Czy pracodawca musi stosować pisemne zakresy obowiązków?
Nie mamy takiego prawnego obowiązku. Pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracownika z zakresem jego obowiązków na stanowisku pracy, jednak nie musi to przybierać postaci pisemnego dokumentu.
Tym niemniej, w mojej ocenie warto to robić. Pozwala to bowiem na precyzyjne wyznaczenie zakresu zadań i odpowiedzialności pracownika, a tym samym – daje i pracownikowi i pracodawcy jasność co do tego, z czego pracownik może być rozliczany. W praktyce dokument sporządzany w tym zakresie bywa różnie nazywany – zakresem obowiązków, kartą stanowiskową, opisem czynności itp.
Jeśli chcę stosować pisemne zakresy obowiązków, jak najlepiej to robić?
Sposobów i szkół w tym zakresie jest wiele. Za najmniej korzystną dla pracodawcy opcję uznaję uczynienie z zakresu obowiązków części umowy o pracę (tj. wpisanie go do samej umowy lub dołączenie go do niej w formie załącznika), w szczególności, jeśli miałby on mieć charakter katalogu zamkniętego (tj. takiego, który uznamy za wyczerpujące wyliczenie powinności pracownika). Takie uregulowanie zadań pracowniczych powoduje bowiem, że jakakolwiek ich zmiana (dodanie nowego obowiązku, usunięcie dotychczasowego itp.) będzie wymagała dochowania trybu zmiany umowy o pracę.
Upraszczając nieco stanowisko Sądu Najwyższego w tym względzie, przyjmujemy bowiem, że skoro pracodawca i pracownik sami wpisali zakres zadań do umowy, to znaczy, że uznali to za kwestię tak ważną, że wymagającą jej uregulowania właśnie w samej umowie o pracę. Zatem zmiana tej ważnej kwestii wymaga zmiany umowy o pracę, co możemy zrobić albo zawierając aneks do umowy (porozumienie zmieniające), albo – jeśli pracownik nie zgadza się na taką zmianę – pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające, które wiąże się z koniecznością dochowania szeregu formalności oraz wejściem takich zmian w życie dopiero po upływie okresu wypowiedzenia.
Jak zrobić to inaczej? W dużo łatwiejszej sytuacji będzie pracodawca, który przekaże pracownikowi zakres obowiązków w drodze polecenia służbowego (tj. nie czyniąc z zakresu części umowy o pracę). Polecenie służbowe pracodawca może bowiem zmienić poprzez… wydanie kolejnego polecenia. Będziemy mieli dużo prostszą dla pracodawcy sytuację.
Czy „i inne zadania zlecone pracownikowi” to worek bez dna?
Jestem także za tym, by zakresy obowiązków były katalogami otwartymi. Innymi słowy, wymieniamy obowiązki przykładowe (używając zwrotu „do obowiązków pracownika należy m.in. (…)”, „w szczególności” itp.) lub na końcu naszej wymienianki dodajemy sławetne „i inne zadania zlecone pracownikowi”. Takie podejście do opisu czynności na danym stanowisku daje pracodawcy większą elastyczność.
Jednak – jak zawsze – robimy zastrzeżenie! To, że zostawimy sobie taką furtkę nie oznacza, że możemy pracownikowi zlecać jakiekolwiek (wszystkie) zadania. Wskazanie pracownikowi zadania do wykonania następuje w drodze wydania mu polecenia służbowego. Dlaczego jest to istotne? Dlatego, że polecenia służbowe są dla pracownika wiążące, ale pod pewnymi warunkami wynikającymi wprost z przepisów kodeksu pracy.
Pracownik jest związany poleceniami przełożonych, ale tylko tymi, które dotyczą pracy i pod warunkiem, że nie są one sprzeczne z przepisami prawa pracy lub umową o pracę (art. 100 § 1 kp). Ten przepis i bardzo bogate orzecznictwo go dotyczące, oznacza, że możemy pracownikowi wydawać polecenia wykonania tylko takich zadań, które:
- będą zgodne z przepisami – np. nie możemy polecić popełnienia przestępstwa lub nie możemy wydać polecenia, które byłoby niezgodne z przepisami BHP czy przepisami o czasie pracy,
- nie będą naruszały zasad współżycia społecznego – np. będzie mógł odmówić polecenia pracy w nadgodzinach pracownik, jeśli jest jedyną osobą, która może odebrać dziecko z przedszkola i nie ma obiektywnej możliwości pozostania dłużej w pracy w sposób niezapowiedziany,
- będą mieściły by się w ramach rodzaju pracy, który ustaliliśmy w umowie o pracę pracownika poprzez wskazane tam stanowisko pracy.
Jeśli zatem polecimy pracownikowi zadanie, które zupełnie wykracza poza zwyczajowy zakres obowiązków na stanowisku zajmowanym przez pracownika, to – co do zasady – niewykonanie takiego polecenia przez pracownika nie będzie wiązało się dla niego z negatywnymi konsekwencjami. Nie zmieni tu nic nasz otwarty katalog obowiązków.
Skoro się tak zastrzegłam powyżej tym okropnym prawniczym „co do zasady”, to wiadomo, że są wyjątki. Będą one dotyczyły szczególnych sytuacji, kiedy np. wskutek jakiejś awarii czy innego nieoczekiwanego zdarzenia możemy od pracowników oczekiwać podejścia „wszystkie ręce na pokład” w duchu troski o dobro zakładu pracy. Inny wyjątek dotyczy także czasowego powierzenia pracownikowi innej pracy niż określona w umowie.
Kiedy mogę powierzyć pracownikowi zadania, które nie mieszczą się w zakresie jego obowiązków?
Taką możliwość daje pracodawcy art. 42 § 4 kp, który reguluje tzw. czasowe powierzenie innej pracy.
Zgodnie z tym przepisem, pracodawca może powierzyć pracownikowi, właśnie w drodze polecenia służbowego (tj. bez konieczności zmiany umowy o pracę) inny rodzaj pracy niż wynikający z umowy o pracę, ale tylko przy spełnieniu następujących warunków:
- jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy,
- powierzenie innej pracy nie może trwać dłużej niż 3 miesiące w danym roku kalendarzowym,
- pracownik nie może być na tym stratny finansowo, zatem jeśli powierzamy mu pracę mniej płatną niż jego „normalna” praca, to zachowuje on prawo do dotychczasowego wynagrodzenia (jeśli powierzylibyśmy pracę lepiej płatną – płacimy odpowiednio więcej),
- powierzona pracownikowi w tym trybie praca musi odpowiadać jego kwalifikacjom, przy czym przyjmuje się, że nie może być to praca wymagająca ani dużo wyższych, ani też dużo niższych kwalifikacji.
