HR pyta prawnika. Przejrzyste i przewidywalne warunki zatrudnienia: kolejne nowości w kodeksie pracy

15.02.23
clock 6 min.
Anna Kamińska Anna Kamińska

Po pracy zdalnej i kontroli trzeźwości pracowników, co do których przepisy mamy już przyjęte i czekamy na ich wejście w życie, pracodawców i działy HR czeka kolejna rewolucja. W mojej ocenie – większa i wymagająca większego zaangażowania czasowego. Chodzi o nowelizację kodeksu pracy będącą skutkiem wdrażania do polskiego prawa dwóch dyrektyw unijnych: dyrektywy o przejrzystych i przewidywalnych warunkach zatrudnienia oraz tzw. dyrektywy work-life balance.

W tym artykule:
  1. Kiedy te zmiany wejdą w życie?
  2. Czy okres próbny ma być krótszy?
  3. Skąd będziemy wiedzieć, jakie mamy zamiary po okresie próbnym?
  4. Czy treść umowy o pracę się zmieni?
  5. Jakie nowe wzory trzeba przygotować?
  6. Kiedy pracownik będzie mógł wnioskować o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia?
  7. Czy będzie trzeba uzasadniać wypowiedzenie umowy na czas określony?
  8. Co jeszcze nowego?

Z uwagi na zakres zmian, jakie szykuje nam ustawodawca, podzielimy najczęstsze wątpliwości pracodawców w tym zakresie na części. W pierwszej kolejności na tapet bierzemy zmiany dotyczące umów o pracę i warunków zatrudnienia.

Kiedy te zmiany wejdą w życie?

Sejm przyjął tę ustawę 8 lutego, a następnie – zgodnie z procedurą legislacyjną – skierował ją do Senatu. Kolejne posiedzenie Senatu zaplanowane jest na 21 i 22 lutego i możliwe, że wówczas ustawa ta będzie rozpatrzona, choć na razie nie została uwzględniona w porządku obrad. Jeśli Senat zgłosi poprawki, to ustawa wraca do Sejmu. Dopiero po tych etapach ustawa trafi do Prezydenta do podpisu, po czym zostanie opublikowana w Dzienniku Ustaw. 

Zgodnie z aktualnym brzmieniem ustawy, ma ona wejść w życie po 21 dniach od ogłoszenia. Najszybciej nowe przepisy mogą się zatem pojawić pod koniec marca. 

Czy okres próbny ma być krótszy?

Czas, na jaki umowa na okres próbny będzie mogła być zawarta, będzie zależał od tego, na jaki okres będziemy zamierzali zawrzeć umowę następującą po okresie próbnym. Brzmi skomplikowanie. Po kolei zatem:

  • umowa na okres próbny nie będzie mogła przekroczyć 1 miesiąca, jeśli naszym zamiarem będzie, by po okresie próbnym zatrudnić pracownika na czas krótszy niż 6 miesięcy,
  • okres próbny nie będzie mógł przekroczyć 2 miesięcy, jeśli zamierzamy po nim zawrzeć umowę na co najmniej 6 i mniej niż 12 miesięcy,
  • najdłuższy, 3-miesięczny okres próbny dozwolony będzie przy planowanym zatrudnieniu po okresie próbnym wynoszącym co najmniej 12 miesięcy.

Okresy te będą mogły być jednokrotnie wydłużone o max 1 miesiąc, jeśli będzie to uzasadnione rodzajem pracy.

Skąd będziemy wiedzieć, jakie mamy zamiary po okresie próbnym?

W samej umowie na okres próbny będziemy wskazywali okres, na który będziemy mieli zamiar zawrzeć terminową umowę o pracę po zakończeniu okresu próbnego. 

Dodatkowo w umowie na okres próbny będziemy mogli przewidzieć, że przedłuża się ona o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności. To jest dobre rozwiązanie i odpowiada na potrzeby pracodawcy w sytuacji, gdy np. część okres próbnego pracownik przechorował.

Czy treść umowy o pracę się zmieni?

Elementy zwykłej umowy o pracę zostały uzupełnione o wskazanie siedziby pracodawcy (miejsca zamieszkania, jeśli pracodawcą jest osoba fizyczna), co w praktyce i tak najczęściej wskazuje się w umowach. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie przepisu, że o zmianie siedziby pracodawca będzie informował pracownika nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zmiany adresu. Takie rozwiązanie potwierdza, że zmiana adres nie wymaga zmiany umowy (np. w drodze aneksu), a wyłącznie jednostronnej czynności pracodawcy.

Nowe elementy pojawiają się w umowie na okres próbny, o czym powyżej.

Jakie nowe wzory trzeba przygotować?

