Czym jest exit interview?
Exit interview to rozmowa przeprowadzana z odchodzącym pracownikiem. Gdy zbliża się zakończenie współpracy, warto uzyskać feedback od zatrudnionego na temat tego, jak pracowało mu się w danym miejscu. Pracodawca najczęściej korzysta w tym zakresie z pomocy zespołu HR. Jedynie w około 1/5 przedsiębiorstw exit interview przeprowadza samodzielnie bezpośredni przełożony.
Przebieg wywiadu końcowego zależy od potrzeb i zasad obowiązujących u konkretnego pracodawcy. Exit interview nie ma jednej, słusznej i z góry ustalonej formy, ponieważ powinien być dostosowany do specyfiki działania konkretnego zakładu pracy i stanowiska odchodzącego pracownika. Najważniejsze, aby mimo odejścia z pracy w czasie offboardingu zachować atmosferę empatii, wzajemnego szacunku i bezstronności.
Wywiad końcowy powinien być dobrowolny. Najlepsze efekty przynosi najczęściej luźna rozmowa. Gorzej sprawdzają się gotowe kwestionariusze czy ankiety, ponieważ ograniczają swobodne odpowiedzi i sprawiają wrażenie mniejszej otwartości na opinię odchodzącej osoby.
Exit interview – jaki ma cel?
Exit interview to swego rodzaju ankieta satysfakcji pracownika. Głównym celem przeprowadzenia wywiadu końcowego jest zrozumienie powodów odejścia danej osoby z zakładu pracy. Chodzi o to, aby ustalić, jak pracownik ocenia współpracę, a także zidentyfikować problemy i obszary, które w przyszłości trzeba poprawić.
Rozmowa końcowa może dotyczyć różnych stron funkcjonowania w danej organizacji. Pracodawca w jej trakcie najczęściej ustala nie tylko, jak pracownik ocenia warunki zatrudnienia czy satysfakcję z wykonywanych zadań, ale również pozyskuje informacje na temat jego funkcjonowania w zespole czy ustalonej wewnętrznej hierarchii. To moment, w którym nie ma miejsca na ukrywanie niezadowolenia, dlatego przełożony powinien być otwarty na wszystkie uwagi i przyjąć je ze zrozumieniem.
Dobre przeprowadzenie exit interview jest bardzo ważne, ponieważ bezpośrednio przekłada się na możliwość ograniczenia rotacji pracowników. Uzyskując rzetelne informacje na temat problemów występujących w danym zakładzie pracy, można usprawnić procesy, poprawić funkcjonowanie poszczególnych działów, a nawet rozwiązać niebezpieczne dla atmosfery w zespole konflikty. W ten sposób łatwiej jest zadbać o rozwój przedsiębiorstwa i stworzyć jego pozytywny wizerunek na rynku.
Jakie pytania zadawać podczas exit interview?
Exit interview jest przeprowadzany po to, aby poznać motywy decyzji danej osoby o odejściu z firmy i usprawnić funkcjonowanie zakładu pracy. Nie ma jednego, z góry ustalonego planu rozmowy końcowej. Jak przeprowadzić exit interview, aby wyciągnąć z niego jak najwięcej? Inspiracją mogą się okazać przykładowe pytania.
Exit interview – pytania:
- Jak oceniasz naszą współpracę?
Tak postawione pytanie jest dobrym wstępem do rozmowy. Ze względu na swój ogólny charakter pozwoli szczerze opowiedzieć o indywidualnej ocenie współpracy.
- Które aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa oceniasz pozytywnie?
W ten sposób nie tylko dowiesz się, które aspekty działania przedsiębiorstwa są doceniane przez pracowników, ale również stworzysz lepszą atmosferę rozmowy. W końcu nie każdy pracownik chce od razu otwarcie mówić o negatywnych sprawach.
- Co Twoim zdaniem wymaga poprawy?
Dzięki temu pytaniu dowiesz się, co stanowiło dla pracownika największy problem w dotychczasowej pracy. Jednocześnie masz szansę uzyskać sugestie w zakresie zmian, które mogłyby poprawić sytuację.
