To właśnie z orzecznictwa, a nie wprost z przepisów, wynika obowiązek ujmowania w wypowiedzeniu nie tylko jego przyczyny, ale i kryterium doboru do zwolnienia. Dzisiaj zatem o tym, kto, kiedy i jakie kryteria doboru do zwolnienia powinien stosować i wskazywać w treści wypowiedzenia.
Jak dobrze napisać uzasadnienie wypowiedzenia?
Pytanie za 100 punktów! Zacznijmy od tego, że obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę dotyczy wyłącznie pracodawcy (tj. pracownik nigdy nie musi tłumaczyć się z wypowiedzenia) i „tylko” umów na czas określony i nieokreślony. Wbrew pojawiającym się czasami poglądom, nawet po zmianach z 2023 r. pracodawca nie ma obowiązku wskazywania w treści wypowiedzenia umowy na okres próbny jego przyczyny.
Jaka jest „złota zasada” uzasadniania wypowiedzenia? Przyczyna zwolnienia musi być:
- prawdziwa (tj. powołujemy się na faktyczne okoliczności, nie wymyślamy),
- rzeczywista (tj. wskazujemy te okoliczności, które doprowadziły nas do decyzji o rozstaniu, a uzasadnienie to jest nadal aktualne),
- konkretnie wskazana (tj. pracownik po przeczytaniu wypowiedzenia powinien wiedzieć, za co jest zwalniany, bez konieczności dopytywania o cokolwiek).
Te wymogi powtarzane są w niemal każdym wyroku w sprawie z odwołania od wypowiedzenia, zatem warto je przyjąć i powtarzać jak mantrę.
Czy likwidacja stanowiska to coś innego niż redukcja etatów?
I likwidacja stanowiska i redukcja etatów należą do grupy przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę, które nie dotyczą pracownika. Aktualnie w orzecznictwie widoczna jest wyraźna linia podziału, która odróżnia od siebie te dwie sytuacje.
Likwidacja stanowiska pracy to sytuacja, gdy mamy w organizacji jedno jedyne stanowisko lub grupę jednakowych stanowisk i wszystkie je usuwamy. Przykładowo, mamy jedną księgową i ją zwalniamy albo mamy 3 specjalistów ds. marketingu i rozstajemy się z całą trójką.
Takie przypadki występują w różnych okolicznościach. Może być tak, że rezygnujemy z dalszego prowadzenia danej działalności (np. nie będziemy już handlować z Japonią i zwalniamy dedykowanego do tej współpracy tłumacza języka japońskiego). Inny przypadek to outsourcing wycinka działalności (np. zwalniamy prawnika, bo obsługę prawną zlecimy zewnętrznej kancelarii). Trzeci z tych książkowych scenariuszy to sytuacja, kiedy wprowadzamy zmiany organizacyjne i zadania przypisane dotychczas jednemu stanowisku rozdzielamy pomiędzy inne już istniejące w organizacji, tj. nic nie zostaje do zagospodarowania, a jednocześnie nie tworzymy nowego stanowiska. Likwidacja stanowiska, sama w sobie, stanowi uzasadnienie dla wypowiedzenia umowy o pracę. Trzeba ją tylko dobrze opisać pamiętając o mantrze z góry.
Redukcja etatów to z kolei zupełnie inna historia. Jeśli redukujemy etat/etaty, to oznacza, że z grupy pracowników wykonujących tą samą pracę zwalniamy jedną lub więcej osób, ale ktoś zostaje. Redukcja etatów to zatem zmniejszenie liczby pracowników w danej grupie, a nie zwolnienie ich wszystkich.
Dlaczego to rozróżnienie jest tak istotne? Właśnie z uwagi na to, że dokonując redukcji etatów musimy wytypować pracownika/pracowników do zwolnienia.
