Dodatkowo obfitujący w zmiany 2023 rok przynosi zmiany także w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w związku z kontrolą trzeźwości pracowników i pracą zdalną. Część z tych zmian obowiązuje już od 21 marca br. Zapraszam zatem na wiosenne porządki w dokumentacji pracowniczej.
Co zmienia się w aktach osobowych od 21 marca 2023 r.?
W związku z wprowadzeniem do kodeksu pracy zmian dotyczących kontroli trzeźwości pracowników, konieczne było dostosowanie do nich zasad prowadzenia akt osobowych. Od 21 marca br. weszły w życie zmiany w rozporządzeniu ws. dokumentacji pracowniczej, które dotyczą właśnie sposobu postępowania z dokumentami, jakie towarzyszą kontroli trzeźwości pracowników.
W części B akt osobowych, jeśli pracodawca stosuje zakładową kontrolę trzeźwości, przechowujemy potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania. Uwaga! Regulacje dotyczące kontroli trzeźwości zakładają, że pracownik jest odrębnie informowany o kontroli w firmie (w ww. zakresie), a odrębnie (jak dotychczas) jest zaznajamiany z regulaminem pracy, w którym kontrola trzeźwości także jest uregulowana, co potwierdza, składając odpowiednie świadczenie. Największą nowością jest pojawienie się nowej części akt osobowych – części E.
Co i na jakich zasadach przechowujemy w części E akt osobowych?
Tutaj będziemy przechowywać dokumenty związane z kontrolą trzeźwości konkretnego pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie narkotyków, tj.:
- informacje dotyczące kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę,
- informację dotyczącą badania przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Pamiętajmy, że pracodawca ma prawo przechowywać wskazane dokumenty wyłącznie wówczas, gdy w toku kontroli wykazany zostanie stan po spożyciu środków działających podobnie do alkoholu, zaś co do samego alkoholu – co najmniej stan po spożyciu alkoholu. Stan te jest definiowany jako obecność alkoholu w wydychanym powietrzu od 0,1 do 0,25 mg/dm[3] lub stężenie 0,2 promila we krwi. Niższych wartości uzyskanych w wyniku kontroli pracownika kodeks pracy nie traktuje jako stanu nietrzeźwości. Dokumenty w części E będziemy przechowywać okresowo i na zasadach analogicznych jak te, które dotyczą przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych w części D. Także część E będzie miała swoje „podteczki” – wydzieloną część dla danej kontroli (E1, E2 itd.).
Jak długo przechowujemy dokumenty w części E?
Okres przetwarzania danych dot. kontroli trzeźwości, a zatem i okres przechowywania tych dokumentów w aktach osobowych, ustalony został w kodeksie pracy jako maksymalnie jeden rok od dnia zebrania tych danych. Jeśli za nietrzeźwość w pracy pracownika ukaraliśmy karą porządkową, to informacje te przetwarzamy do czasu uznania kary za niebyłą, co najczęściej następuje po roku nienagannej pracy pracownika. Dodajmy, że w tym zakresie chodzi tylko o kary porządkowe, tj. rok bez kar nakazuje uznać karę za niebyłą. Nie mają zatem tutaj znaczenia takie przewinienia pracownika czy nasze do niego zastrzeżenia, które nie skutkowały nałożeniem kary. W sytuacji, gdy informacje o „dodatniej” kontroli mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu, terminy przechowywania tej dokumentacji wydłużają się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Znaczenie mają przy tym wszystkie postępowania prowadzone na podstawie prawa – takie, których stroną jest pracodawca, jak i takie, o wytoczeniu których pracodawca się „tylko” dowiedział. Po upływie ww. okresów pracodawca ma obowiązek usunięcia danych. Będzie to następowało poprzez usunięcie danej podteczki lub podteczek z części E, a pozostałym częściom w części E będziemy przyporządkowywać następujące po sobie numery.
Czy musimy kupić nowe teczki, zawierające część E?
Często klienci pytają obecnie, czy muszą kupić nowe teczki lub dołożyć przegródki i wydzielić część E we wszystkich teczkach osobowych pracowników. W dużych firmach może być to nie lada przedsięwzięcie. Zgodnie z przepisami zmieniającymi rozporządzenie ws. dokumentacji pracowniczej, pracodawcy do 5 kwietnia powinni dostosować sposób przechowywania dokumentacji dot. kontroli trzeźwości do nowych wymagań. Dotyczy to jednak wyraźnie dokumentacji w tym zakresie, zgromadzonej przed 21 marca br. Jako że zawsze jestem za zdroworozsądkowym podejściem do przepisów (przynajmniej na tyle na ile jest to możliwe), także i tutaj za tym optuję. Musimy zatem mieć świadomość co do nowych regulacji i wynikających z nich przepisów, a tym samym wiedzieć, w jaki sposób postąpić z dokumentacją, którą będziemy sporządzać w związku z kontrolą trzeźwości. Z tego względu warto pewnie mieć pod ręką kilka dodatkowych przegródek, by na szybko wydzielić część E i podteczkę E1… 😉
