Pierwsze miesiące nowego roku kalendarzowego to w kadrach zawsze gorący czas. Wystawianie PIT-ów, podsumowania, zestawienia i raporty – do corocznych obowiązków dochodzi także konieczność śledzenia zmian w prawie, a w tym roku ustawodawca nie próżnował i zafundował nam całkiem sporo zmian. Ich zebraniem w syntetyczny „purpurowy poradnik” zajął się Grant Thornton. Oprócz przypomnienia o standardowych obowiązkach sprawozdawczych znajdziemy w nim także zmiany w prawie nakładające na pracodawców nowe obowiązki. Oto trzy z nich, o których powinien pamiętać każdy kadrowy.
Zgłaszanie umów dzieło do ZUS-u
Wraz z początkiem 2021 r. wszedł w życie kolejny obowiązek dla pracodawców, tym razem nałożony przez ustawę covidową z 31 marca 2020 r. Od stycznia każda umowa o dzieło, jaka jest zawierana przez firmę, musi być zgłoszona do ZUS-u pod warunkiem, że płatnik składek nie pozostaje z podpisującym umowę w stosunku pracy, bądź nie wykonuje pracy na rzecz podmiotu, z którym w stosunku pracy pozostaje. Zgłoszenia dokonuje płatnik składek za pomocą druku ZUS RUD w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy.
Mówiąc prościej – nie trzeba zgłaszać do ZUS-u umów zawartych z własnymi pracownikami lub tych zawartych z inną firmą, jeśli jej przedmiotem są usługi wykonywane na rzecz swojego pracodawcy. System zgłoszeń ma ułatwić Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych kontrolę zawieranych umów – niedopełnienie obowiązku informacyjnego może skutkować karą w wysokości 5000 zł.
Nowe stawki płacy minimalnej
Jedną z większych, i tym samym bardziej dojmujących dla osłabionych kryzysem firm zmian, jest znaczący wzrost płacy minimalnej i minimalnej stawki godzinowej. Pełnoetatowy pracownik od 1 stycznia zarobić może nie mniej niż 2800 zł brutto. Jeśli pracownik rozliczany jest godzinowo, minimalna stawka wynosi 18,30 zł brutto za godzinę.
Zmiany w wysokości świadczeń dotyczą oczywiście nie tylko nowo zawieranych umów, lecz także tych podpisanych wcześniej, a trwających jeszcze w 2021 r. Tym samym pracodawca jest zobowiązany zaktualizować warunki wynagrodzenia w już zawartych umowach. Jeśli za pośrednictwem umowy o pracę rozlicza się z zatrudnionym kwotowo, strony muszą zawrzeć stosowne porozumienie zmieniające warunki płacy, jeśli rozliczenie jest określane jako „minimalne wynagrodzenie” bez podawania kwoty, należy pisemnie powiadomić pracownika o zmianach w wysokości wypłacanego wynagrodzenia.
Pełnoetatowy pracownik od 1 stycznia zarobić może nie mniej niż 2800 zł brutto. Jeśli pracownik rozliczany jest godzinowo, minimalna stawka wynosi 18,30 zł brutto za godzinę.
Obok wysokości wynagrodzenia zmieniają się jednocześnie wszystkie wskaźniki z nim powiązane, w tym: wynagrodzenie za pracę w nocy czy minimalna podstawa zasiłku. O nowych stawkach płacy minimalnej musimy zatem pamiętać nie tylko przy okazji podpisywania umów.
IV etap wdrożenia PPK
Nowy rok oznacza także spore zmiany dla firm, które w planie wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych były sklasyfikowane jako ostatnia grupa zobowiązana do implementacji. Mowa o przedsiębiorstwach zatrudniających na dzień 31 grudnia 2019 r. mniej niż 20 osób oraz o wszystkich jednostkach sektora finansów publicznych. Ci pierwsi do 23 kwietnia muszą zawrzeć umowy o zarządzanie PPK, do 10 maja o prowadzenie planów. Jednostki sektora finansów publicznych mają nieco mniej czasu, odpowiednio 26 marca i 10 kwietnia tego roku muszą podpisać stosowne umowy.
Warto pamiętać, że wyboru instytucji finansowej PPK pracodawca jest zobowiązany dokonać wspólnie z przedstawicielami związków zawodowych lub przedstawicielami pracowników. Wykaz wszystkich instytucji finansowych znajduje się na stronie www.mojeppk.pl.
Wymienione wyżej kwestie to oczywiście nie jedyne obowiązki, jakie spoczywają na pracodawcach w obszarze kadr i płac. Są to jednak niewątpliwie najbardziej kluczowe zmiany, o których wprowadzeniu i respektowaniu nie możemy zapomnieć.
