HR pyta prawnika: czego wymagają od pracodawcy nowe przepisy o pracy przy komputerze?

Czy obowiązki te dotyczą wszystkich pracodawców?

Tak, przepisy dotyczą wszystkich pracodawców – niezależnie od wielkości firmy czy branży, w której działa.

Wprowadzone minimalne wymogi dotyczą jednak nie wszystkich stanowisk, na których pojawia się praca przy komputerze. Istotnym wyłączeniem są stanowiska pracy z systemem przenośnym, nieprzeznaczonym do użytkowania co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Obecnie wyłączeni spod nowych wymagań są zatem pracownicy, którzy pracują na laptopie przez mniej niż połowę swojego dnia pracy.

Jakie powinno być wyposażenie stanowisk pracy po nowemu?

Pracownik pracujący na systemie przenośnym (laptopie) ma mieć zapewnione wyposażenie w co najmniej (minimalne wymogi):

• monitor stacjonarny lub podstawkę, dzięki której górna krawędź ekranu będzie znajdowała się na wysokości oczu (mamy tu zatem alternatywę,
• dodatkową klawiaturę,
• mysz.

Przepisy wskazują także, że pracownik pracujący przy laptopie lub komputerze stacjonarnym powinien mieć zapewnione odpowiednio dużo miejsca (by obsługiwane przez niego elementy znajdowały się w zasięgu ręki). Na życzenie pracownika pracodawca wyposaży jego stanowisko pracy także w podnóżek. 

Dalej dostajemy szczegółowe warunki dotyczące m.in.:

• monitora ekranowego, który ma być wyraźny, czytelny, stabilny, wygodny i nie ma migotać,
• klawiatury, która ma być wygodna, nienadwyrężająca rąk, matowa i czytelna,
• biurka, które powinno być odpowiedniej wielkości,
• krzesła, które ma zapewniać dostateczną stabilność, mieć podłokietniki, być obrotowe i regulowane w odpowiednich miejscach. 

Z powyższych względów należy w organizacji zweryfikować, czy nasze procedury i informacje w zakresie BHP odpowiadają nowym wymogom. Konieczne może okazać się „doinformowanie” pracowników czy nawet powtórzenie oceny ryzyka.

Do kiedy mamy czas na doposażenie stanowisk pracy?

Pracodawcy mają 6 miesięcy na to, by dostosować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe do nowych wymagań. Czas na dostosowanie się do zmian mamy zatem do 17 maja 2024 roku.

UWAGA: Ten 6-miesieczny okres „dostosowawczy” przewidziano dla stanowisk, utworzonych przed 17 listopada 2023 r. Jeśli takie stanowisko będziemy tworzyć teraz, to należy je wyposażyć już po nowemu.

Czy pracownikowi zdalnemu także musimy dokupić klawiaturę i myszkę?

Tu musi paść jedna z dwóch najgorszych możliwych odpowiedzi. Trwa bowiem spór w doktrynie co do tego, na ile mówimy tu o wyposażeniu stanowiska pracy (czego nie trzeba robić w stosunku do pracownika zdalnego w takim zakresie jak wobec pracownika stacjonarnego), a na ile o narzędziach pracy (które zapewnia pracodawca). Zdania są podzielone. Zdecydowanie przydałoby się oficjalne stanowisko resortu pracy lub PIP.

Z pewnością należy o takich nowych wymogach bezpiecznego i ergonomicznego wykonywania pracy przy komputerze poinformować pracowników pracujących zdalnie (o ile już wcześniej nie uwzględniliśmy tego w naszych dokumentach), a także odebrać od nich oświadczenia co do tego, czy ich domowe miejsca pracy spełniają te wymogi.

Czy mamy teraz obowiązek refundować soczewki kontaktowe?

Dotychczas przepisy nakładały na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok, jeśli ich używanie w pracy zostało potwierdzone przez lekarza medycyny pracy. W praktyce realizacja tego obowiązku przybiera formę zapewnianego przez pracodawcę dofinansowania dla pracownika do zakupu takich okularów.

Nowości wprowadzone do rozporządzenia wprost przewidują, że alternatywą dla okularów mogą być soczewki kontaktowe. Pozostałe wymogi pozostają takie same. Nadal zatem to pracodawca określa zasady i wysokość takiego dofinansowania.