Kontrola aktywności pracowników w social mediach
Praca to praca, a życie prywatne to życie prywatne? Niestety (z punktu widzenia pracowników), to nie do końca prawda. Są sytuacje, w których pracodawca może interweniować i będzie to prawnie uzasadnione. Przepisy prawa pracy dają pracodawcy w momencie zatrudnienia pracownika możliwość przetwarzania jego danych osobowych. Tyle że Kodeks pracy nie definiuje, czym są te dane osobowe. Dlatego trzeba sięgnąć po przepisy RODO. Facebook, Instagram, LinkedIn czy X (dawny Twitter) mocno się zmieniły. Dzielimy się tam nie tylko życiem prywatnym, ale także informacjami na temat wysokości wynagrodzenia czy opinii o firmie, w której pracujemy.
Obecnie portale społecznościowe są już tak niezwykle powszechne, że uprawnione wydaje się być twierdzenie, że większość pracowników ma konto na co najmniej jednym z nich. Pojawia się pytanie, czy w związku z tym, że profile na portalach społecznościowych są publiczne, pracodawcy mogą przetwarzać zawarte tam dane dla własnych celów. – Co do zasady, kontrola pracowników w mediach społecznościowych nie jest generalnie dozwolona. Przetwarzanie danych osoby, co do zasady, wymaga podstawy prawnej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych pracownika może być prawnie uzasadniony interes pracodawcy. Istnienie uzasadnionego interesu będzie zależało od celu, w jakim pracodawca faktycznie analizuje np. wpisy pracowników na portalach społecznościowych – tłumaczy Monika Smulewicz, ekspertka prawa pracy, dyrektorka HR z 20-letnim doświadczeniem, założycielka bloga i społeczności HR na szpilkach.
Jak kontrolować wpisy pracowników w social mediach?
Pracodawca, który zamierza sprawdzać działania pracowników w social mediach, powinien uregulować kwestie monitorowania aktywności pracowników na portalach społecznościowych przepisami wewnątrzzakładowymi. Może to zrobić choćby w regulaminie pracy czy w wewnętrznej polityce dbania o dobry wizerunek firmy. – Musi również upewnić się, że pracownicy zostali skutecznie poinformowani o tym, że pracodawca będzie weryfikował informacje umieszczane przez nich przy użyciu portali społecznościowych – podkreśla Smulewicz. I dodaje: W przepisach dotyczących polityki dbania o wizerunek marki, warto poinformować pracowników o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, jak również zastosować się do obowiązków informacyjnych poprzedzających wprowadzenie tej formy kontroli pracowników, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.
Do takich obowiązków informacyjnych pracodawcy należy poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem oraz przekazanie każdemu nowemu pracownikowi, przed dopuszczeniem go do pracy, informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.
Granice kontroli pracowników w mediach społecznościowych
Specjalistka z HR na szpilkach podkreśla, że pracodawca musi pamiętać również o zasadach przetwarzania danych osobowych w związku z RODO. Przede wszystkim chodzi o zasadę proporcjonalności zastosowanych środków. Pracodawca nie powinien śledzić aktywności pracowników w sytuacji, gdy mogłaby zostać zachwiana równowaga między prawnie chronionymi interesami pracodawcy a prywatnością pracowników. Monika Smulewicz przestrzega pracodawców, że monitorowanie każdej aktywności online pracowników może być nieproporcjonalnym działaniem i naruszeniem prawa do prywatności korespondencji.
Zwolnienie za wpis w social mediach?
Pracownik z kolei musi pamiętać, że nie może bez żadnych ograniczeń pisać w social mediach wszystkiego. Pracodawca ma bowiem prawo weryfikować posty i komentarze dotyczące marki pracodawcy oraz kontrolować aktywności pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim.
– Nie ma wątpliwości, że działanie pracownika, nawet po godzinach pracy, może naruszać dobro zakładu pracy, w tym niszczyć renomę firmy i odstraszać potencjalnych klientów czy pracowników. W skrajnych przypadkach może to powodować nawet roszczenia nie tyle ze strony pracodawcy, a ze strony innych pracowników, jeśli umieszczane informacje w sieci wpływają na ich poczucie well-beingu w miejscu pracy – tłumaczy Monika Smulewicz.
Trzeba zdawać sobie sprawę, że naruszenie dobrego interesu pracodawcy, wcale nie jest takie trudne. Może nastąpić nieświadomie. Pracownik może sam nie napisać nic złego, ale swoim wpisem wywołać lawinę komentarzy, także tych nieprzychylnych zatrudniającemu.
Właściciel profilu na portalu społecznościowym nie jest tam tylko i wyłącznie osobą prywatną. Zwłaszcza jeżeli zamieści tam dane dotyczące miejsca zatrudnienia czy przebiegu kariery. Staje się wtedy na takim profilu również przedstawicielem pracodawcy. – Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik jest zobowiązany w szczególności dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Dobrem firmy bowiem jest nie tylko nazwa przedsiębiorstwa, jego marka, znak towarowy, ale też jej reputacja na rynku pracy, renoma i rozpoznawalność. Wizerunek w przestrzeni publicznej oraz w mediach społecznościowych również mają wpływ na reputację organizacji – mówi specjalistka z HR na szpilkach. Tłumaczy ona, że pracownik publikujący informacje na portalach społecznościowych może naruszyć nie tylko dobro firmy, ale również klauzule o zakazie konkurencji, tajemnicę wynagrodzenia czy tajemnicę przedsiębiorstwa, zasady współżycia społecznego i dbanie o dobro innych pracowników. Pracodawca może wymagać, aby pracownik na profilu, gdzie jest ujawniona informacja o firmie, w której jest zatrudniony, nie „lajkował” ani nie udostępniał informacji dotyczących konkurencji.
