzy kilka składowych. Niektóre są wymierne do policzenia i stanowią konkretną kwotę. Inne to choćby włożony czas. W przypadku nieudanej rekrutacji niektóre z nich trzeba w efekcie liczyć podwójnie. Wspomnijmy tu o kosztach obsługi administracyjnej związanych z zatrudnieniem, a potem odejściem takiego pracownika. Nie można zapominać, że dział kadr w obu sytuacjach musi wypełnić dokumenty. Trzeba też przyznawać różnego rodzaju dostępy, wydać i odebrać służbowy sprzęt. Z reguły nowy pracownik potrzebuje czasu na wdrożenie. By przebiegło ono sprawnie, przyznaje się mu innego pracownika, który wprowadza go w system pracy w danej firmie. Nie można zapominać, że w tym czasie sam jest mniej wydajny w swojej pracy.
Do tego dochodzą jednak także koszty finansowe. Choćby jeżeli zapłaciliśmy już za szkolenia nowej osoby. I na dodatek wiedzę tę spożytkuje ona już nie w naszej firmie, ale możliwe, że u konkurencji. Kosztują także ogłoszenia czy wynagrodzenia osób, które prowadzą rekrutację. Na dodatek musimy te pieniądze wydać ponownie, szukając kolejnego pracownika na miejsce tego, z którego nie jesteśmy zadowoleni. Wysłanie na badania lekarskie to także koszt po stronie pracodawcy. Zdarza się też, że trzeba zapłacić nadgodziny pracownikom, którzy zastępują osoby, z których nie jesteśmy zadowoleni i z których rezygnujemy.
Ukryte koszty nieudanej rekrutacji
Niestety, trzeba się też liczyć z tym, że nieudana rekrutacja, zwłaszcza w przypadku handlowca, może nieść za sobą poważne straty finansowe. Nie da się ich jednoznacznie z góry wyliczyć. Zmiana handlowca, który ma pod opieką jakichś klientów, powoduje, że mogą oni zostać niezaopiekowani. Nawet, jeśli takiemu klientowi przydzielimy innego handlowca, może dojść do wykorzystania takich zawirowań przez konkurencję i podebrania kontrahenta. Zwłaszcza w przypadku, gdy zbyt często zmieniamy klientowi opiekuna, może on czuć irytację.
Ale, gdy mówimy o ukrytych kosztach nieudanej rekrutacji, musimy też myśleć o tych wewnętrznych. Pracownicy obserwujący rotację na jakimś stanowisku, mogą się zacząć obawiać o stabilność pracy i sami szukać innego miejsca zatrudnienia. Niezbyt dobrze taka sytuacja wpływa również na morale zespołu.
Jak uniknąć nieudanej rekrutacji?
Niezwykle ważne dla udanego procesu rekrutacji jest odpowiednie sprofilowanie stanowiska, na które szukamy pracownika. Jeżeli precyzyjnie określimy wymagania i obowiązki takiej osoby, powinno być łatwiej znaleźć odpowiedniego kandydata. Warto również zastanowić się nad skorzystaniem z profesjonalnej firmy zajmującej się rekrutacją. – Ich doświadczenie zmniejsza prawdopodobieństwo zatrudnienia niewłaściwych osób praktycznie do zera. Wynika to z doświadczenia w różnych obszarach rynku, szerokich kontaktów, a także umiejętności sformułowania precyzyjnego ogłoszenia. To pozwala znaleźć właściwego kandydata, który spełni oczekiwania – mówi Anna Szwedzińska – Broll, executive consultant z firmy CTER. Podkreśla ona, że jest kilka powodów nieudanej rekrutacji. Powodem mogą być zbyt wysokie wymagania. – Chcemy znaleźć najlepszą osobę na dane stanowisko. Kiedy jednak szukamy kogoś, komu chcemy powierzyć rutynowe i powtarzalne zadania, wcale nie musi być on najlepszy na rynku. Pamiętajmy, że gdy podnosimy oczekiwania, zawężamy zbiór kandydatów o cechach, na których najbardziej nam zależy – przestrzega ekspertka. Zwraca ona również uwagę na to, że istotne jest, by ogłoszenie o pracę zaadresować do właściwych adresatów. Zbyt ogólnikowe ogłoszenie ostatecznie nie jest skierowane do nikogo konkretnego, nikogo z cechami, których szukamy.
– Większość błędów w rekrutacji łączy się z brakiem merytorycznej i biznesowej wiedzy o rynku, na którym należy przeprowadzić poszukiwania kandydatów. Z tego powodu ogłoszenia rekrutacyjne często nie są odpowiednio skonstruowane – ocenia Anna Szwedzińska – Broll. Zwraca ona również uwagę, że nie należy z automatu odrzucać kandydatów z potencjałem, którzy mają mniejsze doświadczenie niż pierwotnie zakładaliśmy. Takie szablonowe myślenie potrafi być zgubne.
