To wszystko sprawia, że u pracodawców coraz częściej pojawia się potrzeba zarządzania absencjami pracowników. Najczęściej takie potrzeby pracodawcy zgłaszają w odniesieniu do absencji chorobowych pracowników.
Czy pracodawca ma narzędzia zarządzania i kontroli nad zwolnieniami lekarskimi?
Przepisy prawne przewidują lub dopuszczają przynajmniej trzy grupy takich narzędzi.
Z jednej strony pracodawca może stosować (np. na większą niż dotychczas skalę) kontrolę zwolnień lekarskich – prawidłowości ich wystawiania, ale (co istotniejsze!) także prawidłowości ich wykorzystywania. W trakcie zwolnienia lekarskiego pracownik powinien bowiem wracać do zdrowia, a tym samym nie powinien podejmować czynności, które mu ten powrót do zdrowia utrudniają. Jeśli pracownik z urazem kręgosłupa w tracie zwolnienia robi remont mieszkania, to możemy z dużym prawdopodobieństwem założyć, że nie jest to prawidłowe wykorzystywanie zwolnienia. W takiej sytuacji pracownik może (w zależności od okoliczności) utracić prawo do wynagrodzenia chorobowego, zostać ukarany karą porządkową lub może to stanowić przyczynę do rozwiązania z nim umowy o pracę.
Z drugiej strony mamy narzędzie finansowe, tj. uwzględnianie kwestii obecności w pracy (czy poziomu absencji) w systemach premiowych czy innych dodatkowych składnikach wynagrodzenia. Swego czasu bardzo popularne stały się premie frekwencyjne, które przysługiwały właśnie tym pracownikom, którzy osiągnęli wskazany przez pracodawcę poziom obecności w pracy. Trzecim narzędziem, zyskującym na popularności, są właśnie tzw. rozmowy absencyjne. Celem takiej rozmowy może być m.in. usprawnienie organizacji pracy, przypomnienie zasad dot. uprzedzenia o nieobecności, usprawiedliwiania jej oraz kontroli zwolnień lekarskich, zwiększanie świadomości pracowników co do skutków nieobecności pracownika w pracy (dla pracodawcy oraz innych pracowników), zidentyfikowanie ewentualnych problemów, z jakimi pracownicy mierzą się w miejscu pracy, a których rozwiązanie poprawiłoby jakość ich aktywności zawodowej. Taka rozmowa jest często okazją do przypomnienia pracownikowi np. o zapewnianej przez pracodawcę opiece medycznej i dostępnych wariantach czy zasadach korzystania z nich. W praktyce wskazuje się także, że taka rozmowa pozwala na pokazanie pracownikowi, że i jego praca, ale i on sam, są ważni dla organizacji.
Czy rozmowy absencyjne są zgodne z RODO?
Jeśli przeprowadzimy ją prawidłowo, to tak. Musimy oczywiście pamiętać, że taka rozmowa ma przede wszystkim charakter informacyjno-uświadamiający dla pracownika. Nie powinniśmy jej zatem traktować jako wywiadu i okazji do ustalenia, na co pracownik chorował czy co dolegało członkom jego rodziny. Pytanie pracownika o te kwestie jest niedopuszczalne. Jednak o innych aspektach związanych z nieobecnościami w pracy możemy rozmawiać.
Zdecydowanie rekomenduję, by na początku takiej rozmowy informować pracownika o tym, że nie jest zobowiązany udzielać nam informacji o stanie zdrowia swoim lub członków swojej rodziny.
Czy rozmowy absencyjne nie naruszają dóbr osobistych pracowników?
Ponownie, rozmowy przeprowadzone prawidłowo nie wiążą się z takim ryzykiem.
W tym zakresie musimy zadbać, by rozmowa była przeprowadzona w miejscu i warunkach gwarantujących jej poufność, by brały w niej udział osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych czy wreszcie – by decyzja o tym, z którym pracownikiem przeprowadzamy taką rozmowę nie miała charakteru dyskryminacyjnego.
Czy z rozmowy absencyjnej należy sporządzić notatkę?
Na pewno warto to zrobić. W projektach, które realizujemy z naszymi Klientami, najczęściej spisujemy politykę absencyjną. Mimo szumnej nazwy jest to najczęściej dokument od jednej do kilku stron, w którym opisujemy cele, które chce osiągnąć organizacja w zakresie zarządzania nieobecnościami pracowników, poszczególne narzędzia oraz sposoby korzystania z nich. W tej polityce wpisujemy także warunki i zasady przeprowadzania rozmów absencyjnych. Jest to zatem taka instrukcja postępowania.
Co do samej rozmowy dobrze mieć na uwadze, że przeprowadza ją najczęściej bezpośredni przełożony. To on zatem musi wiedzieć, w jaki sposób powinna być ona przeprowadzana. Z naszego doświadczenia wynika, że sprawdza się podejście „2 w 1”, w ramach którego przełożony korzysta z przygotowanego formularza takiej rozmowy, który uwzględnia poszczególne jej punkty (tematy) – od pouczenia dla pracownika, że nie musi się „spowiadać” ze stanu zdrowia, przez poszczególne informacje, które powinny być pracownikowi przekazane, aż po uwagi pracownika i przełożonego. Osoba prowadząca taką rozmowę odhacza w trakcie spotkania kolejne zrealizowane punkty, a na końcu formularz jest podpisywany i stanowi także potwierdzenie oraz zakres odbytej rozmowy.
