Co to jest delegacja?
Delegacją potocznie nazywamy wyjazd służbowy, a ten z kolei określony jest w art. 775 § 1 Kodeksu Pracy. Wynika z niego, że podróż służbowa jest nią, gdy spełnia trzy podstawowe kryteria:
- odbywa się w celu zrealizowania konkretnego, służbowego zadania,
- jest zlecona przez pracodawcę,
- wykonywana jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy pracownika (jest to znaczące, np. w przypadku osób pracujących zdalnie z jednego miasta dla pracodawcy mającego siedzibę w innym – przykładowo pracownik z Poznania pracuje dla warszawskiej firmy ze swojego mieszkania w Poznaniu).
Co ciekawe, polecenie wyjazdu służbowego można wydać tylko i wyłącznie pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę. Osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych nie można zlecać delegacji.
Jak długi może być wyjazd służbowy?
Żaden z 305 artykułów Kodeksu Pracy nie dotyczy minimalnej ani maksymalnej długości wyjazdu służbowego. Decyzję o czasie trwania delegacji podejmuje każdorazowo pracodawca zlecający pracownikowi podróż służbową. Długość wyjazdu podyktowana jest przede wszystkim charakterem zadania, które osoba zatrudniona ma podczas niego wykonać. Jeśli będzie to jednorazowe spotkanie z klientem w jego siedzibie, do której trzeba dojechać do innego miasta niż to, w którym stacjonuje pracodawca, to czas delegacji pracownika wyniesie nawet mniej niż 8 godzin, czyli pojedynczy dzień pracy. Natomiast jeżeli osoba zatrudniona została oddelegowana np. do budowy lub jej nadzorowania, to czas wyjazdu służbowego może trwać nawet kilka czy kilkanaście miesięcy. Praca w delegacji na budowie, np. hali targowej, może trwać od miesiąca do trzech, w zależności od jej powierzchni i używanych systemów wystawienniczych, więc na tej podstawie nietrudno sobie wyobrazić, że budowa sieci torów, hali produkcyjnej czy bloku mieszkalnego trwa o wiele dłużej.
Czy dojazd na delegację wlicza się do czasu pracy?
Delegacja odbywa się poza miejscowością zatrudnienia, więc do punktu, gdzie należy wykonać zadanie służbowe, trzeba się jakoś dostać. Pociągiem czy autem służbowym bądź prywatnym – środek lokomocji nie ma znaczenia w rozważaniach, czy dojazd wlicza się do czasu pracy. Co do zasady dojazd nie jest traktowany jako czas pracy, o czym przeczytamy w art. 128 § 1 Kodeksu Pracy. Definiuje on czas pracy jako okres, w którym osoba zatrudniona jest do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania swojej pracy. Dlatego jeśli osoba wysłana w delegację śpi w pociągu lub załatwia prywatne sprawy przez telefon, prowadząc auto, to dojazd nie jest wtedy wliczony w czas pracy. Natomiast jeśli w tym pociągu pracownik pisze maile, przegląda dokumenty, przygotowuje plany bądź wykonuje inne swoje zadania, a za kierownicą prowadzi służbowe rozmowy – wtedy czas dojazdu jest traktowany jako czas pracy. Co więcej może on być potraktowany jako praca w nadgodzinach, jeśli tego dnia przepracowano już standardową liczbę godzin – w dodatku w niestandardowych godzinach, gdy np. przejazd ma miejsce w nocy, by rano odbyć rozmowę z klientem.
Inaczej mają się sprawy w przypadku nietypowych delegacji, tzn. takich, gdzie charakter pracy osoby pracującej na etacie jest mobilny, czyli polega na przejazdach między różnymi miejscowościami, np. w celu przewozu towarów. Podróże są standardowymi obowiązkami pracowniczymi kierowców zawodowych lub przedstawicieli handlowych, którym delegacja wlicza się do czasu pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia, jakiej czynności poświęcają się pracownicy udający się w nietypową delegację – mogą zarówno wykonywać obowiązki pracownicze, np. prowadzić z klientami rozmowy przez telefon, jak i odpoczywać.