Zdecydowane „przemeblowanie” czeka informację dodatkową do umowy o pracę. Tutaj, do dotychczasowych elementów, które wskazywaliśmy pracownikowi, dojdzie sporo nowych kwestii. By wskazać kilka spośród nowości, będziemy informować pracownika m.in. o:

  • dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy (obok informowania o normach czasu pracy),
  • przysługujących pracownikowi przerwach w pracy oraz o dobowym i tygodniowym odpoczynku,
  • zasadach dotyczących nadgodzin i ich rekompensaty (tu warto pamiętać o mechanizmach chroniących pracodawcę przed „wymuszaniem” nadgodzin, np. niezwłocznym poinformowaniu o wystąpieniu nadgodzin lub o wykonywaniu pracy nadliczbowej wyłącznie na polecenie przełożonego),
  • zasadach przemieszczania się między kilkoma obowiązującymi pracownika miejscami pracy (przy czym przepisy nie wskazują, jak mamy do tej kwestii podejść, zatem możliwe wydaje się utrzymanie i obecnie dopuszczalnej zasady, że dojazd do poszczególnych miejsc w różnych dniach  nie musi być uznawany za czas pracy),
  • nieujętych w umowie składnikach wynagrodzenia i świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych (nowe, należy wskazać świadczenia wynikające np. z regulaminu wynagradzania lub związane z funkcjonowaniem w firmie ZFŚS),
  • zasadach rozwiązywania umowy o pracę, w tym o wymogach formalnych, długości okresu wypowiedzenia i terminie odwołania się do sądu pracy,
  • prawie pracownika do szkoleń, jakie pracodawca zapewnia, w tym o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy (zadaniem domowym będzie przemyślenie, czy warto byśmy wprowadzili sformalizowaną politykę szkoleniową i jak szczegółowa powinna ona być).

Ponadto pracodawca będzie informował pracownika o „nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne” oraz o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. W większości przypadków będziemy tu wskazywać ZUS jako instytucję zabezpieczenia społecznego w Polsce.

W sytuacji, gdy będziemy wysyłać pracownika do pracy lub w podróż służbową poza granicami Polski na okres przekraczający 4 tygodnie, będziemy pracownikowi przedstawiać także dodatkowe informacje związane z takim wyjazdem i prawami pracownika w tym czasie.

Kiedy pracownik będzie mógł wnioskować o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia?

Jest to nowe uprawnienie pracownika, które pojawi się w kodeksie. Raz w roku kalendarzowym pracownik będzie mógł złożyć wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym o zmianę rodzaju pracy lub o zatrudnienie w pełnym wymiarze. Przepis ma tutaj zostawić katalog otwarty, zatem w zależności od charakteru firmy lub rodzaju pracy, mogą pojawić się inne postulaty ze strony pracownika. Taki wniosek będzie mógł złożyć pracownik o zakładowym stażu pracy wynoszącym co najmniej 6 miesięcy (z wyłączeniem pracowników na okresie próbnym).

Pracodawca, w miarę możliwości, powinien uwzględnić wniosek pracownika. A w każdym razie pracodawca będzie zobowiązany odpowiedzieć na taki wniosek, a przy decyzji odmownej – podać jej uzasadnienie.

Czy będzie trzeba uzasadniać wypowiedzenie umowy na czas określony?

Tak, to jest zdecydowanie jedna z najistotniejszych zmian. Dodatkowo w firmach uzwiązkowionych, zamiar wypowiedzenia umowy na czas określony będzie objęty obowiązkową konsultacją związkową. 

Przypomnieć warto, że taka konsultacja związkowa jest dwuetapowa. Najpierw pracodawca ogólnie kieruje do związków zawodowych pytanie o to, czy dany pracownik korzysta z obrony związkowej. Strona związkowa ma 5 dni na udzielenie odpowiedzi. Jeśli dostaniemy odpowiedź pozytywną, to dopiero wówczas kierujemy do związku pismo wskazujące na zamiar wypowiedzenia umowy o pracę i jego przyczynę, a związek ma kolejne 5 dni na przedstawienie swojego stanowiska. Stanowisko to nie jest dla pracodawcy wiążące, jednak sama procedura jest konieczna, a jej nieprzeprowadzenie oznacza, że wypowiedzenie będzie dokonane z naruszeniem przepisów. 

Wprowadzenie wobec umowy na czas określony konieczności uzasadniania wypowiedzenia oraz konsultacji związkowej powoduje, że w zakresie zasad wypowiadania umowa ta zrównana zostanie z umową na czas nieokreślony.

Co jeszcze nowego?

Jeszcze całkiem sporo. Będą nowe przerwy w pracy, nowe urlopy i zwolnienia od pracy, nowe zasady dotyczące urlopu rodzicielskiego i inne. Przyjrzymy im się bliżej w kolejnych odcinkach. Zapraszam.