Nowoczesne laptopy, smartfony o wyższych parametrach niż nasze własne, pachnący nowością samochód – sprzęty użyczane nam przez pracodawcę jako narzędzia pracy są często miłym dodatkiem i zdarza się je nam traktować jako swego rodzaju bonus do pensji.
Na służbowym laptopie trzymamy własną muzykę, prywatne zdjęcia, rozliczamy PIT-y czy instalujemy aplikacje. Firmowy smartfon z czasem staje się naszym głównym telefonem, w ekstremalnych przypadkach nie korzystamy już wcale z prywatnego numeru.
Służbowe auto? Coraz częściej zdarza się nam wyskoczyć nim do znajomych czy na zakupy. Stopniowo zapominamy o tym, że jest to sprzęt tylko użyczony nam przez pracodawcę i to na ściśle określonych warunkach. Jak zatem i czy w ogóle można korzystać z tych urządzeń poza czasem pracy?
Regulacje prawne i wewnątrzfirmowe
Oczywiście jeżeli pracujemy zdalnie lub wyjeżdżamy służbowo, firmowy sprzęt to dla nas narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych i tutaj korzystanie z nich poza biurem to sprawa bezdyskusyjna. Co jednak w sytuacji, gdy chcielibyśmy wykorzystać te dobra materialne w innym celu?
Kodeks pracy i inne akty prawne jasno nie regulują tej kwestii, wiążącymi dokumentami będą zatem regulamin pracy oraz regulamin korzystania ze sprzętu służbowego, który powinien jasno określać zasady posługiwania się telefonami, komputerami, samochodami i innymi przedmiotami.
Każda firma przygotowuje własne zasady i w naszym dobrze pojętym interesie jest się z nimi zapoznać. Może się bowiem okazać, że pracodawca umożliwia nam dojazdy do i z pracy służbowym samochodem okrojone do konkretnej liczby kilometrów miesięcznie lub też np. użyczenie pracownikowi samochodu do celów prywatnych na określony czas. Może się jednak zdarzyć, że w służbowym samochodzie nie możemy przewozić osób niezatrudnionych w firmie, nawet członków rodziny lub auto to nie może opuszczać firmowego parkingu poza wyjazdami do klientów.
W regulaminach tych zawarte są też ważne informacje dotyczące sposobów kontrolowania sposobu użytkowania sprzętu. I tak telefony i komputery mogą zostać wyposażone w programy śledzące ruch w sieci, a samochód – w nadajnik GPS pozwalający na zdalne lokalizowanie pojazdu.
Kierowanie się zatem stwierdzeniem „wszyscy tak robią i nikt nie ma z tym problemów” może nas słono kosztować. Jakie są konsekwencje używania firmowych ruchomości niezgodnie z regulaminem?
Konsekwencje niewłaściwego użytkowania sprzętu
W zależności od kalibru przewinienia pracownik, któremu udowodniono fakt niewłaściwego wykorzystywania firmowego sprzętu, może spodziewać się ustnej lub pisemnej nagany, a w skrajnych przypadkach – nawet dyscyplinarnego zwolnienia z pracy. Skąd taki przekrój możliwych konsekwencji?
Jeśli służbowy komputer, na którym zgromadzone są ważne i poufne firmowe dane lub dostępy do programów i aplikacji, zostanie udostępniony osobie trzeciej, może dojść do wycieku bezcennych informacji.
A w przypadku gdy komputer zostanie zhakowany – zagrożona może być nawet integralność firmowego środowiska informatycznego. Przekazany do zabawy dziecku smartfon może znacząco obciążyć rachunek pracodawcy, kiedy pociecha uruchomi grę z tzw. mikropłatnościami. Liczne dostępne w sieci przypadki pokazują, że młodzi użytkownicy potrafią nieświadomie dokonać transakcji nawet na kilka tysięcy złotych.
Inaczej sprawy mają się, gdy dojdzie do uszkodzenia powierzonego mienia w trakcie użytkowania go niezgodnie z przeznaczeniem. Oprócz licznych konsekwencji zawodowych musimy liczyć się z tym, że pracodawca obciąży nas kosztami naprawy sprzętu niezależnie od tego, czy jest to stłuczony ekran w smartfonie czy rozbity samochód.
Jak widać, nawet niewinne użytkowanie powierzonego służbowego mienia do celów prywatnych może nieść ze sobą poważne konsekwencje: prawne, finansowe, a nawet skutkować utratą pracy. Więc choć na lekkie nadużywanie tych dobrodziejstw wydaje się już być przyzwolenie społeczne, w pierwszej kolejności zajrzyjmy do firmowych regulaminów.
W artykule Firma na home office znajdziecie fundamentalne rozwiązania dotyczące przejścia przedsiębiorstwa w tryb pracy zdalnej.
