Skutki i koszty rozpraszania w pracy
W Polsce badania dotyczące tego, co rozprasza pracowników, były robione już dość dawno. Wrócimy do nich w dalszej części artykułu. Znacznie nowsze, bo z 2025 r. są te ze Stanów Zjednoczonych. Ich wyniki przedstawia Insightful (amerykańska firma zajmuje się m.in. oprogramowaniem optymalizującym i ułatwiającym pracę oraz analizą siły roboczej). I tak – aż 92 proc. pracodawców twierdzi, że utrata koncentracji jest głównym problemem związanym z produktywnością w nowoczesnym miejscu pracy. A kiedy pracownicy są rozproszeni, wpływa to na ogólną wydajność zespołu, morale, rentowność firmy i ogólny sukces biznesowy. Dużym problemem jest to, że według danych pochodzących z badań Uniwersytetu Kalifornijskiego z 2023 r., które zapewne z powodzeniem można przenieść na polski rynek, 90 proc. pracowników jest rozpraszanych raz dziennie, a prawie jeden na czterech pracowników twierdzi, że jest rozpraszany ponad sześć razy dziennie! Według https://www.insightful.io/ kosztuje to firmy miliardy dolarów. Głównym problemem jest bowiem wcale nie czas poświęcony na odpowiedź współpracownikowi, który nas zagaduje czy przejrzenie social mediów. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Kalifornijskim w Irvine pokazują, że nasz mózg potrzebuje około 23 minut i 15 sekund, aby ponownie skupić się na zadaniu po przerwie. Wynika to z tego, co naukowcy zajmujący się mózgiem nazywają „karą za przełączanie poznawcze”. Chodzi o to, że za każdym razem, gdy nasz mózg zostaje wytrącony ze skupienia na zadaniu w pracy, musimy odzyskać kontekst zadania, nad którym pracowaliśmy. W ciągu dnia to „przełączanie kontekstu” powoduje ogromne obciążenie energetyczne naszego mózgu. Według wyliczeń sprzed dwóch lat w Stanach Zjednoczonych na rozpraszaniu uwagi firmy tracą 650 mld dolarów rocznie! Badanie naukowców z Uniwersytetu Kalifornijskiego pokazuje, że 63 proc. respondentów potrzebuje około 10 minut, aby odzyskać koncentrację po rozproszeniu. Dla porównania, 21 proc. i 11 proc. potrzebuje do 30 minut i do 1 godziny, aby wrócić na właściwe tory. Oznacza to, że pracownicy tracą co najmniej prawie godzinę tygodniowo na ponowne skupienie się po przerwie.
Co nas rozprasza w pracy?
Najczęstszym czynnikiem rozpraszającym uwagę w miejscu pracy są rozmowy ze współpracownikami i to zarówno te prywatne, jak i służbowe. Insightful przygotowało szczegółowy raport na ten temat – „Lost Focus: The Cost Of Distractions On Productivity In The Modern Workplace”. Jego autorzy opisują na przykładzie, jak takie rozpraszanie przez kolegów w pracy wygląda. „W biurze może to wyglądać tak, że współpracownik podchodzi i prosi o pomoc z pewnym narzędziem lub dokumentem. Przeszkodził ci już – ale ma dobre intencje i potrzebuje pomocy, więc zapraszasz go, by usiadł. Siada obok ciebie i zaczynacie wspólnie rozwiązywać problemy. Ale kiedy omawiasz pracę, zaczynasz rozmawiać o innych rzeczach (wiesz… pogodzie, weekendzie, dzieciach) i nagle wpadasz w martwą strefę koncentracji, prawdopodobnie rozpraszając także osoby wokół ciebie” – piszą autorzy raportu. I faktycznie, trudno znaleźć pracownika, który w takiej sytuacji nie znalazł się już wiele razy.
