Olx praca / W pracy / Dlaczego plan powinien być niedokończony? Reguła 60:40, która ratuje dzień

Dlaczego plan powinien być niedokończony? Reguła 60:40, która ratuje dzień

04.03.26
clock 5 min.
Bożena Kowalkowska Bożena Kowalkowska
Dlaczego plan powinien być niedokończony? Reguła 60:40, która ratuje dzień
Plan wygląda dobrze tylko rano. Wtedy jeszcze wszystko się zgadza, ale w południe ktoś przesuwa spotkanie, dzwoni nowy klient, albo pojawia się „szybka sprawa”, która zajmuje kolejną godzinę. I nagle masz poczucie, że dzień się rozpadł, chociaż wszystko było zaplanowane co do minuty. I w tym tkwi cały szkopuł – planujesz za gęsto i za ciasno. Poznaj regułę 60:40.
W tym artykule:
  1. Na czym polega reguła 60:40?
  2. Dlaczego planowanie „na styk” nie działa?
  3. Zapas buduje stabilność i sprawczość
  4. Krótko i na temat: jak planować bez rozczarowania?

Na czym polega reguła 60:40?

Reguła 60:40 zakłada, że planujesz maksymalnie 60% swojego dnia pracy, a pozostałe 40% zostawiasz jako bufor. Nie jako „luz”, lecz jako przestrzeń na to, co i tak się wydarzy: nieprzewidziane telefony, poprawki, opóźnienia, pytania od zespołu czy własne spadki energii. Jeśli pracujesz 8 godzin, realnie zaplanuj około 4,5–5 godzin konkretnych zadań. Uznaj fakt, że dzień rzadko przebiega dokładnie według scenariusza.

Dlaczego planowanie „na styk” nie działa?

Bo praca nie jest liniowa. Zadania trwają dłużej, niż zakładamy, wymagają doprecyzowania albo nagle okazują się bardziej złożone. Gdy wypełniasz kalendarz w 100%, każde przesunięcie uruchamia efekt domina i powoduje narastające napięcie. Kończysz dzień z poczuciem, że „znowu się nie udało”, mimo że pracowałaś intensywnie. Problemem nie jest brak efektywności, lecz brak zapasu. Plan bez bufora nie ma szans wytrzymać zderzenia z rzeczywistością.

Zapas buduje stabilność i sprawczość

Gdy wiesz, że masz w ciągu dnia przestrzeń, reagujesz spokojniej i nie wpadasz w tryb nadrabiania. Nie przyspieszasz nerwowo ani nie dokładasz pracy wieczorem, tylko dlatego, że plan się rozjechał. A jeśli nic nieprzewidzianego się nie wydarzy, możesz wcześniej skończyć, domknąć drobne sprawy albo zaplanować kolejny dzień. Reguła 60:40 sprawia, że masz realną szansę zrealizować to, co zaplanowałaś, a to zmienia doświadczenie dnia: mniej frustracji, więcej domknięcia i większe poczucie kontroli.

Krótko i na temat: jak planować bez rozczarowania?

· Planuj maksymalnie 60% swojego czasu pracy.
· Zostaw 40% na nieprzewidziane sprawy.
· Wybieraj 2–3 priorytety dziennie.
· Dodawaj zapas do szacowanego czasu.
· Traktuj pustą przestrzeń jako element planu, nie błąd.

Bożena Kowalkowska

Bożena Kowalkowska

Pasjonatka planowania i organizacji życia. Jak sama mówi: odzyskuję czas na rzecz przyjemności, odpoczynku i najbardziej komfortowej codzienności w pracy i w domu. Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Swoje doświadczenie związane z planowaniem zdobywała, będąc sekretarzem redakcji wielu niszowych magazynów („A4”, „Kikimora”, „Vice”), w tym ostatniego wydania „Twojego Weekendu”, który zdobył m.in. Grand Prix w Cannes w kategorii projektów zmieniających świat. Była również współwydawcą rocznika o polskich formach drukowanych „Print Control” oraz koordynatorką wielu publikacji i inicjatyw. Od 6 lat jest producentką wykonawczą wydarzenia Warsaw Gallery Weekend. Współpracowała z dużymi i małymi markami oraz fundacjami. Jako dziennikarka pisała m.in dla Vogue.pl, Gazety Wyborczej, Wysokich Obcasów, Zwykłego Życia. Jest autorką poradnika „Odzyskać czas” (2020 r.) i książki zawierającej serię felietonów „Poza czasem. O potyczkach z codziennością” (2021 r.) Jej najnowszy poradnik „W swoim czasie. 27 historii o odzyskiwaniu życia” (2022 r.), wyd. Wielka Litera, to efekt ostatnich kilku lat, podczas których pomagała wielu osobom i zespołom ułożyć się z czasem. Prowadzi wykłady, warsztaty oraz konsultacje indywidualne dotyczące planowania i organizacji pracy i życia codziennego.

Sprawdź nasze inne artykuły

Zobacz więcej
Jedno „ping” i po skupieniu. Dlaczego powiadomienia są największym złodziejem czasu?
W pracy
Jedno „ping” i po skupieniu. Dlaczego powiadomienia są największym złodziejem czasu?

Siedzisz nad zadaniem. Myśl zaczyna się układać. Wchodzisz w rytm. I wtedy: „ping”. Albo wibracja. Albo czerwone kółko w rogu ...

date 12.03.2026 clock 5 min.
Dlaczego puste sale, biblioteki i pociągi działają lepiej niż biurko?
W pracy
Dlaczego puste sale, biblioteki i pociągi działają lepiej niż biurko?

Siedzisz przy swoim biurku., przy którym często pracujesz jesz, ale też jesz, odbierasz telefony, scrollujesz, odpisujesz, poprawiasz, zaczynasz i nie ...

date 11.03.2026 clock 6 min.
Sprawdź, zanim wyślesz. Dlaczego lista kontrolna ratuje Cię w pośpiechu?
W pracy
Sprawdź, zanim wyślesz. Dlaczego lista kontrolna ratuje Cię w pośpiechu?

Najwięcej błędów nie robimy wtedy, gdy czegoś nie wiemy, tylko wtedy, gdy się spieszymy. Załącznik bez pliku, mail wysłany do ...

date 09.03.2026 clock 5 min.
Gotowe formułki, które oszczędzają czas i energię
W pracy
Gotowe formułki, które oszczędzają czas i energię

Ile razy dziennie piszesz to samo, tylko trochę innymi słowami? „Dziękuję za wiadomość”, „Wracam z odpowiedzią”, „Czy możemy przełożyć spotkanie?”, ...

date 06.03.2026 clock 5 min.

Oferty pracy

Zobacz więcej
Ogłoszenie wyróżnione
Instruktor/Instruktorka Jazdy 40 zł/h na rękę Kalisz
Kalisz 09.04.2026
PAARO - Niepubliczna Placówka Oświatowa Ogłoszenie wyróżnione
Instruktor - zajęcia taneczne dla dzieci - Ostrów Mazowiecka i okolice

3000 - 7000 PLN

Ostrów Mazowiecka 13.04.2026
PAARO - Niepubliczna Placówka Oświatowa Ogłoszenie wyróżnione
Instruktor - zajęcia taneczne dla dzieci - Zamość i okolice

3000 - 7000 PLN

Zamość 13.04.2026
PAARO - Niepubliczna Placówka Oświatowa Ogłoszenie wyróżnione
Instruktor - zajęcia taneczne dla dzieci - Suwałki / Sejny / Olecko / Gołdap
Suwałki 13.04.2026