Czym jest prokrastynacja?
Prokrastynacja często mylona jest z lenistwem. Jednak prokrastynacja to zupełnie inny mechanizm, dużo bardziej destrukcyjny dla prokrastynatora, który odwlekając, wie, że to działania przyniesie bardzo negatywne konsekwencje. Z każdą minutą, godziną, dniem, tygodniem sytuacja się pogarsza. Jednak zabraniu się za dane zadanie towarzyszą tak nieprzyjemne emocje, że wyjście z tego błędnego koła jest niezwykle trudne.
Prokrastynacja może mieć też związek ze zdrowiem psychicznym. Osoby cierpiące na depresję, fobię społeczną, czy zaburzenia lękowe częściej deklarują skłonność do prokrastynacji. Pojawia się też jako jeden z wielu objawów zaburzenia rozwojowego ADHD.
W wielu badaniach prowadzonych na temat prokrastynacji pojawia się bardzo wiele przyczyn tego zachowania u osób, które nie zmagają się z kryzysem zdrowia psychicznego. Odwlekamy zadania, kiedy nie czujemy się wystarczająco pewni tego, że właściwie je wykonamy. Perfekcjoniści mają też większą tendencję do odwlekania – wykonanie zadania budzi w nich wiele emocji, gdy tylko perfekcyjnie wykonane zadania ma wartość. Lęk przed porażką jest ważny czynnikiem. Częściej prokrastynujemy, kiedy nie zadbamy o odpoczynek, aktywność fizyczną i odpowiednią dietę.
Sposoby walki z prokrastynacją
Biorąc pod uwagę tak wiele przyczyn prokrastynacji, zabierając się do walki z tymi zachowaniami, warto zadać sobie szereg pytań:
- Dlaczego ja prokrastynuję?
- Jakie emocje wzbudza we mnie zadanie, które odkładam?
- Czego potrzebuję, aby zabrać się do pracy?
Można też eksperymentować z różnymi technikami i strategiami, dzięki którym możemy lepiej radzić sobie z uporczywym odwlekaniem. Przedstawiamy listę dziesięciu sposobów na walkę z prokrastynacją.
Pozbądź się rozpraszaczy
Świat nowych technologii, wielu komunikatorów i mediów społecznościowych nie sprzyja budowaniu skupienia, a co za tym idzie produktywnego wykonywania zadań. Warto się przyjrzeć temu, co robimy, kiedy odwlekamy zadania. Odpisujemy na zaległe maile? Zaglądamy na komunikatory firmowe? A może przeglądamy media społecznościowe. Lista miejsc, w które ucieka nasza uwaga może być pomocna, przy walce z rozpraszaczami. Technologia też może być w tym pomocna do tworzenia atmosfery skupienia. Na przykład aplikacja Forest App powstrzymuje przed włączeniem facebooka w trakcie pracy w skupieniu, a w większości telefonów można ustawić tryb “nie przeszkadzać”, kiedy chcemy pracować w skupieniu.
Technika Pomodoro
Nazwa tej techniki pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. To właśnie z niego korzystał Francesco Cirillo w latach 80’ XX wieku przygotowując technikę Pomodoro. Praca tą techniką polega na podziale czasu pracy na konkretne bloki czasowe tzw. pomidori. Jest bardzo prosta. Na początku zdecyduj, jakie zadanie ma być wykonane. Ważne, aby to było jedno zadanie. Ustaw czasomierz (może to być budzik w telefonie) na 25 minut. Przez cały ten czas pracuj tylko nad tym jednym zadaniem. Gdy zadzwoni zegar przerwij i zapisz na kartce, że pierwszy blok został wykonany. Zrób kilka minut przerwy, a potem powtórz cały schemat. Po czterech seriach pracy zrób dłuższą przerwę – od 15 do 30 minut.
Zrób świadomy restart
Prokrastynacja łączy się z nieprzyjemnymi emocjami wobec zadania, które jest do wykonania. Jednak często towarzyszą temu nieprzyjemne emocje wobec samych siebie. Dlaczego nie pracuję, chociaż powinienem? Znowu pakuję się w kłopoty. Myśl o konsekwencjach odwlekania może powodować lęk. Im dłużej odwlekamy, tym ten lęk jest większy. Na takie sytuacje warto mieć rytuał. Coś, dzięki czemu poczujemy, że to nowe otwarcie. Nie czekać na nowy dzień, tydzień czy rok na zmianę stosunku do danego zadania.
Przykładowe rytuały:
- wypicie kawy/herbaty/kakao przy oknie i popatrzenie przez okno
- kąpiel/prysznic i zmiana ubrań
- energetyczny taniec do ulubionej piosenki
- spacer
W rytuale kluczowe jest to, aby uznać, że nie ma się już wpływu na to, że odwlekało się to zadanie wcześniej. Ale dzięki restartowi możemy zacząć sami wobec siebie z czystą kartą. I zabrać się do wykonywania zadania.
Podziel zadania na mniejsze części
Prokrastynacja to mechanizm, który bardzo często powielamy. Odwlekane zadania się rozrastają, a lista rzeczy, które powinniśmy zrobić wydłuża się niemiłosiernie. Im więcej zadań do wykonania, tym większe napięcie związane z niemożliwością ich wykonania. W takiej sytuacji pomocna może być technika podzielenia słonia na kawałki. Brzmi dość makabrycznie, ale sprowadza się do tego, aby cały natłok zadań sprowadzić do mniejszy, możliwych do wykonania zadań. Nie napiszemy pracy magisterskiej w jedno popołudnie. Ale możemy przygotować plan lub zrobić porządny research do pierwszego rozdziału. Im mniejsze kawałki, na jakie podzielimy natłok zadań, tym łatwiej będzie je przełknąć.
