Biurokracja zabija efektywność? Zwinne zespoły lekarstwem

04.03.20
clock 5 min.
Sabina Borejsza-Wysocka
Po co jest biurokracja? Ma umożliwiać zmiany. Po co jest w takim razie zwinność? Ma umożliwiać szybkie dostarczanie najlepszych, w danym momencie rezultatów. Jakie podejście w takim razie lepiej się sprawdza w dzisiejszej rzeczywistości?

Po co komu procedury i biurokracja? Po to, żeby postęp był możliwy. Wdrażanie struktur, specjalizacja stanowisk, działanie zgodnie z procedurami umożliwiły firmom osiągnięcie tempa rozwoju jak nigdy wcześniej. Jednak ma ona swoją ciemną stronę. Zgodnie z tym, co powiedział Max Weber, nieskrępowanie biurokracji może stworzyć bezduszną „żelazną klatkę”. Tak też niestety dzieje się w wielu instytucjach, organizacjach czy firmach [1].

Atuty zwinności

Między innymi ze względu na frustrację wynikającą z niemocy szybkiego działania dużą popularnością w ostatnich latach cieszy się zwinne podejście do prowadzenia biznesu. Daje ono pracownikom poczucie samostanowienia oraz moc wpływania na otaczającą rzeczywistość. Wynika to z faktu, że podkreśla znaczenie czynnika ludzkiego i współpracy zarówno z zespołem, jak i naszymi interesariuszami, wymaga od pracowników reagowania na zmiany i systematycznego dostarczania gotowych rezultatów. Są to elementy, które powinny być istotniejsze niż określone procesy, szczegółowa dokumentacja, formalności i działanie zgodne z planem. Zwinność opiera się na relacjach i rezultatach, zamiast na dokumentacji i procedurach, co jest z kolei kluczowe w biurokratycznym podejściu.

Przedsiębiorstwa działające elastycznie, szybko reagujące mają przewagę nad swoją konkurencją.

W ramach zwinnego podejścia tworzy się zespoły, które blisko ze sobą współpracują podczas realizacji projektu i dobrze znają odpowiedź na pytanie „dlaczego?” (a nie tylko „co?” i „jak?”).

Zwinne jednostki

Sporym wyzwaniem w wprowadzaniu zwinności, będzie odnalezienie środka pomiędzy potrzebnymi w korporacyjnym świecie procedurami i formalnościami a zwinnym działaniem. Jest to podejście, które wymaga ciągłego rozwijania kompetencji każdej jednostki. Dlatego warto rozpocząć wprowadzanie zwinności w swoje otoczenie od siebie. Jak tego dokonać?

Dbaj o swoje otoczenie i pracuj tak, aby zapewnić mu zadowolenie i sukces. W praktyce wymaga to wsparcia współpracowników, szczególnie w sytuacjach stresujących.

Podziel swoje zadania na mniejsze etapy i po zakończeniu każdego z nich testuj powstałe rozwiązanie.

Realizuj zadania w taki sposób, żeby najważniejsze korzyści dla klientów były dostarczone w pierwszej kolejności.

Przyjmuj i akceptuj nową wiedzę, nawet jeśli dowodzi, że byłeś dotychczas w błędzie.

Zwinne zespoły

Wprowadzenie zwinności na poziomie zespołu, wymaga jeszcze więcej pracy. Przede wszystkim:

  • planuj iteracyjnie i oddawaj punktualnie rezultaty,
  • daj przestrzeń do nauki na błędach, zachęcaj do wdrażania usprawnień i poszukiwania nowych rozwiązań,
  • umożliwiaj zmianę kierunku, nawet jeśli zostały poniesione już koszty,
  • szybko reaguj na nieprzewidziane zmiany,
  • angażuj w działania zespoły interdyscyplinarne oraz działaj blisko swoich interesariuszy,
  • wybieraj bezpośredni kontakt zamiast stosów e-maili.

Oczywiście nie jest to pełna lista praktyk zgodnych z podejściem zwinnym, jednak są to drobne zmiany, które mogą przynieść zaskakujące rezultaty.

Dzięki takiemu działaniu będziecie realizować cztery kategorie umiejętności zwinnych, wymienione przez H. Sharifi i Z. Zhang:

  • umiejętność reakcji – szybkie identyfikowanie zmian i reaktywne działanie,
  • kompetencyjność – efektywne i skuteczne realizowanie celów firmy. W ramach tej kategorii wchodzi wiele umiejętności umożliwiających utrzymywanie wysokiej produktywności i efektywności,
  • elastyczność/adaptacyjność – zdolność do wdrażania nowych procesów i udogodnień, aby osiągnąć te same cele,
  • szybkość – zdolność do ukończenia zaplanowanych celów i działań tak szybko, jak tylko jest to możliwe [2].

Co to oznacza dla obszaru HR?

Zwinne firmy dążą do zatrudniania ludzi z potencjałem, a niekoniecznie z konkretnymi umiejętnościami. Szukają perełek, które poradzą sobie w zmiennym środowisku. Dla HR-owców zwinne podejście wymaga odpowiedniego podejścia do kapitału ludzkiego – zachęcania do testowania, umożliwienia rozwoju i nastawienia na innowację. Tego rodzaju podejścia nie wspierają standardowe rozwiązania, jak np. rozmowa oceniająca czy KPI. Dlatego oczekiwania względem HR-u ulegają zmianie. Firmom zależy, żeby działy HR były bliżej swoich interesariuszy (biznesu), działały inkrementacyjnie oraz dostarczały procedury, które wspierają procesy.

Przypisy:

[1] https://www.hbrp.pl/b/biurokracja-moze-pozbawic-twoja-firme-energii-jak-to-zmienic/PKp0WcEXk

[2] https://www.computerworld.pl/news/Po-co-firmie-zwinnosc,403978.html