Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien być krótki i rzeczowy. Najlepiej sporządzić go więc zgodnie z przyjętym schematem, zaprezentowanym powyżej. Choć przepisy prawa pracy nie narzucają na pracownika stosowania takiego wzoru podania, to warto się go trzymać, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień i ułatwić pracodawcy podjęcie decyzji o przyznaniu urlopu.

Jak widzisz, we wzorze wniosku o urlop bezpłatny powinny znaleźć się przede wszystkim następujące elementy:

• miejscowość i data złożenia dokumentu,
• dane pracownika – imię, nazwisko, stanowisko i dział,
• dane pracodawcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko przełożonego, do którego kierowane jest podanie,
• tytuł dokumentu – np. „Wniosek o urlop bezpłatny”,
• podstawa prawna – art. 174 § 1 Kodeksu pracy,
• prośba o urlop bezpłatny – wraz z jego planowanymi datami,
• uzasadnienie wniosku – choć nie jest obowiązkowe, to w wielu sytuacjach okaże się przydatne,
• podpis pracownika.

Taki wzór wniosku o urlop bezpłatny powinien wystarczyć, jeśli masz dobre relacje z pracodawcą, a okoliczności planowanej przerwy od pracy nie budzą żadnych wątpliwości. W bardziej formalnych sytuacjach możesz jednak rozbudować nieco treść podania. Warto dodać do niej na przykład klauzulę potwierdzającą, że masz świadomość przerwania ciągłości zatrudnienia (a więc i zawieszenia składek ZUS w trakcie urlopu bezpłatnego).

Choć formalnie uzasadnienie wniosku o urlop bezpłatny nie jest wymagane, to może ono znacząco zwiększyć szanse na jego akceptację przez pracodawcę. Trudno bowiem oczekiwać, że przełożony zgodzi się na nieobecność pracownika bez konkretnych powodów. Postaraj się więc odpowiednio umotywować swoje podanie o urlop bezpłatny, zwłaszcza jeśli planujesz dłuższą przerwę od pracy. Pamiętaj, że firma nie jest zobowiązana, aby Ci jej udzielić.

Za chęcią skorzystania z urlopu bezpłatnego mogą stać różne przyczyny. Zazwyczaj mają one charakter rodzinny, zdrowotny, edukacyjny lub po prostu osobisty. Jeśli Twoja nieobecność miałaby trwać dłużej niż kilka dni, z pewnością wpłynęłaby na organizację pracy w firmie. Z tego względu w niektórych sytuacjach warto zadbać o właściwe uzasadnienie urlopu bezpłatnego.

Motywując swoje podanie o urlop bezpłatny, postaraj się, aby było ono zwięzłe, konkretne i wyważone. Nie musisz podawać zbyt wielu szczegółów – wystarczy, że jasno przedstawisz powody, którymi się kierujesz. Będzie to przejaw Twojego profesjonalizmu i szacunku do pracodawcy.

Przykładowe uzasadnienia wniosku o urlop bezpłatny mogą obejmować:

• świadczenie opieki zdrowotnej nad chorym członkiem rodziny,
• wyjazd za granicę, który nie mógłby się odbyć w ramach urlopu wypoczynkowego,
• udział w kursie rozwojowym,
• odpoczynek po intensywnym okresie pracy,
• konieczność załatwienia ważnych spraw osobistych,
• świadczenie pracy na rzecz innego pracodawcy.

Pamiętaj, że podana we wniosku motywacja powinna być z jednej strony zgodna z prawdą, a z drugiej – spójna z wartościami, którymi kieruje się Twoja firma. W innym razie pracodawca może wyrobić sobie negatywną opinię na Twój temat lub po prostu nie udzielić Ci urlopu bezpłatnego.

Aby skorzystać z urlopu bezpłatnego, wystarczy złożyć wniosek do pracodawcy i uzyskać jego zgodę. Cała procedura sprowadza się tak naprawdę do następujących kroków:

1. Przygotuj podanie – udzielenie urlopu bezpłatnego odbywa się na pisemny wniosek pracownika. Taki warunek zawarty został w Kodeksie pracy. Podanie możesz więc przygotować we własnym zakresie lub na bazie zaproponowanego wyżej wzoru z wnioskiem o urlop bezpłatny.
2. Przekaż wniosek odpowiedniej osobie – w zależności od procedur obowiązujących w Twojej pracy, podanie o urlop bezpłatny przekaż swojemu przełożonemu lub pracownikowi działu kadr. Zazwyczaj można to zrobić zarówno osobiście, jak i mailowo czy też za pośrednictwem wewnętrznego systemu elektronicznego firmy.
3. Poczekaj na decyzję – jako że pracodawca może potrzebować chwili, aby ustosunkować się do Twojej prośby, postaraj się złożyć swój wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem. Na pewno nie należy kierować go do przełożonego na dzień przed planowaną nieobecnością.

Zachowaj kopię wniosku – dla pewności przechowuj kopię swojego podania o urlop bezpłatny oraz kopię decyzji pracodawcy. Dokumenty te mogą przydać Ci się w kontaktach z ZUS-em, urzędem skarbowym lub innymi instytucjami.

Omawiając zasady urlopu bezpłatnego, należy pamiętać przede wszystkim o tym, że nie wynika on z obowiązku pracodawcy, a z jego dobrej woli. Możesz zawnioskować o przerwę, ale to Twój przełożony zdecyduje o tym, czy ją otrzymasz. Nie ma przy tym znaczenia, jak ważny jest podany przez Ciebie powód planowanej nieobecności.

Podanie o bezpłatną przerwę wyraźnie różni się więc od wniosku o urlop wypoczynkowy:

• Pracownik ma prawo do urlopu bezpłatnego, ale pracodawca może mu go odmówić bez podawania przyczyny.
• Pracodawca nie może narzucić pracownikowi urlopu bezpłatnego.
• Za okres urlopu bezpłatnego pracownik nie pobiera pensji.
• Urlop bezpłatny nie jest ograniczony czasowo, więc może zostać udzielony na dowolny okres (jeśli przekracza on 3 miesiące, strony mogą dopuścić odwołanie pracownika z urlopu, pod warunkiem że zaistnieją ku temu ważne przyczyny).
• Podczas urlopu bezpłatnego dochodzi do zawieszenia wykonywania obowiązków pracowniczych (stosunek pracy zostaje „zamrożony”).
• Za czas urlopu bezpłatnego pracodawca nie odprowadza za pracownika składek ZUS (zatrudniony może jednak opłacać dobrowolne składki na ubezpieczenie zdrowotne).
• Okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu pracy i nie jest brany pod uwagę przy wyliczaniu uprawnień pracowniczych.
• Rezygnacja z urlopu bezpłatnego wymaga zgody obu stron – w tym celu pracownik powinien skierować do pracodawcy wniosek o skrócenie urlopu bezpłatnego.

Zgodnie z Kodeksem pracy urlop bezpłatny udzielany jest pracownikowi na jego pisemny wniosek. Pracodawca nie musi go jednak akceptować. Aby zwiększyć szanse na otrzymanie dodatkowych dni wolnych od pracy, warto zawrzeć w podaniu właściwe uzasadnienie planowanej nieobecności.

Pamiętaj, że urlop bezpłatny zawiesza Twoje przywileje pracownicze. Oznacza to, że w jego trakcie nie przysługuje Ci ubezpieczenie chorobowe, więc nie masz prawa uzyskać na przykład wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku macierzyńskiego. Przed złożeniem wniosku o urlop bezpłatny upewnij się więc, że nie skomplikuje on Twojej sytuacji osobistej i zawodowej.