Po co komu procedury i biurokracja? Po to, żeby postęp był możliwy. Wdrażanie struktur, specjalizacja stanowisk, działanie zgodnie z procedurami umożliwiły firmom osiągnięcie tempa rozwoju jak nigdy wcześniej. Jednak ma ona swoją ciemną stronę. Zgodnie z tym, co powiedział Max Weber, nieskrępowanie biurokracji może stworzyć bezduszną „żelazną klatkę”. Tak też niestety dzieje się w wielu instytucjach, organizacjach czy firmach [1].
Atuty zwinności
Między innymi ze względu na frustrację wynikającą z niemocy szybkiego działania dużą popularnością w ostatnich latach cieszy się zwinne podejście do prowadzenia biznesu. Daje ono pracownikom poczucie samostanowienia oraz moc wpływania na otaczającą rzeczywistość. Wynika to z faktu, że podkreśla znaczenie czynnika ludzkiego i współpracy zarówno z zespołem, jak i naszymi interesariuszami, wymaga od pracowników reagowania na zmiany i systematycznego dostarczania gotowych rezultatów. Są to elementy, które powinny być istotniejsze niż określone procesy, szczegółowa dokumentacja, formalności i działanie zgodne z planem. Zwinność opiera się na relacjach i rezultatach, zamiast na dokumentacji i procedurach, co jest z kolei kluczowe w biurokratycznym podejściu.
Przedsiębiorstwa działające elastycznie, szybko reagujące mają przewagę nad swoją konkurencją.
W ramach zwinnego podejścia tworzy się zespoły, które blisko ze sobą współpracują podczas realizacji projektu i dobrze znają odpowiedź na pytanie „dlaczego?” (a nie tylko „co?” i „jak?”).
Zwinne jednostki
Sporym wyzwaniem w wprowadzaniu zwinności, będzie odnalezienie środka pomiędzy potrzebnymi w korporacyjnym świecie procedurami i formalnościami a zwinnym działaniem. Jest to podejście, które wymaga ciągłego rozwijania kompetencji każdej jednostki. Dlatego warto rozpocząć wprowadzanie zwinności w swoje otoczenie od siebie. Jak tego dokonać?
Dbaj o swoje otoczenie i pracuj tak, aby zapewnić mu zadowolenie i sukces. W praktyce wymaga to wsparcia współpracowników, szczególnie w sytuacjach stresujących.
Podziel swoje zadania na mniejsze etapy i po zakończeniu każdego z nich testuj powstałe rozwiązanie.
Realizuj zadania w taki sposób, żeby najważniejsze korzyści dla klientów były dostarczone w pierwszej kolejności.
Przyjmuj i akceptuj nową wiedzę, nawet jeśli dowodzi, że byłeś dotychczas w błędzie.
Zwinne zespoły
Wprowadzenie zwinności na poziomie zespołu, wymaga jeszcze więcej pracy. Przede wszystkim:
- planuj iteracyjnie i oddawaj punktualnie rezultaty,
- daj przestrzeń do nauki na błędach, zachęcaj do wdrażania usprawnień i poszukiwania nowych rozwiązań,
- umożliwiaj zmianę kierunku, nawet jeśli zostały poniesione już koszty,
- szybko reaguj na nieprzewidziane zmiany,
- angażuj w działania zespoły interdyscyplinarne oraz działaj blisko swoich interesariuszy,
- wybieraj bezpośredni kontakt zamiast stosów e-maili.
Oczywiście nie jest to pełna lista praktyk zgodnych z podejściem zwinnym, jednak są to drobne zmiany, które mogą przynieść zaskakujące rezultaty.
Dzięki takiemu działaniu będziecie realizować cztery kategorie umiejętności zwinnych, wymienione przez H. Sharifi i Z. Zhang:
- umiejętność reakcji – szybkie identyfikowanie zmian i reaktywne działanie,
- kompetencyjność – efektywne i skuteczne realizowanie celów firmy. W ramach tej kategorii wchodzi wiele umiejętności umożliwiających utrzymywanie wysokiej produktywności i efektywności,
- elastyczność/adaptacyjność – zdolność do wdrażania nowych procesów i udogodnień, aby osiągnąć te same cele,
- szybkość – zdolność do ukończenia zaplanowanych celów i działań tak szybko, jak tylko jest to możliwe [2].
Co to oznacza dla obszaru HR?
Zwinne firmy dążą do zatrudniania ludzi z potencjałem, a niekoniecznie z konkretnymi umiejętnościami. Szukają perełek, które poradzą sobie w zmiennym środowisku. Dla HR-owców zwinne podejście wymaga odpowiedniego podejścia do kapitału ludzkiego – zachęcania do testowania, umożliwienia rozwoju i nastawienia na innowację. Tego rodzaju podejścia nie wspierają standardowe rozwiązania, jak np. rozmowa oceniająca czy KPI. Dlatego oczekiwania względem HR-u ulegają zmianie. Firmom zależy, żeby działy HR były bliżej swoich interesariuszy (biznesu), działały inkrementacyjnie oraz dostarczały procedury, które wspierają procesy.
Przypisy:
[1] https://www.hbrp.pl/b/biurokracja-moze-pozbawic-twoja-firme-energii-jak-to-zmienic/PKp0WcEXk
[2] https://www.computerworld.pl/news/Po-co-firmie-zwinnosc,403978.html