Rozpraszanie przez inne osoby w biurze jest typowe i łatwo je uchwycić. Prawda jest jednak taka, że istnieje dużo więcej rozpraszaczy, na które nie zwracamy uwagi, a zsumowane stają się problemem. Czasami rozpraszacze odciągają naszą uwagę krok po kroku. Jednym z nich są powiadomienia. Inny raport Unily Digital Noise Impact wskazuje, że praca 48 proc. pracowników jest przerywana powiadomieniami co 30 minut. Na dodatek aż 45 proc. z nich nie ma związku z pracą, lecz życiem prywatnym. Wielu pracowników jest zmuszonych korzystać w pracy z licznych aplikacji i komunikatorów, a każdy z nich wysyła powiadomienia. „Sztuczna inteligencja jest oczywistym rozwiązaniem, które bada wiele firm. Według wspomnianego raportu, 62 proc. pracowników uważa, że sztuczna inteligencja może pomóc im w ustaleniu priorytetów powiadomień w miejscu pracy. Unily rozważa stworzenie super-aplikacji intranetowej, która konsoliduje i organizuje powiadomienia” – piszą autorzy raportu.
Są i rozpraszacze, które sami sobie serwujemy i nie możemy się w tym przypadku zasłaniać charakterem i cyfrowymi narzędziami pracy. 15 proc. pracowników przyznaje, że traci od trzech do pięciu godzin dziennie (!) na powiadomienia ze smartfonów i media społecznościowe. Autorzy raportu wskazują, że media społecznościowe mają na celu przyciągnięcie naszej uwagi – ale poza tym ciekawość związana z nierozwiązanym powiadomieniem niesie ze sobą ciężar psychiczny. To poznawcze obciążenie psychiczne może prowadzić do bałaganu umysłowego, większej prokrastynacji i mniejszej produktywności.
Jak się okazuje, za rozpraszacz uważane jest także to, co w wielu przypadkach uchodzi za atut pracownika – wielozadaniowość. Dlaczego? Chodzi o to, że wielozadaniowość ma taki sam wpływ na mózg jak przerywanie pracy. Przełączanie się między zadaniami osłabia koncentrację i zwiększa liczbę błędów. Wśród rozpraszaczy wymieniane są także niepotrzebne spotkania, które są zwoływane, a ostatecznie nic nie wnoszą do pracy. Wbrew pozorom wcale nie jest to błahy i marginalny problem. Według artykułu naukowego „Wielopoziomowe koszty wielozadaniowości” autorstwa Kevina P. Madore’a i Anthony’ego D. Wagnera (dostępny w internetowych zasobach National Library of Medicine) pracownicy w USA tracą 79 godzin rocznie na nieefektywnych spotkaniach, które obniżają ich morale i produktywność, a także kosztują firmę około 9 tys. dolarów na pracownika rocznie.
Źle na koncentrację w pracy może również wpływać… bałagan. Mózg człowieka lubi porządek i przewidywalność. W przypadku wizualnego bałaganu nieporządek konkuruje o naszą uwagę. Oznacza to, że nieuporządkowane przestrzenie mogą znacznie zmniejszyć zdolność koncentracji.
Co ciekawe wpływ na produktywność mogą mieć również istotne zmiany polityczne, jak również ważne wydarzenia sportowe i kulturalne. 61 proc. pracowników z amerykańskiego badania zgadza się, że zmiany w środowisku politycznym ich kraju sprawiają, że są mniej zaangażowani i bardziej rozproszeni w pracy. Dodatkowo pracownicy mają zwiększone ryzyko wypalenia zawodowego w okresach zawirowań politycznych lub ważnych wyborów. Wypalenie natomiast sprawia, że pracownicy są bardziej podatni na czynniki rozpraszające w miejscu pracy i może prowadzić do spadku produktywności i morale całego zespołu.