Kto może odmówić wyjazdu w delegację?
Czy delegacja jest obowiązkowa? Czy wśród etatowców znajdują się pracownicy mogący odmówić delegacji? Otóż tak – są dwie takie grupy pracowników i każda z nich ma związek z rodzicielstwem. Do pierwszej należą kobiety w ciąży. Natomiast do drugiej rodzice i prawni opiekunowie – po prostu osoby opiekujące się – dziećmi do lat 4. Tym osobom przysługuje prawo, by nie zgodzić się na wyjazd służbowy. W przypadku, kiedy pracodawca chce wysłać w delegację kogoś z tych grup pracowniczych, musi posiadać zgodę pracownika, której może on nie udzielić. Odmowa wyjazdu służbowego przez jakiegokolwiek innego pracownika, spoza wyżej wymienionych grup, może być potraktowana jako niesubordynacja, a z niezrealizowania polecenia służbowego mogą zostać wyciągnięte konsekwencje.
Jak przygotować się do podróży służbowej?
Przygotowanie do delegacji można podzielić na dwie sfery: prywatną i służbową. Odnośnie do pierwszej, jeśli jest to dłuższy wyjazd służbowy, warto zadbać o prywatne sprawy, które mogłyby rozpraszać nas podczas podróży służbowej, np. przełożenie spotkań i wizyt u lekarza, zostawienie kluczy zaufanej osobie, która zgodzi się doglądać naszego mieszkania i np. podlewać rośliny. Jeśli czegoś nie da się przełożyć w czasie, to warto zmienić formę spotkania na zdalne i zaplanować o takiej porze, żeby można je było zrealizować podczas delegacji.
Do obowiązków związanych z wyjazdem trzeba też zaliczyć pakowanie. Sprawdzonym sposobem będzie sporządzenie listy rzeczy do zabrania. W ten sposób nie zapomnimy żadnych leków, kosmetyków czy innych rzeczy osobistych. Należy również zadbać o stosowne elementy garderoby – w końcu delegacja polega na tym, że reprezentuje się swoją firmę.
W kwestii służbowej sfery przygotowań, podobnie jak w tej prywatnej, załatwcie przed wyjazdem wszystkie pilne sprawy. Powiadomcie też klientów i współpracowników, w jakim terminie przebywacie poza standardowym miejscem pracy i że możecie mieć np. utrudniony dostęp do komputera. Warto również ustawić autoresponder na służbowej poczcie. Jeśli wiecie, że podczas podróży nie będziecie w stanie wykonywać swoich obowiązków pracowniczych w pełni, to ustalcie zastępstwo. Nie zapomnijcie o spakowaniu potrzebnych służbowych rzeczy: laptopa i telefonu wraz z ładowarkami, stosownych dokumentów i pełnomocnictw, firmowej karty, by pokryć służbowe wydatki. W czasie przejazdu mogą Wam się również przydać słuchawki bezprzewodowe. Warto także zgrać potrzebne dane na przenośny dysk lub pendrive oraz zapisać je w chmurze, by mieć pewność, że będzie się miało do nich dostęp.
Co powinno zawierać polecenie wyjazdu?
Podróż służbowa powinna odbywać się na podstawie dokumentu, jakim jest polecenie wyjazdu służbowego. Jest to z jednej strony potwierdzenie odbycia podróży służbowej a z drugiej podstawa do rozliczenia delegacji – jej kosztów. Elementy, które powinien zawierać ten dokument, to:
- dane osoby przebywającej na wyjeździe służbowym (imię, nazwisko, stanowisko),
- cel delegacji (opis zadania służbowego, które pracownik będzie wykonywał podczas wyjazdu),
- termin i czas trwania podróży (dokładne daty i liczba dni),
- nazwy miejscowości: tej, z której pracownik wyruszy, do której dotrze oraz tej, do której wróci,
- środek transportu (pociąg, samochód prywatny, firmowy, wypożyczony),
- kwota zaliczki, którą osoba jadąca w podróż służbową otrzymała na poczet pokrycia kosztów delegacji,
- termin rozliczenia zaliczki (do jakiego dnia pracownik musi oddać listę kosztów i ewentualnie zwrócić niewykorzystaną część zaliczki),
- podpis pracodawcy lub innej osoby upoważnionej do podpisywania poleceń wyjazdu (np. kierownika działu).