Mierzenie skuteczności rekrutacji
Wyznaczników skutecznej rekrutacji jest sporo. Wśród najważniejszych można wymieniać na pewno czas do zatrudnienia, czyli okres między zgłoszeniem potrzeby rekrutacji do rozpoczęcia pracy przez kandydata. – Istotny jest również czas, jaki upływa do przedstawienia tzw. krótkiej listy, prezentującej pierwszych adekwatnych kandydatów – tłumaczy specjalistka z CTER. Wskazuje ona, że ważnym wskaźnikiem skuteczności rekrutacji jest tzw. retencja w ciągu 12 miesięcy. Określa ona, ilu kandydatów wciąż pracuje w danej firmie po upływie roku od momentu ich zatrudnienia. – Coraz częściej to właśnie ten wskaźnik ma większe znaczenie w ocenie skuteczności rekrutacji. Zwraca się na niego większą uwagę niż na samo zapełnienie wakatu odpowiednim kandydatem – zauważa Anna Szwedzińska – Broll.
Znaczenie briefu w procesie skutecznej rekrutacji
Specjalistka z CTER wskazuje, że gdybyśmy spojrzeli na proces rekrutacji jak na kilkutygodniową wyprawę, szybko zobaczymy, co ma w nim największe znaczenie. Okazałoby się bowiem, że jednym z najistotniejszych elementów jest dobre przygotowanie i zaplanowanie. Po co? By w czasie wędrówki w naszym plecaku nie zabrakło najważniejszego wyposażenia. I żebyśmy chociaż w podstawowym stopniu wiedzieli, dokąd zmierzamy. – Dobrze wiem, że w podróży nie da się uniknąć niespodzianek. Mimo to uważam, że naprawdę warto dobrze się do niej przygotować. Tak samo jest z procesem rekrutacji – ocenia Szwedzińska-Broll.
Z tego rozwiązania korzystają firmy pomagające w rekrutacji, jak właśnie CTER. Briefing to spotkanie konsultanta z klientem w celu ustalenia oczekiwań wobec kandydata, przygotowania oferty pracy oraz wszystkich etapów rekrutacji. To właśnie od przebiegu tego spotkania zależy dalsza współpraca pomiędzy klientem a firmą rekrutacyjną. Warto więc zainwestować czas i energię w tę rozmowę, aby przyniosła dobre owoce dla obu stron. – Poruszenie najważniejszych zagadnień dotyczących rekrutacji jest czasochłonne, dlatego spotkanie briefujące nie zamknie się w kwadransie rozmowy. Niezależnie od tego, ile potrwa, należy je przeprowadzić, bo korzyści z dobrze przygotowanego briefu są naprawdę ogromne. Szczegółowe omówienie rekrutacji jest bowiem gwarantem zakończenia jej z sukcesem i zmniejsza ryzyka pojawienia się trudności w trakcie trwania procesu – podsumowuje Anna Szwedzińska-Broll.
Wpływ pandemii na skuteczność rekrutacji
Ciekawe są wyniki badania zleconego przez australijską firmę rekrutacyjną Robert Half. Zrobiono je już po pandemii, która zmieniła także kwestie zatrudnienia w firmach. Ankietowani australijscy pracodawcy uznali, że najczęstszą przyczyną nieudanych rekrutacji są podstawowe błędy w procesie rekrutacji. Prawie czterech na dziesięciu (38 proc.) pracodawców wskazało, że zbytnie skupienie się na potencjalnym dopasowaniu kandydata do kultury firmy kosztem umiejętności technicznych było głównym powodem złego zatrudnienia. Co ciekawe, na drugim miejscu wymianie jest coś dokładnie odwrotnego – nadmierne podkreślanie umiejętności technicznych kosztem umiejętności miękkich (35 proc.). To pokazuje, jak istotne jest umiejętne określenie kompetencji twardych i miękkich niezbędnych u kandydata na dane stanowisko. Inne problemy w procesie rekrutacji obejmują niewystarczające sprawdzenie referencji i przeszłości (27 proc.), umiejętności niedostosowane do wymagań stanowiska (27 proc.) i utratę najlepszych kandydatów, ponieważ proces rekrutacji jest zbyt długi (27 proc.). – Firmy doświadczyły kilku poważnych zmian w ciągu ostatniego roku, od przejścia na pracę zdalną po całkowitą zmianę sposobu rekrutacji i przyjmowania nowych pracowników. Przy tak wielu zmianach i dostosowaniach w krótkim czasie, szanse na podjęcie błędnych decyzji są znacznie wyższe – ocenia Nicole Gorton, dyrektorka Robert Half. I dodaje: Typowych błędów w zatrudnianiu, takich jak słabe dopasowanie umiejętności, można uniknąć, zapewniając skuteczny proces oceny kandydatów, który jest konsekwentnie wdrażany na całej linii.
Niestety, wcale nie jest trudno popełnić błędy w rekrutacji. Nawet kandydat, który może zaprezentować się rewelacyjnie w procesie rekrutacji, gdy przyjdzie do pracy na danym stanowisku, może nie spełniać oczekiwań. Nigdy nie będziemy mieć pewności, że przeprowadziliśmy dobrą rekrutację. Możemy jednak w znaczący sposób ograniczyć ryzyko niepowodzenia.