- Jaka atmosfera panuje w zespole?
Atmosfera w pracy jest jednym z najważniejszych czynników odpowiadających za satysfakcję z pracy. Z tego powodu zadbaj o to, aby w czasie exit interview dowiedzieć się czegoś na ten temat „z pierwszej ręki”.
- Jak oceniasz współpracę z Twoim managerem?
Manager to najważniejsza osoba w zespole. Warto ustalić, jak sprawdza się na swoim stanowisku z punktu widzenia podwładnych i wykorzystać pozyskane informacje do stworzenia feedbacku dla niego.
- Która część pracy podobała Ci się najbardziej, a która najmniej?
Czasami trudno wypowiedzieć się w czasie rozmowy końcowej o wszystkich istotnych aspektach. Warto jednak uzyskać informacje o kilku, które były najlepsze i najgorsze. Na tej podstawie można wyciągnąć wiele wniosków i przygotować jasny projekt zmian.
- Czy zakład pracy spełnił Twoje oczekiwania?
Powody odejścia z pracy mogą być różne, dlatego warto ustalić, czy firma spełniła oczekiwania zatrudnionego. Jeśli nie, to trzeba postarać się dowiedzieć, w których aspektach nie udało się osiągnąć założeń.
- Czego najbardziej brakowało Ci w firmie?
Exit interview daje szansę na ustalenie, czego najbardziej brakowało pracownikowi w firmie. W ten sposób można ustalić, jakie zmiany są obecnie kluczowe – w tym np. czy chodzi o wynagrodzenie, warunki pracy, możliwości rozwoju lub atmosferę.
- Czy istnieje coś, co mogłoby zmienić Twoją decyzję o odejściu?
W czasie wywiadu końcowego można dodatkowo ustalić, czy istnieje jeszcze szansa na zatrzymanie pracownika.
- Który aspekt był kluczowy przy podejmowaniu decyzji o przyjęciu oferty nowego pracodawcy?
Skoro pracownik podjął decyzję o odejściu, warto sprawdzić, jakie były jej kluczowe powody. W ten sposób można starać się wprowadzić ukierunkowane na poprawę tych aspektów zmiany, aby sytuacja się nie powtórzyła.
Jak analizować dane zebrane podczas exit interview?
Po przeprowadzeniu exit interview trzeba szczegółowo przeanalizować rozmowę i uzyskane dane. Na tej podstawie należy wyciągnąć wnioski i zaplanować zmiany.
Aby rozmowa końcowa była efektywna, bardzo ważne jest zachowanie dystansu i obiektywizmu. Kluczowe będzie zrozumienie punktu widzenia pracownika. Exit interview będzie bezcelowy, jeśli pracodawca nie daje się przekonać do konieczności zmian i twardo trzyma się stanowiska, że w firmie wszystko funkcjonuje dobrze.
Dane zebrane w czasie wywiadu końcowego najlepiej podzielić na obszary i analizować zarówno na niższym poziomie, jak i w odniesieniu do funkcjonowania całej organizacji. Jeśli uwag jest wiele, warto wybrać kilka, które wydają się najważniejsze i od nich rozpocząć wprowadzanie zmian. Z punktu widzenia pracodawcy nie można też zapomnieć o pozytywach. Warto docenić aspekty, które pracownik pochwali i w przyszłości dbać o ich utrzymanie na niezmienionym poziomie.
Jeśli w danym okresie zakład pracy przeprowadza większą liczbę exit interview, najlepiej na koniec przeprowadzić podsumowanie wszystkich zebranych informacji i na tej podstawie podjąć decyzję o kierunku i harmonogramie wprowadzania zmian.
Exit interview - podsumowanie
Wywiad końcowy to rozmowa, o której cały czas wielu pracodawców zapomina. Takie podejście to spory błąd, ponieważ exit interview może dać wiele przydatnych informacji na temat problemów w zakładzie pracy. Odejście z firmy to moment, w którym warto podsumować współpracę i poznać motywy decyzji pracownika. Dzięki temu da się realnie ograniczyć problem rotacji zatrudnionych w przyszłości.