Rozpraszanie w pracy zdalnej
Według badania Insightful 54 proc. pracodawców stwierdziło, że praca zdalna zwiększa produktywność pracowników. Podczas gdy tylko 26 proc. stwierdziło, że zmniejsza koncentrację. Trzeba jednak pamiętać, że duża część czynników rozpraszających uwagę występuje nie tylko w biurze, ale również podczas pracy w domu.
Niestety, praca w domu wcale nie gwarantuje, że nie zaistnieje czynnik rozpraszający numer 1, czyli zagadywanie przez współpracowników. Zaproszenie na spontaniczny Slack Huddle lub powtarzające się powiadomienia od współpracowników, mogą szybko zniszczyć koncentrację. Jeśli czat grupowy zespołu zaczyna skupiać się na gifach i memach, trudno jest skoncentrować się szybko na pracy.
Mimo wszystko jednak praca zdalna jest mniej rozpraszająca niż praca w biurze. Tak wynika z badania Hubstaff Data. Analiza ta wykazała, że praca zdalna „ratuje” 62 godziny pracy, które zespoły w biurze tracą z powodu przerw.
Kto rozprasza się najszybciej?
Badanie Uniwersytetu Kalifornijskiego, o którym mowa była już wcześniej, skupiło się również na analizie wpływu rozproszeń na produktywność według pokolenia. Wykazało, że przedstawiciele generacji X i wyżu demograficznego są dwa razy bardziej narażeni na rozproszenie uwagi w pracy niż przedstawiciele generacji Z i millenialsi. Natomiast przedstawiciele młodszych pokoleń są dwa razy bardziej skłonni do sprawdzania telefonów i oglądania serwisów streamingowych podczas pracy niż przedstawiciele starszych pokoleń. Okazało się również, że rozproszenia w miejscu pracy nie różnią się znacząco między płciami. Jednak podczas pracy w domu kobiety częściej rozpraszają się obowiązkami domowymi i zwierzętami, podczas gdy mężczyźni częściej rozpraszają się członkami rodziny i niespodziewanymi gośćmi.
Jak rozprasza się pracownik w Polsce?
Niestety, jeśli chodzi o dane przeprowadzone na pracownikach w Polsce, to ostatnie upowszechnione w sieci pochodzą z 2019 r. Zrobiła je firma HR Global Group.
Co wtedy rozpraszało polskiego pracownika?
Komunikatory typu Messenger, WhatsApp, Skype itp. – 82 proc.
Facebook – 76 proc.
Przeglądanie/czytanie portali internetowych – 64 proc.
Instagram – 57 proc.
Rozmowy ze współpracownikami – 27 proc.
Temperatura w biurze/miejscu pracy – 22 proc.
Bałagan na biurku/miejscu pracy – 19 proc.
Hałas „z ulicy” – 17 proc.
Niekomfortowe stanowisko/fotel/biurko – 14 proc.
Serwisy video – 12 proc.
Gry – 6 proc.
– Z dostępem i korzystaniem przez pracowników z Facebooka czy komunikatorów internetowych pracodawcy już dawno się pogodzili. Przerwy na sprawdzenie co nowego w social mediach raczej nie martwią, ponieważ zazwyczaj trwają stosunkowo krótko. Natomiast lekko niepokojące jest, że 12 proc. ankietowanych pozwala sobie w pracy na oglądanie filmów czy seriali. To są już jednak przerwy zdecydowanie dłuższe, które mogą wpływać na jakość wykonywanej pracy przez takiego pracownika – podkreślał wtedy Dariusz Michalski, prezes agencji HR Global Group.
Co prawda od tych badań minęło kilka lat, ale zestawiając wyniki z najnowszymi badaniami w USA, widać wyraźną korelację. Pracownicy wskazywali i wtedy i teraz na takie same rozpraszacze. Tym, czego z pewnością teraz jest więcej, są powiadomienia z aplikacji także służbowych. I to jest wyzwanie dla pracodawców, którym zależy na produktywności załogi.
