Umowa agencyjna to umowa konsensualna o świadczenie usług, w której stronami są dający zlecenie przedsiębiorca oraz przyjmujący zlecenie agent zajmujący się zawodowo pośredniczeniem w zawieraniu umów. Jest uregulowana w kodeksie cywilnym.

Co to jest umowa agencyjna? Zgodnie z art. 758 kodeksu cywilnego przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się – w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa – do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do podpisywania ich w jego imieniu. W praktyce taki rodzaj umowy będzie odpowiedni m.in. w przypadku współpracy w zakresie pośrednictwa handlowego czy pośrednictwa w sprzedaży. Agent w zakresie współpracy może pozyskiwać klientów i negocjować warunki umów. Dzięki temu przedsiębiorstwo oszczędza czas i może skupić się na głównym przedmiocie swojej działalności.

Agent zobowiązuje się do długotrwałego świadczenia usług na rzecz zleceniodawcy. Prowadzi osobną działalność gospodarczą, ale w jej zakresie wykonuje usługi pośrednictwa, które stanowią wykonanie zobowiązań z tytułu zawartej umowy agencyjnej. W zależności od ustaleń stron może działać jako pośrednik albo bezpośrednio w imieniu przedsiębiorcy. Do zawierania umów w imieniu dającego zlecenie oraz do odbierania dla niego oświadczeń agent jest uprawniony tylko wtedy, gdy ma do tego umocowanie. Strony są dodatkowo zobowiązane do zachowania wobec siebie lojalności.

Forma umowy agencyjnej co do zasady nie została określona w przepisach, jednak każda ze stron może żądać od drugiej pisemnego potwierdzenia treści umowy oraz postanowień ją zmieniających lub uzupełniających. Zrzeczenie się tego uprawnienia jest nieważne. Pisemna umowa agencyjna pozwala uniknąć wątpliwości co do zakresu współpracy oraz praw i obowiązków stron.

Umowa agencyjna powinna zawierać przede wszystkim takie elementy jak:

• określenie stron umowy – agenta oraz przedsiębiorcy dającego zlecenie – wraz ze wskazaniem ich szczegółowych danych, w tym m.in. firmy, numeru NIP czy adresu siedziby;
• przedmiot umowy – zakres obowiązków agenta w zakresie umowy zlecenia, w tym przede wszystkim określenie czynności, które pośrednik ma wykonywać (np. pozyskiwanie klientów, podpisywanie umów w zakresie przedsiębiorcy); 
• wynagrodzenie za świadczone usługi – sposób ustalania wynagrodzenia agenta oraz wypłacania środków; 
• postanowienia dotyczące poufności – zobowiązania w zakresie utrzymywania w tajemnicy określonych przez strony informacji; 
• czas trwania umowy agencyjnej – na jaki okres jest zawierana umowa; 
• zasady rozwiązania umowy agencyjnej – w tym terminów wypowiedzenia umowy o świadczenie usług agencyjnych; 
• podpisy stron. 

Strony zawierające umowę pośrednictwa przy zawieraniu umów z klientami na rzecz zleceniodawcy mogą w jej treści zawrzeć również inne niezbędne w ich przypadku postanowienia, m.in. dotyczące wyłączności (np. prawo do zawierania umów z klientami tylko za pośrednictwem agenta).

Najważniejsze elementy umowy agencyjnej w kodeksie cywilnym obejmują obowiązki agenta oraz zleceniodawcy. Te kwestie nie mogą być modyfikowane w toku ustaleń stron.

Przyjmujący zlecenie jest zobowiązany przekazywać wszelkie informacje mające znaczenie dla dającego zlecenie oraz przestrzegać jego wskazówek uzasadnionych w danych okolicznościach, a także podejmować – w zakresie prowadzonych spraw – czynności potrzebne do ochrony praw dającego zlecenie.

Obowiązki dającego zlecenie przedsiębiorcy to z kolei:

• przekazywanie agentowi dokumentów i informacji potrzebnych do prawidłowego wykonania umowy; 
• zawiadomienie agenta w rozsądnym czasie o przyjęciu lub odrzuceniu propozycji zawarcia umowy oraz o niewykonaniu umowy, przy której zawarciu agent pośredniczył lub którą zawarł w imieniu dającego zlecenie; 
• zawiadomienie agenta w rozsądnym czasie o tym, że liczba umów, których zawarcia przewiduje, lub wartość ich przedmiotu będzie znacznie niższa niż ta, której agent mógłby się normalnie spodziewać.

Wynagrodzenie jest obowiązkowym elementem umowy agencyjnej. Zasady jego ustalania i wypłaty strony mogą określić w jej treści. Jeśli tego nie zrobią, agentowi przysługuje prowizja.

Prowizja to wynagrodzenie, którego wysokość zależy od liczby lub wartości zawartych umów. Jeżeli jej wysokość nie została określona w umowie, należy się ona w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju w miejscu działalności prowadzonej przez agenta. Gdyby w danym przypadku prowizji nie dało się ustalić w ten sposób, agentowi należy się prowizja w odpowiedniej wysokości uwzględniającej wszystkie okoliczności bezpośrednio związane z wykonaniem zleconych mu czynności.

Wypowiedzenie umowy agencyjnej wymaga złożenia drugiej stronie pisemnego oświadczenia o wypowiedzeniu z uwzględnieniem postanowień umowy i zasad określonych w przepisach.

Umowa zawarta na czas nieoznaczony może być wypowiedziana:

• na miesiąc naprzód w pierwszym roku, 
• na dwa miesiące naprzód w drugim roku, 
• na trzy miesiące naprzód w trzecim i następnych latach trwania umowy.

Ustawowe terminy wypowiedzenia nie mogą być skracane. Można je jednak przedłużyć w umowie, z tym że termin ustalony dla dającego zlecenie nie może być krótszy niż termin ustalony dla agenta. Przedłużenie terminu dla agenta powoduje takie samo przedłużenie dla dającego zlecenie.

Umowy agencyjnej zawartej na czas oznaczony co do zasady nie można wypowiedzieć. Wyjątek stanowi sytuacja, w której zaszły nadzwyczajne okoliczności czy miało miejsce niewykonanie obowiązków przez jedną ze stron w całości lub znacznej części. W takim wypadku umowę agencyjną można wypowiedzieć bez zachowania terminów wypowiedzenia.