Kiedy musimy być przygotowani do nowych przepisów?
W dniu wejścia w życie ustawy, czyli 25 września br., pracodawcy powinni mieć już wdrożone procedury zgłaszania nieprawidłowości i zasady ochrony sygnalistów.
Czy nowa regulacja dotyczy wszystkich pracodawców?
Nie. Ustawowy obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury dotyczy pracodawcy, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, a ten stan zatrudnienia ustalamy według stanu na 1 lipca lub 1 stycznia danego roku. Przy ustawie wchodzącej w życiu we wrześniu, decydujący będzie zatem stan na 1 lipca 2024 r.
Co istotne, ustawa odwołuje się do „osób wykonujących pracę zarobkową”, a nie tylko do pracowników. Znaczenie ma zatem stan zatrudnienia uwzględniający i pracowników (tu w przeliczeniu na pełne etaty) i osoby wykonujące na rzecz pracodawcy odpłatnie pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jeśli same nie zatrudniają do tego innych osób.
Wyjątkowa regulacja dotyczy pracodawców wykonujących tzw. specyficzną działalność, którzy objęci są przepisami ustawy niezależnie od stanu zatrudnienia. Szczegółowy wykaz takich działalności został wskazany w załączniku do dyrektywy o sygnalistach. Uwzględniono tam np. podmioty działające w sektorze finansowym, w tym biura rachunkowe.
Co właściwie musimy zrobić?
Aby dostosować organizację do nowych wymogów prawnych konieczne jest uwzględnienie trzech kwestii:
- ustalenie treści i wdrożenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń sygnalnych (w tym z rozstrzygnięciem kwestii, z jakich kanałów zgłoszeń będziemy korzystać). Sama procedura powinna uwzględniać przyjmowanie zgłoszeń, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, podejmowania działań następczych, przekazywanie informacji zwrotnych i prowadzenie wymaganego rejestru wszystkich zgłoszeń,
- przygotowanie się do stosowania tej procedury, co w praktyce oznacza wytypowanie osób, które będą opiekowały się tym tematem w organizacji i wyposażenie ich w odpowiednią wiedzę i umiejętności wymagane w tym zakresie (nie obędzie się zatem bez szkoleń),
- przemyśleć, wdrożyć i zapewnić stosowanie mechanizmów, które będą miały za zadania wyeliminowanie ewentualnych działań odwetowych wobec sygnalistów oraz ochronę sygnalistów.
Czy sam proces wdrażania procedury jest uregulowany?
Oczywiście. Najpierw przygotowujemy projekt procedury, która uwzględnia minimalne wymogi wynikające z ustawy, ale także takie kwestie, które w praktyce będą nam potrzebne i pomocne. Taki projekt konsultujemy ze związkiem zawodowym, a gdy taki u nas nie działa – z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy (a więc ponownie – szerzej niż przedstawiciele samych pracowników; konieczne jest zatem wyłonienie takiego przedstawicielstwa). Takie konsultacje trwają od 5 do 10 dni.
W wyniku konsultacji przyjęty tekst podajemy do wiadomości, a po kolejnych 7 dniach procedura wchodzi w życie.
O czym warto pamiętać tworząc procedurę zgłaszania nieprawidłowości?
Nasze doświadczenia pokazują, że dobra procedura to taka, która jest uszyta na miarę dla pracodawcy i uwzględnia jego specyfikę po to, by zasady i tryby postępowania były zgodne z przyjętymi w organizacji sposobami postępowania. Z drugiej strony procedura powinna być także czytelną i prostą instrukcją postępowania dla samych sygnalistów. Na koniec, konieczne jest zapewnienie zgodności tej procedury z innymi regulacjami wewnętrznymi czy korporacyjnymi.
Czy możemy procesy związane z sygnalistami wyoutsourcować i „mieć to z głowy?
Przyjmowanie zgłoszeń możemy zlecić na zewnątrz. Jednak działania następcze, a więc badanie zgłoszenia i jego konsekwencje musimy wykonywać wewnątrz organizacji.
Czy każda osoba zgłaszająca nieprawidłowość uzyska status sygnalisty?
Tylko taka, która jest autorem zgłoszenia sygnalnego zdefiniowanego w ustawie (np. korupcja, ochrona środowiska). Chodzi zatem o naruszenia w określonych dziedzinach prawa, przy czym podkreślmy, że „wypadło” z tego katalogu prawo pracy. Z mocy samej ustawy zatem osoba zgłaszająca np. mobbing lub dyskryminację nie uzyskuje statusu sygnalisty.
Pracodawca może oczywiście rozszerzyć katalog tematów, które będą podlegały zgłoszeniu i ochronie na podstawie wprowadzanej procedury. Zgodnie z ustawą, pracodawca może w ramach procedury przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w firmie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Będzie to jednak fakultatywne działanie pracodawcy, a nie realizacja obowiązku prawnego.
Zaznaczę także, że dla uzyskania ochrony ważne jest także, czy zgłoszenie było zgodne z prawdą, a jeśli nie – czy dana osoba działała w dobrej wierze, dokonując zgłoszenia.
Na czym polega ochrona sygnalisty?
Zacznijmy od tego, że sygnalista nie staje się „nietykalny” i nie można np. wypowiedzieć mu umowy o pracę w ogóle. Ochrona sygnalisty dotyczy jego ochrony w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem. Zabronione będą działania odwetowe w związku ze zgłoszeniem naruszenia (tj. za to nie możemy go zwolnić czy odebrać awansu).
Sygnaliście zapewniamy także poufność, co realizujemy poprzez zapewnienie bezpiecznego kanału zgłoszeń i odpowiednią procedurę postępowania.
Za naruszenie uprawnień sygnaliście przysługuje prawo do odszkodowania, a w procesie sądowym może korzystać z tzw. odwróconego ciężaru dowodu. Oznacza to, że przed sądem to pracodawca będzie musiał udowadniać, że nie naruszył ochrony sygnalisty, a jego decyzję uzasadniały okoliczności obiektywne, niezwiązane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości (tj. że nie było to działanie odwetowe).