Jeżeli wpisy i komentarze w social mediach naruszają dobra osobiste innych osób, godząc w ten sposób, np. w wizerunek ich pracodawcy, pracodawca może zdecydować się na wypowiedzenie lub wręcz rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, czyli tzw. zwolnienie dyscyplinarne. To jest jednak możliwe tylko pod warunkiem, że pracownik w sposób ciężki naruszył obowiązek dbałości o dobro firmy go zatrudniającej. Na korzyść pracownika działa to, że aby został w takiej sytuacji zwolniony, do wyrządzenia szkody pracodawcy musi dojść w sposób zamierzony i świadomy. – W innych przypadkach, np. szkody spowodowanej niedbalstwem czy lekkomyślnością, pracownik jest chroniony przed odpowiedzialnością odszkodowawczą w stosunku do pracodawcy na mocy Kodeksu pracy, maksymalnie do kwoty trzykrotności wynagrodzenia. Do tego, pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody – mówi specjalistka z HR na szpilkach.
Czego pracownik nie może w social mediach?
Monika Smulewicz wskazuje konkretne przykłady dla zobrazowania, kiedy pracownik może naruszyć interes pracodawcy, publikując coś w social mediach. Okazuje się, że kłopoty można mieć publikując zdjęcia ze służbowego wyjazdu integracyjnego i pisząc jasno, w jakich okolicznościach zostały one zrobione! – W tym przypadku, pracownik powinien upewnić się czy udostępnienie zdjęcia z wyjazdu służbowego jest mile widziane w firmie. Taka informacja może być cenna dla konkurencji, która dzięki temu pozna planowane kierunki ekspansji lub regiony, w których poszukiwani są nowi klienci – tłumaczy ekspertka. Podobnie umieszczenie zdjęcia pokazującego zakończenie prac zespołu nad nowym produktem firmy, mimo, że firma nie udostępniła jeszcze publicznej informacji na ten temat jest naruszeniem, interesów pracodawcy.
Na stronie kancelarii prawnej Sawicki i Wspólnicy opisany został przykład zwolnienia właśnie za wpis w social mediach. W 2022 r. Sąd Rejonowy w Szczecinie wydał w tej sprawie wyrok.
Urząd Morski rozwiązał umowę z pracownikiem (starszym bosmanem portu), który opublikował kontrowersyjne wpisy na temat Ukrainy i obywateli innych krajów. Pracownik argumentował, że jego działania nie miały związku z pracą. Jednak pracodawca przekonywał, że takie działania naruszają obowiązki pracownicze i etykę. Sąd przyznał rację temu drugiemu. Jak czytamy na stronie kancelarii sąd uznał, że jako członek korpusu służby cywilnej, pracownik powinien chronić prawa człowieka i nie obrażać innych ze względu na ich narodowość lub religię. Orzeczenie podkreśla, że działania pracowników w sferze online mogą wpływać na wizerunek pracodawcy, a pracodawca może podejmować działania w celu jego ochrony.
Kiedy krytyka pracodawcy w social mediach jest uzasadniona?
To wszystko, o czym mowa była wcześniej, nie oznacza całkowitego zakazu komentowania zachowań pracodawcy w social mediach. Deloitte Polska w swoim newsletterze informuje, że w polityce firmy pracodawca nie może zabronić pracownikowi krytykowania pracodawcy w portalach społecznościach, jeżeli wypowiedzi krytyczne są konstruktywne, rzeczowe i mają na celu uzyskanie określonego pozytywnego skutku. Przytoczony jest przykład sprawy w sądzie, dotyczącej sytuacji, w której pracownik będący na zwolnieniu lekarskim, zamieścił na portalu społecznościowym obraźliwy wpis na temat swego pracodawcy. Stwierdził, że nie poleciłby go najgorszemu wrogowi, a firma jest jedynie lepszą wersją chińskiego obozu pracy. O wpisie pracodawca dowiedział się od swojego kontrahenta, co dowodziło, że zapoznać się z nim mogło sporo osób. Pracownik został za to dyscyplinarnie zwolniony. Post został uznany także przez sąd za niedopuszczalną krytykę pracodawcy. Sąd stwierdził, że wypowiedź powinna być wyważona.
Ogromy zasięg wpisów krytykujących pracodawcę
To, jak wielką siłę mają wpisy w social mediach, pokazuje notka Instytutu Monitorowania Mediów. Choć pochodzi z 2018 r. (kiedy Polacy byli dużo mniej aktywni w SM), już wtedy
o chęci zmiany pracy internauci wspominali średnio w siedmiu tysiącach wpisów w social mediach miesięcznie. Te mogły zostać wyświetlone przez innych użytkowników sieci aż ok. pięć milionów razy! Z raportu IMM wynika, że łączny zasięg tego typu wzmianek wyniósł ponad 10 mln! Potencjalnie zatem aż tyle osób mogło trafić na deklarację innego internauty o negatywnym stosunku do aktualnej pracy lub bezpośredniego przełożonego. Komentarze z 2018 r., w których Polacy zamieszczali słowa krytyki wobec swojego pracodawcy, wywołały 100 tys. różnego typu interakcji, takich jak polubienia czy udostępnienia, co jeszcze bardziej zwiększało zasięg.
