Co dzieje się z umową o pracę w razie śmierci pracownika?
Śmierć pracownika to jedna z sytuacji, w której dochodzi do wygaśnięcia stosunku pracy. Skutek ten następuje automatycznie, tj. z mocy samego prawa. Nie ma potrzeby składania żadnych oświadczeń przez pracodawcę.
Z formalności pozostaje wyrejestrowanie zmarłego pracownika w ZUS oraz wystawienie świadectwa pracy. W tym przypadku i oryginał i kopię świadectwa pracy zmarłego, pracodawca włącza do części C akt osobowych. Natomiast jeśli osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym wystąpi do pracodawcy o przekazanie jej świadectwa pracy, to będziemy mieli obowiązek wydać ten dokument.
Co zrobić z wynagrodzeniem zmarłego pracownika, którego nie zdążyliśmy jeszcze wypłacić?
W razie śmierci pracownika pracodawca zobowiązany jest wypłacić świadczenia należne zmarłemu pracownikowi ze stosunku pracy (tj. przede wszystkim należne, a niewypłacone dotychczas wynagrodzenie za pracę i inne składniki płacowe, np. wynagrodzenie za nadgodziny, wynagrodzenie chorobowe itp. oraz ewentualny ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy) uprawnionym do tego osobom.
Osobami uprawnionymi do otrzymania tych świadczeń są małżonek zmarłego oraz osoby uprawnione do renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS. W tej grupie (szczegółowe warunki zaliczenia do niej reguluje ustawa) znajdują się najczęściej dzieci zmarłego do ukończenia przez nie 16 roku życia, a jeśli się uczą – do osiągnięcia przez nie 25 lat, a także dzieci całkowicie niezdolne do pracy. W niektórych okolicznościach do grupy tej zaliczani są także inni członkowie rodziny zmarłego.
Pomiędzy osobami uprawnionymi świadczenia po zmarłym dzielimy w równych częściach.
Dopiero, gdyby nie było takich osób uprawnionych, to prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku po zmarłym pracowniku.
Kiedy i komu wypłacamy odprawę pośmiertną?
W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. Jak widać zatem, przesłanką dla nabycia prawa do odprawy pośmiertnej niej jest to, by śmierć pracownika miała jakikolwiek związek z wykonywaną pracą. Decyduje wyłącznie związek czasowy, tj. śmierć wystąpiła w okresie pozostawania w stosunku pracy lub w okresie choroby po zakończeniu zatrudnienia.
Wysokość odprawy jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:
- jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
- trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
- sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Odprawa pośmiertna przysługuje tym samym osobom, które są uprawnione do wynagrodzenia po zmarłym pracowniku, wskazanym powyżej. Także odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Odmienność polega jednak w tym przypadku na tym, że w sytuacji, w której po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty.
Kiedy pracodawca może nie wypłacać odprawy pośmiertnej?
Kodeks pracy przewiduje możliwość zwolnienia się przez pracodawcę z obowiązku wypłaty tej odprawy. Ma to miejsce wówczas, gdy pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna przysługująca zgodnie przepisami kodeksu pracy. Co istotne, chodzi o ubezpieczenie pracownika na życie przez pracodawcę, tj. na koszt pracodawcy.
Jeżeli odszkodowanie z ubezpieczenia byłoby niższe od kodeksowej odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie (osobom uprawnionym) kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.
Jak w praktyce ustalić, czy osoba zgłaszająca się po świadectwo pracy lub odprawę jest do tego uprawniona?
Zaznaczmy od razu, że to pracodawca jest zobowiązany do ustalenia kręgu osób uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku. Jeśli zatem (przykładowo) zgłosiła się do pracodawcy wdowa po zmarłym pracowniku, to należy uzyskać od niej informacje, czy poza nią są inne osoby uprawnione zgodnie z ww. przepisami (jeśli takich informacji nie posiada pracodawca z innych źródeł, np. wcześniejszego zgłoszenia dzieci do ubezpieczeń). Dobrą praktyka jest przygotowanie i korzystanie z formularza takiego oświadczenia, wskazującego także na konsekwencje podania nieprawdziwych informacji.
Na jakich dowodach może oprzeć się pracodawca ustalając krąg osób uprawnionych?
Przepisy nie zawierają katalogu takich danych, zatem należy nasze działania dostosować do konkretnej sytuacji.
- Przede wszystkim wdowa powinna dostarczyć pracodawcy akt zgonu (ujęta w nim data śmierci jest datą wygaśnięcia stosunku pracy).
- Jeśli uprawnionym jest małżonek, to akt małżeństwa uważa się za wystarczający dla wypłacenia mu świadczeń, przy czym powinien być to dokument aktualny.
- Jeśli uprawnione byłyby także dzieci, to konieczne jest przedłożenie aktu urodzenia dzieci.
- Jeśli poza wdową nie ma innych uprawnionych osób, to należy odebrać od niej wskazane już powyżej pisemne poświadczenie tej okoliczności.
Każda z uprawnionych osób powinna potwierdzić swoją tożsamość oraz swoje pokrewieństwo bądź inne okoliczności, jakie sprawiają, że nabyła po zmarłym uprawnienia. W imieniu małoletnich dzieci wobec pracodawcy występuje ich rodzic.
Z praktycznego puntu widzenia warto pamiętać także o tym, że wobec osób, którym wypłacimy ww. świadczenia ze stosunku pracy, pracodawca będzie musiał dopełnić obowiązków podatkowych. Warto zatem zawczasu (tj. od razu) odebrać dane potrzebne nam w tym zakresie.