Przygotuj się do pracy
Miejsce, w którym wykonujemy nasze zadania ma wpływ na naszą pracę. Odwlekając zadania możesz przygotować miejsce pracy do jego wykonania. To, jak rozgrzewka przed wyjściem na boisko. Pod warunkiem, że nie zdecydujesz się na odmalowanie ścian czy generalne porządki, uzasadniając, że to właśnie w twojej ocenie jest odpowiednie przygotowanie miejsca pracy.
Równie ważne są narzędzia. Ładowarka do komputera pod ręką. Potrzebne aplikacje, notatki, dokumenty. Wszystko, co może być potrzebne do wykonania danego zadania niech będzie przygotowane. Łącznie z herbatą i czymś do jedzenia.
Przygotuj listę rzeczy do zrobienia
Jeszcze to, i to. I jeszcze jedno. Kiedy nie zapisujemy rzeczy, które mamy zrobić krążą po naszych myślach i pamięci w formie uporczywych myśli. W tej sytuacji pomocny może być Brain dump – pewnego rodzaju oczyszczenie natłoku myśli poprzez przelanie ich na papier. Jest to metoda polecana m.in. przez Davida Allena, autora książki “Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Wystarczy wziąć kartkę i długopis i zapisać wszystko, co mamy do zrobienia. Od wizyty u dentysty, przez dokończenie projektu do pracy, po zapłacenie rachunku. Im więcej zapiszemy, tym lepiej. Celem tej metody jest uspokojenie natłoku myśli przez zapisanie ich na papierze. W ten sposób nie musimy pamiętać o tym, co mamy zrobić. Porównując nasz mózg do komputera: oczyszczamy twardy dysk, dzięki czemu całe urządzenie może działać szybciej.
Ustal priorytety
Listy rzeczy do zrobienia często nie mają końca. Są spisem działań z różnych aspektów życia o różnym poziomie pilności i ważności. Dlatego warto ustalać priorytety. Można to zrobić w dość prosty sposób. Z listy zadań wybrać trzy najważniejsze działania. I zrobić z nich oddzielną listę – zadań na dany dzień. Najlepiej przygotować taką krótką listę wieczorem z założeniem wykonania tych zadań następnego dnia. W tej metodzie ważne jest stworzenie listy zadań, którą można skończyć. To daje poczucie sukcesu i zmniejsza poziom przytłoczenia zadaniami. Planowanie bywa zwykle zbyt ambitne – nie bierzemy często pod uwagę możliwych trudności w wykonaniu zadań, pilnych rzeczy, które pojawią się do wykonania w ciągu dnia i zbyt optymistycznie podchodzimy do czasu, w którym jesteśmy w stanie dane zadanie wykonać. Trzypunktowa lista zadań jest odpowiedzią na te wyzwania. A jak zostanie czas na więcej działań? Wtedy możecie pozwolić sobie na odpoczynek.
Zadbaj o siebie
Przemęczenie, przebodźcowanie, wyczerpanie. To wszystko czynniki, które sprzyjają prokrastynacji. A nawet, przy długotrwałym obciążeniu, mogą prowadzić do wypalenia zawodowego. Na odpoczynek, jak na sen czy jedzenie, nie trzeba zapracować, zasłużyć. Jest on nam potrzebny do normalnego, zdrowego funkcjonowania. Bez odpowiedniego odpoczynku nie ma możliwości pracować kreatywnie, produktywnie, wydajcie. Przemęczony człowiek staje się mniej odporny na trudne emocje. A to właśnie one są kluczowym aspektem prokrastynacji? Pomyśl o sobie, jako o swoim najważniejszym narzędziu pracy. Jak dbasz o siebie?
Pomysły na zadbanie o siebie:
- nie rezygnuj ze snu na rzecz zadań do wykonania
- dopilnuj, aby mieć w diecie wystarczającą ilość warzyw i owoców
- zaplanuj aktywność fizyczną
- spotkaj się z osobami, których towarzystwo dodaje energii
Popracuj tylko pięć minut
Najtrudniej jest zacząć. A może warto się umówić z samym sobą, że tylko zacznę i od razu skończę? Ustaw stoper na pięć minut. Jeśli po tych pięciu minutach nie będziesz chciał dalej kontynuować zadania zatrzymaj się i zajmij czymś innym. Jednak bardzo prawdopodobne, że te pierwsze pięć minut będzie jak start samolotu: wymaga na początku dużo energii, a sam lot wydaje się już prostszy.
Lista zadań wykonanych
Niektórzy badacze zajmujący się prokrastynacją, jako źródło tego mechanizmu wskazują niechęć prokrastynatorów do opóźnionej gratyfikacji. W skrócie: nagrodą na ten moment jest to, że nie muszę wykonywać nieprzyjemnego zadania. Mniejszą wartość ma dla nich z kolei fakt, że po wykonaniu tego zadania będą czuli ulgę i również będą mogli cieszyć się czasem wolnym. I to pozbawionym lęku i poczucia winy związanymi z odwlekanym zadaniem. Ten mechanizm można próbować oszukać. Obok listy rzeczy do zrobienia warto mieć obok listę zadań wykonanych. I zapisywać na niej wszystkie te zadania, które udało nam się zakończyć. Ta mała przyjemność, wydzielanie dopaminy do mózgu, będzie nagrodą, która będzie tu i teraz. A nie w dalszej przyszłości.
