Fikcyjne zatrudnienie – czym jest? Jakie ma konsekwencje prawne?

Czym jest fikcyjne zatrudnienie?

Fikcyjne zatrudnienie to sytuacja, w której strony zawierają umowę o pracę bez rzeczywistego zamiaru wykonywania pracy. Celem takiej umowy nie jest realizacja obowiązków służbowych, lecz uzyskanie określonych korzyści – najczęściej dostępu do świadczeń z ubezpieczeń społecznych albo obniżenia kosztów podatkowo-składkowych.

Z prawnego punktu widzenia mamy tu do czynienia z tzw. pozornością czynności prawnej: dokument istnieje, ale nie odzwierciedla realnych relacji między stronami. W praktyce oznacza to, że umowa może zostać uznana za nieważną, a skutki finansowe bywają dotkliwe.

Warto podkreślić: o fikcyjnym zatrudnieniu nie decyduje sama nietypowa forma współpracy (np. praca zdalna czy elastyczne godziny), lecz brak faktycznego świadczenia pracy albo brak podporządkowania pracownika pracodawcy – czyli podstawowych cech stosunku pracy.

Na czym polega fikcyjne zatrudnienie?

Schematy bywają różne, ale najczęściej sprowadzają się do jednego: umowa o pracę ma stworzyć pozory zatrudnienia.

W praktyce może to wyglądać tak, że:

• pracownik nigdy nie pojawia się w firmie ani nie wykonuje żadnych zadań,

• zakres obowiązków jest czysto teoretyczny,

• nikt nie nadzoruje pracy, bo realnie jej nie ma,

• „zatrudnienie” zaczyna się tuż przed planowanym zwolnieniem lekarskim lub urlopem macierzyńskim,

• pracodawca nie ma faktycznej potrzeby tworzenia danego stanowiska.

Często pojawiają się też sytuacje rodzinne lub towarzyskie – np. zatrudnianie bliskich wyłącznie po to, by uzyskali tytuł do ubezpieczenia. Sama relacja rodzinna nie jest oczywiście zakazana, ale w połączeniu z brakiem realnej pracy staje się istotnym sygnałem ostrzegawczym dla kontrolerów.

Jakie są powody zawierania fikcyjnych umów o pracę?

Motywacje stron są zazwyczaj finansowe. Do najczęstszych należą:

• chęć uzyskania zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego,

• „nabicie” stażu pracy potrzebnego do emerytury lub renty,

• uzyskanie tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego,

• próba legalizacji pobytu lub pracy,

• optymalizacja kosztów po stronie firmy (np. w powiązaniu z innymi formami zatrudnienia).

Z perspektywy pracodawcy bywa to również sposób na „pomoc” znajomemu czy członkowi rodziny. Problem polega na tym, że nawet jeśli intencje są dobre, skutki prawne mogą być bardzo poważne – dla obu stron.

Jak ZUS udowadnia, że zatrudnienie jest fikcyjne?

To, że umowa została podpisana i zgłoszona do ubezpieczeń, nie zamyka sprawy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo szczegółowo badać, czy zatrudnienie było realne.

W czasie kontroli analizowane są m.in.:

• zakres obowiązków i sens ekonomiczny stanowiska,

• dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy (maile, raporty, efekty zadań),

• ewidencja czasu pracy,

• zeznania pracownika i pracodawcy,

• struktura firmy i potrzeba zatrudnienia danej osoby,

• moment zawarcia umowy w relacji do zwolnień lekarskich lub świadczeń.

Kontrolerzy sprawdzają również, czy pracownik faktycznie podlegał kierownictwu pracodawcy, wykonywał pracę osobiście i otrzymywał wynagrodzenie za realne czynności.

Jeżeli ZUS uzna, że umowa była pozorna, może wydać decyzję o niepodleganiu ubezpieczeniom społecznym. W praktyce oznacza to cofnięcie prawa do świadczeń i obowiązek zwrotu wypłaconych pieniędzy – często wraz z odsetkami.

Gdzie zgłosić fikcyjne zatrudnienie?

Podejrzenie fikcyjnego zatrudnienia można zgłosić do:

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – gdy sprawa dotyczy świadczeń lub ubezpieczeń,

• Państwowa Inspekcja Pracy – gdy problem dotyczy naruszeń prawa pracy.

Zgłoszenie może być anonimowe. W praktyce wiele postępowań rozpoczyna się także „z urzędu”, np. po wykryciu nieprawidłowości w dokumentach albo przy okazji rutynowych kontroli.

Co grozi za fikcyjne zatrudnienie pracownikowi i pracodawcy?

Konsekwencje mogą być dotkliwe – i zazwyczaj obejmują obie strony.

Dla pracownika:

• utrata prawa do świadczeń (chorobowych, macierzyńskich, emerytalnych),

• obowiązek zwrotu nienależnie pobranych pieniędzy wraz z odsetkami,

• brak zaliczenia okresu „zatrudnienia” do stażu pracy,

• w skrajnych przypadkach – odpowiedzialność karna za wyłudzenie świadczeń.

Dla pracodawcy:

• konieczność korekty dokumentów i rozliczeń składkowych,

• kary finansowe,

• odpowiedzialność za pomoc w wyłudzeniu świadczeń,

• ryzyko postępowań sądowych i kontroli kolejnych instytucji.

Co istotne, samo podpisanie umowy nie chroni przed tymi skutkami. Jeżeli organy wykażą, że praca nie była faktycznie wykonywana, formalne zapisy tracą znaczenie.

Jak udowodnić, że umowa nie była fikcyjna?

Jeżeli ZUS zakwestionuje zatrudnienie, ciężar dowodu w praktyce spada na strony umowy. Dlatego tak ważne jest gromadzenie dokumentów potwierdzających realną pracę.

Pomocne mogą być m.in.:

• korespondencja służbowa (e-maile, komunikatory),

• harmonogramy i ewidencja czasu pracy,

• listy obecności,

• efekty pracy: raporty, projekty, zestawienia,

• zeznania współpracowników,

• dowody wypłaty wynagrodzenia,

• dokumenty potwierdzające podporządkowanie pracownicze (polecenia służbowe, zakres obowiązków).

Kluczowe jest wykazanie trzech elementów: że praca była wykonywana faktycznie, osobiście oraz pod kierownictwem pracodawcy. Im bardziej „papierowe” było zatrudnienie, tym trudniej obronić je w postępowaniu.

Podsumowanie

Fikcyjne zatrudnienie to nie niewinna formalność, lecz poważne naruszenie prawa, które może skutkować utratą świadczeń, zwrotem dużych kwot i odpowiedzialnością prawną po obu stronach umowy. Dla pracowników oznacza ryzyko finansowe i brak ochrony ubezpieczeniowej, dla pracodawców – realne konsekwencje kontrolne i wizerunkowe.

W czasach coraz dokładniejszych analiz danych i częstszych kontroli warto pamiętać, że umowa o pracę musi odzwierciedlać rzeczywistość – a nie jedynie tworzyć jej pozory.