Olx praca / Strefa HR-owca / Dobre zebranie, czyli jakie? 10 tipów, dzięki którym twoje spotkanie będzie lepsze

Dobre zebranie, czyli jakie? 10 tipów, dzięki którym twoje spotkanie będzie lepsze

12.09.25

5 min.

Zuzanna Piechowicz

Udostępnij

Dobre zebranie, czyli jakie? 10 tipów, dzięki którym twoje spotkanie będzie lepsze

W wielu firmach zebrania to codzienność — czasem konieczność, czasem rytuał. Jednak niewiele rzeczy tak skutecznie drenuje energię zespołów jak źle poprowadzone spotkania. Badania Microsoft Work Trend Index z 2023 roku pokazują, że przeciętny pracownik spędza 57% tygodnia roboczego na spotkaniach i komunikacji, a aż 71% z nich uważa, że większość zebrań można by skrócić lub zastąpić mailem. Skoro więc spotkań nie unikniemy, warto nauczyć się robić je dobrze.

W tym artykule:

Zacznij od celu, nie od kalendarza
Zaproś tylko tych, którzy są naprawdę potrzebni
Wyślij agendę wcześniej
Zacznij punktualnie i skończ wcześniej
Wprowadź zasadę „jeden wątek naraz”
Angażuj uczestników
Ustal, kto podejmuje decyzję
Używaj wizualizacji
Zadbaj o rytuały i kulturę spotkań
Konkret na koniec

Zacznij od celu, nie od kalendarza

Zanim klikniesz „utwórz spotkanie”, zadaj sobie jedno pytanie: po co?. Każde zebranie powinno mieć konkretny cel – np. podjęcie decyzji, zebranie opinii, zaplanowanie działań. Jeśli celem jest tylko „aktualizacja statusu”, rozważ asynchroniczną formę: krótki update w Teams, Slacku lub mailem.

Zaproś tylko tych, którzy są naprawdę potrzebni

Według Harvard Business Review, udział niepotrzebnych osób w spotkaniach kosztuje firmy miliony dolarów rocznie. Każdy uczestnik powinien mieć jasno określoną rolę: decydent, ekspert, wykonawca lub obserwator. Im mniej przypadkowych osób, tym większa efektywność.

Wyślij agendę wcześniej

Agenda to nie biurokratyczny wymysł, ale mapa spotkania. Dzięki niej ludzie wiedzą, o czym będzie rozmowa, mogą się przygotować i trzymają się tematu. Najlepiej, jeśli każdy punkt ma przypisaną osobę odpowiedzialną i orientacyjny czas.

Zacznij punktualnie i skończ wcześniej

Czas to waluta współczesnej pracy. Jeśli szanujesz cudzy czas, budujesz kulturę odpowiedzialności. Krótsze spotkania są też bardziej dynamiczne i produktywne. Psychologowie organizacyjni zwracają uwagę, że koncentracja grupy spada po 40 minutach.

Wprowadź zasadę „jeden wątek naraz”

Nic tak nie rozmywa sensu jak przeskakiwanie między tematami. Wybierz jeden wątek, omów go do końca, podejmij decyzję i przejdź dalej. Chaos zabija efektywność.

Angażuj uczestników

Przygotowując się do spotkania, zadaj sobie pytanie: planuję wykładać czy realnie usłyszeć inne osoby na tym spotkaniu. Brzmi brutalnie, ale jest bardzo prawdziwe. Dobre spotkanie to takie, na którym każda osoba zaangażowana ma prawo zabrać głos. I zostać wysłuchana. Zamiast monologu, zadawaj pytania, rób rundki opinii, dziel spotkanie na krótkie segmenty.

Ustal, kto podejmuje decyzję

Jest różnica między dyskusją a decyzją. Na koniec każdego punktu jasno wskaż, kto odpowiada za decyzję i dalsze kroki. To redukuje frustrację i zapobiega organizowaniu wielu spotkań na ten sam temat.

Używaj wizualizacji

Narzędzia takie jak Miro, FigJam czy Google Docs pomagają tworzyć wspólne notatki, mapy myśli czy checklisty. To sprzyja poczuciu współodpowiedzialności.

Zadbaj o rytuały i kulturę spotkań

Dobre zebrania mają swój rytm. Niektóre firmy wprowadzają np. rundka rozpoczynająca, gdzie każdy może wyrazić opinię na temat spotkania lub powiedzieć po prostu, jak się ma danego dnia. Spójne rytuały zmniejszają chaos i ułatwiają planowanie tygodnia.

Dobrym rytuałem jest też kończenie nawet godzinnych spotkań kilka minut przed pełną godziną. Osobom od razu przełączających się na kolejne zadanie o pełnej godzinie daje to możliwość skorzystania z toalety lub zrobienia sobie herbaty.

Konkret na koniec

Najgorsze zebrania kończą się słowami: „To co? Będziemy w kontakcie”. Dobre – jasnym planem: co, kto i do kiedy. To właśnie ten moment decyduje o tym, czy spotkanie miało sens.

Sprawdź nasze inne artykuły

Zobacz więcej

Praktyki pracodawców

Franczyza Żabki – sprawdzony sposób na własny biznes

Franczyza od lat uchodzi za jedną z najbardziej stabilnych i przewidywalnych form prowadzenia działalności gospodarczej. W Polsce jednym z najpopularniejszych ...

03.10.2025

5 min.

Aktualności i trendy

Efektywna rekrutacja z OLX Praca – nowa oferta dla pracodawców

OLX Praca wprowadza nową, kompleksową ofertę, która pozwala pracodawcom skuteczniej docierać do kandydatów, skracać czas rekrutacji i budować silny wizerunek ...

08.09.2025

4 min.

Prawo Pracy

Nowe obowiązki dla pracodawców, nowe prawa dla pracowników. [CYKL O DYREKTYWIE O RÓWNOŚCI WYNAGRODZEŃ]

Równość wynagrodzeń przestaje być tylko hasłem, dyrektywa o równości i jawności wynagrodzeń wprowadza konkretne obowiązki dla pracodawców i uprawnienia dla ...

04.09.2025

4 min.