Jak obliczyć dietę?
Osoba pracująca w delegacji ma prawo do otrzymania w zryczałtowanej formie środków wg stawek dziennych, które mają pokryć zwiększone koszty wyżywienia podczas podróży służbowej. Na wysokość diety wpływa czas pracy w delegacji:
- mniej niż 8 godzin – brak prawa do diety,
- od 8 do 12 godzin – połowa diety (19 zł od lipca 2022 r.; 22,50 zł w 2023 r.),
- ponad 12 godzin – pełna dieta (38 zł od lipca 2022 r.; 45 zł w 2023 r.),
- każda następna rozpoczęta doba – do 8 godzin połowa diety, powyżej 8 godzin pełna dieta.
Dieta w podróży służbowej jest mniejsza, jeśli pracownik otrzymuje darmowy posiłek. Gdy ma zapewnione śniadanie, to dieta zmniejsza się o 25%, jeżeli obiad – o 50%, a wtedy, kiedy ma zagwarantowaną kolację – o 25%.
Powyższe obliczenia stosuje się w przypadku podróży krajowych. W przypadku zagranicznych delegacji wygląda to następująco:
- mniej niż 8 godzin – 1/3 wysokości diety,
- od 8 do 12 godzin – połowa wysokości diety,
- ponad 12 godzin i każda kolejna doba – dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety zagranicznej zależy od tego, do jakiego kraju pracownik wyjeżdża. Jednak nadal zapewnienie osobie przebywającej na delegacji wyżywienia obniża wartość diety: śniadanie – 15%, obiad – 30%, kolacja – 30%. Jeśli oddelegowana osoba ma zapewnione całodzienne wyżywienie, to nadal przysługuje jej 25% diety.
Wyjazdy służbowe a korzystanie z własnego samochodu
Często pracodawcy pozwalają wybrać pracownikom środek transportu, którym przemieszczą się w miejsce odbywania delegacji. Wiele osób preferuje podróż własnym autem, ponieważ jest to dla nich najwygodniejsza opcja. Według prawa pracy mogą one liczyć na zwrot kosztów delegacji, na które składają się przejechane kilometry (w obydwie strony) pomnożone przez przyjętą stawkę za kilometr (plus ewentualne koszty poruszania się w nowej miejscowości, np. komunikacją miejską). Od 17 stycznia 2023 roku stawki kilometrowe dla samochodu osobowego wynoszą:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł (w 2022 roku – 0,5214 zł),
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł (w 2022 roku – 0,8358 zł).
Jak w pełni wykorzystać podróż służbową?
Są trzy sprawdzone sposoby na wykorzystanie delegacji w pełni. Przede wszystkim: zwiedzaj! Odkryj nowe miejsce – zabytki, kuchnię, wydarzenia kulturalne. Nawet małe miasto może cię pozytywnie zaskoczyć! Ponadto poznawaj nowych ludzi. W swoim mieście możesz nie mieć czasu i przestrzeni na wyskoczenie z kimś na lunch czy kawę, więc skorzystaj z tej możliwości w nowym miejscu. Pomyśl też o tym w ten sposób, że znajomości z innego miasta mogą ci się kiedyś przydać w relacjach biznesowych. Top 3 zamyka zwykła obserwacja pracy ludzi, z którymi załatwiasz służbowe sprawy. Może czegoś się od nich nauczysz? Może coś cię zainspiruje i przedstawisz po powrocie świetny pomysł swojemu pracodawcy? Koniecznie zapisuj wnioski i pomysły, by w natłoku pracy na wyjeździe nic ci nie umknęło.
W niektórych branżach wyjazdy służbowe to codzienność. Dobrze wiedzieć, czy poleceniu delegacji można odmówić, jak rozliczyć wyjazd prywatnym samochodem, jakie dokumenty należy oddać po powrocie i przede wszystkim, jak dobrze wykorzystać ten czas.