Jeśli bowiem (np.) mamy 5 kierowców, a z uwagi na zakończenie współpracy z kluczowym kontrahentem nie mamy zapotrzebowania na pracę całej piątki i wystarczy nam 3, to musimy zdecydować, którym dwóm pracownikom wręczymy wypowiedzenie. Musimy zatem przyjąć (wybrać) i zastosować kryterium doboru do zwolnienia. Ale uwaga! To kryterium musimy także podać w treści wypowiedzenia umowy o pracę. Jeśli tego nie zrobimy, to każdy z tych dwóch kierowców otrzymałby wypowiedzenie z uzasadnieniem powołującym się na redukcję etatów i każdy z nich mógłby w takiej sytuacji zapytać „dlaczego ja?”. A pamiętamy, że przyczyna ma być konkretna; ma być taka, by pracownik nie musiał dopytywać. Musimy zatem na to pytanie odpowiedzieć już w treści wypowiedzenia i poza przyczyną właściwą, wskazać w nim także na to, jakie kryterium doboru zostało zastosowane i wytypowało daną osobę do zwolnienia.
Jakimi kryteriami doboru do zwolnienia możemy się posługiwać?
Takim kryterium powinny być okoliczności związane z wykonywaniem pracy przez pracowników. W zależności od sytuacji, rodzaju pracy zwalnianych osób, potrzeb organizacji itp., możemy powołać się na różne kwestie – ocenę wydajności, realizację celów, aktualną ocenę okresową, dokonaną przez przełożonego ocenę możliwości rotowania między stanowiskami, poziom dyspozycyjności i wiele innych. Możemy zastosować jedno kryterium, a może okazać się konieczne uwzględnienie większej ich liczby.
W tym zakresie sądy pracy stoją na stanowisku, że to pracodawca decyduje, jakim okolicznościom przyznać w tym zakresie kluczowe znaczenie. Oczywiście, w razie sporu pracodawca będzie musiał udowodnić, że były to kwestie dobrane obiektywnie i z uwzględnieniem faktycznych potrzeb organizacji (a nie np. po to, by wytypowana została konkretna osoba, a kryteria doboru były wymyślone i „naciągane”).
Czy każdy pracodawca musi stosować kryteria doboru do zwolnienia?
Tak! Każdy jeden pracodawca, jeśli dokonuje redukcji etatów, ma obowiązek zastosować i wskazać w wypowiedzeniu kryteria doboru do zwolnienia. Choć nie wynika to bezpośrednio z przepisów kodeksu pracy, to sądy pracy nie mają wątpliwości. Brak przywołania w uzasadnieniu wypowiedzenia kryteriów doboru w takiej sytuacji powoduje, że przyczyna jest niekonkretna.
Co istotne, nawet jeśli w rzeczywistości takie kryteria były zastosowane, ale nie wskazaliśmy ich w wypowiedzeniu, to w razie odwołania się przez pracownika do sądu pracy, to tylko z tytułu samej tej „niekonkretności” będą mu przysługiwały określone roszczenia od pracodawcy.
Czy każdy pracodawca musi wypłacać odprawę, gdy likwiduje stanowisko pracy?
Nie każdy. Obowiązek wypłaty pracownikowi odprawy, jeśli jest zwalniany z powodu likwidacji stanowiska lub redukcji etatów, przewidziany jest w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, którą potocznie nazywa się ustawą o zwolnieniach grupowych. Z kolei ustawa ta ma zastosowanie tylko do pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników (liczymy tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę).
Jeśli jesteśmy mniejszym pracodawcą (zatrudniamy 19 pracowników lub mniej), to ta ustawa w ogóle nas nie interesuje. Nawet przy likwidacji stanowiska pracy stosujemy przepisy ogólne kodeksu pracy. Nie mamy zatem obowiązku wypłacać odprawy.
Jednak jeśli jesteśmy większym pracodawcą (zatrudniamy 20 osób na podstawie umowy o pracę lub więcej), to – UWAGA! – w każdym przypadku, gdy rozwiązujemy umowę z przyczyn niedotyczących pracowników, to o tej ustawie musimy pamiętać. W każdym takim przypadku pojawi się prawo pracownika do odprawy za takie zwolnienie. Nawet gdy zwolnienie będzie dotyczyło tylko jednej osoby.
