Kiedy stosować list intencyjny, a kiedy umowę przedwstępną?
Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, jaka jest nasza intencja. List intencyjny jest pewną deklaracją zamiaru i w odróżnieniu od umowy przedwstępnej nie musi mieć wiążącego charakteru. Z kolei umowa przedwstępna jest wiążąca dla stron – tj. zobowiązują się one zawrzeć umowę o pracę na warunkach i w terminie określonym w umowie przedwstępnej.
Uwaga! Jak zwykle, należy za każdym razem ocenić, z jakim dokumentem mamy do czynienia, przy czym nie decyduje jego nazwa, ale treść. Z umową przedwstępną mamy do czynienia wtedy, gdy w jej treści ustalimy wszystkie istotne elementy umowy przyrzeczonej. W przypadku przedwstępnej umowy o pracę będą to zatem: rodzaj pracy, wymiar etatu i miejsce pracy, wynagrodzenie oraz termin rozpoczęcia pracy. Jeśli w dokumencie te kwestie zostały uregulowane i podpisały go obie strony (tj. pracodawca i kandydat), to zawarliśmy przedwstępną umowę o pracę, nawet jeśli dokument nazwaliśmy „listem intencyjnym”. Oznacza to, że nie możemy tak łatwo zmienić zdania.
Umowa przedwstępna jest zatem rozwiązaniem, które daje większą pewność co do późniejszego zawarcia umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, że o ile niedoszły pracownik może domagać się (także na drodze sądowej) zawarcia umowy o pracę, gdyby to pracodawca uchylał się od jej podpisania, to w drugą stronę nie działa to w taki sam sposób. Gdyby to kandydat zmienił zdanie i odmawiał zawarcia umowy o pracę, to pracodawca nie ma skutecznego narzędzia by go do tego „zmusić” (o ile faktycznie uznalibyśmy, że takie przymuszanie to dobry pomysł na początek zatrudnienia). Możliwe jest jednak dochodzenie od takiego kandydata np. odszkodowania.
Jak wystawić skierowanie na badania wstępne, skoro nie mamy jeszcze PESELu i miejsca zamieszkania kandydata?
Skąd wątpliwości dotyczące wystawiania skierowania na badania wstępne? We wzorze takiego skierowania w części dotyczącej danych osoby przyjmowanej do pracy, wymienione są: imię i nazwisko, data urodzenia oraz adres zamieszkania. Z drugiej strony przepisy kodeksu pracy stanowią, że datę urodzenia pozyskujemy od kandydata do pracy, jednak adres zamieszkania pozyskujemy dopiero od pracownika (a nie kandydata), zatem dopiero po zawarciu umowy o pracę (zatem już po badaniach wstępnych).
Najpierw rozprawy się z mitem o PESELu. Faktycznie, we wzorze skierowania na badania jest wskazany PESEL jako jedna z informacji identyfikujących pracownika. Skierowanie jednak dotyczy wszystkich badań (tj. wstępnych, okresowych i kontrolnych) i należy je uzupełniać zgodnie z wyjaśnieniami do wzoru, a w nich czytamy, że w stosunku do osoby przyjmowanej do pracy (a tak kwalifikujemy osobę wysyłaną na badania wstępne) zamiast PESELu podajemy datę urodzenia.
Co do miejsca zamieszkania zaś, na wątpliwości te odpowiedział Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazując, że od osoby przyjmowanej do pracy możemy pozyskać informacje o miejscu zamieszkania właśnie dlatego, że jest to konieczne do wystawienia wymaganego przepisami skierowania na badania wstępne. Ten adres zatem umieszczamy w skierowaniu.
Co warto uwzględnić w umowie o pracę, a jakie dodatkowe postanowienia nie są dobrym pomysłem?
Widoczne gołym okiem jest podejście, że im wyższe stanowisko, tym dłuższa umowa o pracę. Jest to słuszne podejście.
Wiadomo, że w każdej umowie o pracę musi znaleźć się minimum wynikające z kodeksu pracy. Pozostałe postanowienia są już opcjonalne i powinny znaleźć się w umowie, jeśli konieczne jest ich uregulowanie między stronami (np. indywidualnie ustalone zasady bonusowe czy wydłużenie okresu wypowiedzenia) bądź gdy jest to konieczne dla zabezpieczenia interesu pracodawcy (np. postanowienia dot. ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa czy zakresu oraz zasad nabycia praw autorskich do utworów tworzonych przez pracownika).
Nie jest jednak dobrym pomysłem przepisywanie do umowy o pracę np. informacji ujmowanych w tzw. informacji dodatkowej do umowy o pracę, kwestii objętych regulaminem pracy lub uregulowanych w kodeksie pracy.
Taka praktyka powoduje, że pracodawca „usztywnia” swoją sytuację i ogranicza swoje kompetencje co do organizacji pracy. Przykładowo, to, czy pracownik pracuje w systemie zmianowym wynika z regulaminu pracy, który pracodawca (zasadniczo) może samodzielnie i jednostronnie zmienić. Jeśli zaś wpiszemy do umowy o pracę, że pracownik pracuje w systemie jednozmianowym, to zmiana tego ustalenia będzie wymagała zmiany umowy o pracę, która wymaga albo zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego (aneksu) albo (gdy pracownik nie zgadza się na aneks) wypowiedzenia mu warunków pracy i odczekania upływu okresu wypowiedzenia by móc wdrożyć taką zmianę.
Jakie inne oświadczenia odebrać od pracownika przed dopuszczeniem do pracy, poza zapoznaniem go z regulaminem pracy?
Minimum kodeksowe (uzupełnione rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej) wymaga, by przed dopuszczeniem do pracy pracownik przeszedł wstępne badania lekarskie oraz szkolenia BHP, co powinno być udokumentowane odpowiednimi oświadczeniami i dokumentami. Nadto, pracownika należy zapoznać z regulaminem pracy, co powinien nam potwierdzić.
W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy należy także przedstawić pracownikowi tzw. informację dodatkową do umowy o pracę, a w ciągu 30 dni – informację na temat ubezpieczenia społecznego i podmiotu, któremu przekazywane są składki. W praktyce najlepiej to „załatwić” w jednym dokumencie.
Osobny zestaw to kwestie RODO-wskie, czyli klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu i ewentualne inne dokumenty związane z tym zagadnieniem (np. odebranie zgody na określone przetwarzanie danych czy udzielenie upoważnienia do przetwarzania, jeśli jest konieczne na danym stanowisku).
Najczęstszym „przeoczeniem” pracodawców w tym zakresie jest obowiązek przekazania pracownikowi informacji na temat stosowanego monitoringu i kontroli trzeźwości. Pomimo tego, że kwestie te są ujęte (obowiązkowo) w regulaminie pracy, to poza zaznajomieniem pracownika z tym regulaminem, należy mu odrębnie przekazać informacje w tych dwóch zakresach. Tym samym konieczny jest „osobny papier” z tymi informacjami przekazany pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy, a pracownik powinien potwierdzić nam jego otrzymanie.
