Czy pracodawca samodzielnie ustala regulamin pracy i regulamin wynagradzania?
Regulamin pracy to taka „zakładowa konstytucja”, regulująca prawa i obowiązki zarówno pracownika, jak i pracodawcy w zakresie organizacji pracy. Jeśli w danej firmie nie działają związki zawodowe, to pracodawca samodzielnie wydaje regulamin pracy; jest tylko kilka wyjątkowych kwestii, które wymagają – dla ich wdrożenia – np. zgody przedstawicieli pracowników. Dotyczy to chociażby wydłużenia okresu rozliczeniowego czy wprowadzenia tzw. ruchomej doby pracowniczej, która powala na to, by pracownik sam decydował o godzinie rozpoczęcia pracy w ramach przedziału wyznaczonego mu w tym celu przez pracodawcę (np. między 7.00 a 10.00), a ewentualne rozpoczynanie pracy w danym dniu wcześniej niż w dniu poprzednim nie było traktowane jak nadgodziny. Z kolei u pracodawców uzwiązkowionych, konieczne jest współdziałanie ze stroną związkową w celu wydania regulaminu pracy.
Z regulaminem wynagradzania jest podobnie. Pracodawca, u którego nie działa związek zawodowy potrzebuję zgody przedstawiciela pracowników tylko na to, by nie tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (o ile jest pracodawcą zobowiązanym do posiadania takiego funduszu). Decyzja o nietworzeniu funduszu ma być bowiem „wspólną” decyzją pracodawcy i pracowników.
Kiedy zmiany do regulaminów wchodzą w życie?
Chcąc wprowadzić zmiany do regulaminu pracy pracodawca przyjmuje (w odpowiednim trybie zgodnie z tym, co wskazałam wyżej) aneks do regulaminu i podaje go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty. Może to być zakomunikowanie tych zmian poprzez ich wywieszenie na tablicy ogłoszeń, powieszenie w intranecie czy rozesłanie mailowo – ma to być sposób taki, jaki jest dla danej organizacji typowy. Tak ogłoszony aneks wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracownikom. Zasadniczo, nie jest potrzebne dokonywanie przez pracodawcę dalszych czynności.
Inaczej (trudniej) wygląda zmiana regulaminu wynagradzania. Jeśli bowiem wprowadzamy do tego regulaminu zmiany niekorzystne dla pracowników (tj. pracownicy będą mieli gorzej niż dotychczas), to takie zmiany, poza wprowadzeniem ich do regulaminu w sposób opisany wyżej (tj. przyjęcie i ogłoszenie aneksu + upływ dwóch tygodni), wymagają jeszcze wprowadzenia ich do treści indywidualnych stosunków pracy. Konieczne w takiej sytuacji jest zatem (dodatkowo) zawarcie z pracownikami aneksów do umów o pracę, a jeśli pracownicy nie wyrażają zgody na takie aneksy – dokonanie wobec nich wypowiedzeń zmieniających. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, gdyż u niego dokonanie takich wypowiedzeń może wymagać poprzedzenia ich procedurą grupową.
Czy zmiany do regulaminów powinny obowiązywać od 1 stycznia?
Nie ma takiego wymogu prawnego. To trochę „magia” daty 1 stycznia, od której chcemy mieć już zaprowadzone nowe porządki. Można zatem oczywiście celować ze zmianami od 1 stycznia (wówczas aneks do regulaminu pracy powinien być ogłoszony do połowy grudnia, a przy regulaminie wynagradzania potrzeba nieco więcej planowania), można jednak również wprowadzać je w trakcie roku.
Z praktycznego punktu widzenia warto termin wprowadzenia zmian dopasować do naszej organizacji. Przykładowo, zmiany dotyczące długości okresu rozliczeniowego są prostsze w obsłudze, jeśli wchodzą w życie po zakończeniu dotychczasowego okresu. Podobnie, zmiana systemu premiowania jest łatwiejsza do przeprocedowania od nowego okresu premiowego, co pozwala na rozliczenie dotychczasowego okresu na dotychczasowych zasadach.
Co warto ująć w regulaminie pracy?
Regulamin pracy w praktyce często wygląda jak wyciąg z kodeksu pracy. W mojej ocenie jest to błąd taktyczny i zmarnowanie potencjału tego aktu. Dobrze ułożony regulamin pracy, odpowiadający specyfice danej organizacji, może być świetnym sposobem na zadbanie o poprawne relacje w firmie oraz relacje między pracownikiem a pracodawcą.
Regulamin pracy powinien być przede wszystkim miejscem, w którym regulujemy kwestie istotne z punktu widzenia pracodawcy, a które (często, coraz częściej) nie są uregulowane w przepisach powszechnie obowiązujących. Dzisiejsze regulaminy pracy powinny wyglądać zupełnie inaczej niż te sprzed kilku lat. Przykładem takiej materii wartej ujęcia w regulaminie pracy jest chociażby kwestia aktywności pracowników w internecie.
